Sagsbehandlingsfrister for ansøgninger om merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste

Socialforvaltningen indstiller,

1. At Socialudvalget godkender, at forslag om en revideret sagsbehandlingsfrist for ansøgninger om merudgifter eller tabt arbejdsfortjeneste til forældre med børn med handicap på 8 uger og en revideret sagsbehandlingsfrist for ansøgninger om merudgifter til voksne med handicap på 10 uger sendes i høring i Handicaprådet, Centerrådet (Handicapcenter København), Brugerrådet (Hjemmeplejen), Dialogforum på psykiatriområdet og Ældrerådene.
2. At Socialudvalget godkender en midlertidig forlængelse af sagsbehandlingsfristen for ansøgninger om merudgifter eller tabt arbejdsfortjeneste til forældre med børn med handicap til 12 uger for ansøgninger modtaget til og med første kvartal 2012 og til 10 uger for ansøgninger modtaget i andet kvartal 2012.

Kravene til sagsbehandlingskvaliteten gør det i dag i de fleste sager umuligt for Socialforvaltningen at overholde de gældende sagsbehandlingsfrister for ansøgninger om merudgifter til voksne med handicap (8 uger) samt merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste til forældre med børn med handicap (4 uger) (SEL §§ 100, 41 og 42). Det er især kravene om indhentning af oplysninger fra tredjepart, fx læger, hospitaler og dagtilbud/skoler, samt dialogen med borgerne om deres ansøgninger, der gør det vanskeligt at overholde sagsbehandlingsfristerne.

Nedenfor beskrives sagsbehandlingsprocessen for de tre sagstyper med forslag til nye sagsbehandlingsfrister.

Merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste til forældre med børn med handicap

Sagsforløbet for ansøgninger om merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste er grundlæggende ens og følger som udgangspunkt følgende forløb:

1. Ansøgning modtages og registreres. Der skrives til forældrene og/eller tredje part efter nødvendige oplysninger (fx lægelig vurdering eller udtalelse fra dagtilbud/skole). Samtidig indkaldes forældrene til en personlig samtale, eller der aftales en telefonisk samtale.
2. De ønskede oplysninger modtages, og samtalen afholdes.
3. I 80 pct. af sagerne sendes den samlede oplysning af sagen (de indhentede oplysninger) i partshøring hos forældrene.
4. I ca. 65 pct. af sagerne vil der på baggrund af de indhentede oplysninger, samtalen eller partshøringen være behov for at indhente nye oplysninger, fx fordi borgerne ansøger om yderligere ydelser, eller de indhentede oplysninger ikke er tilstrækkelige.
5. Forvaltningen træffer afgørelse.

Ved enkelte ansøgninger (ca. 5 pct.), hvor borgeren i forvejen har en sag i forvaltningen, og alle oplysninger er til stede, kan processen forkortes, så der næsten umiddelbart, fx efter en telefonisk samtale, kan træffes en afgørelse.

Typiske sagsforløb er illustreret nedenfor:

FIGUR 1: Typiske sagsforløb for ansøgninger om merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste til forældre med børn med handicap

Det skal understreges, at en betydelig del af sagerne falder uden for de skitserede sagsforløb – dels akutte sager, dels sager der varer længere end 8 uger.

Socialforvaltningen vurderer altid ved modtagelse af en ansøgning, om der er særlige forhold, som skal medføre en akut sagsbehandling. Det vil typisk være ved meget alvorligt syge børn eller akut opstået behov for fuld tabt arbejdsfortjeneste (fuldt forsørgelsesgrundlag). Disse ansøgninger behandles uden om den almindelige sagsbehandlingspraksis, og der følges dagligt op på fremdriften i disse sager. Ansøgningerne kan ofte afgøres inden for få dage (evt. med efterfølgende indhentning af dokumentation mv.)

Længere sagsbehandlingstid opstår typisk, hvor afklaringen af ansøgningens indhold og evt. oplysninger forudsætter en længere dialog med forældrene og evt. tredje parter; hvor borgeren udebliver fra en samtale; hvor borgeren fremkommer med nye oplysninger i forbindelse med partshøringen; eller hvor tredje part trods rykkere ikke fremsender nødvendige oplysninger.

Socialforvaltningen vurderer på baggrund af ovenstående, at det fremadrettet formentlig vil være muligt at behandle ca. 80 pct. af ansøgningerne inden for 8 uger. Retssikkerhedsloven stiller krav om, at sagsbehandlingsfristen fastsættes ud fra den tid, det tager at behandle 80-90 pct. af ansøgningerne på et sagsområde.

For at opnå en overholdelse på 80 pct. vil Socialforvaltningen fremadrettet i højere grad være opmærksom på, at retssikkerhedsloven giver mulighed for at afgøre en sag på det foreliggende grundlag, hvis borgeren ikke medvirker eller giver samtykke til forvaltningens indhentelse af relevante oplysninger for den hjælp, der skal træffes afgørelse om. Forvaltningen skal forud for en afgørelse på det foreliggende grundlag altid have gjort borgeren opmærksom på, hvilke konsekvenser en manglende medvirken eller samtykke vil have, nemlig at sagen må afgøres ud fra de oplysninger, der nu ligger i sagen, og som kan være til ugunst for borgeren.

Sagsbehandlingen på området er midlertidigt under pres på grund af tre forhold: For det første presser implementeringen af det nye sagsbehandlingskoncept, som er trådt i kraft 1. oktober 2011, og genopretningen af ældre afgørelser sagsbehandlingen af nye ansøgninger. For det andet tilføres de med Budget 2012 bevilgede ressourcer, som mangler på området, først fra 1. januar 2012. For det tredje er området ikke tilført de nødvendige ressourcer til genopretningen i 2012 (et ikke opfyldt budgetønske i budgetforhandlingerne), jf. dog afsnit om ressourcer nedenfor.

Socialforvaltningen foreslår på den baggrund, at sagsbehandlingsfristen for ansøgninger om merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste til forældre med børn med handicap midlertidigt fastsættes til 12 uger frem til og med første kvartal 2012, og til 10 uger i andet kvartal 2012. Og at sagsbehandlingsfristen fastsættes til 8 uger fra 1. juli 2012 og frem.

Til sammenligning kan det oplyses, at de øvrige seksbyer har fastsat fristen for sagsbehandlingen til enten 4, 6 eller 8 uger for de to sagstyper. Aarhus opgør ikke overholdelsen af deres sagsbehandlingsfrist på 4 uger. Odense overholder deres frist på 6 uger, og Randers overholder deres frist på 8 uger, mens Aalborg ved seneste opgørelse i 2007/08 havde vanskeligt ved at overholde deres frist på 8 uger. Esbjerg har ikke givet oplysninger om overholdelsen af deres frist på 6 uger.

Merudgifter til voksne med handicap

Sagsbehandlingen af merudgifter til voksne med handicap ligner sagsbehandlingen for ydelser til forældre med børn med handicap, jf. ovenfor. Der er dog flere lovkrav til sagsbehandlingsprocessen, fx skal der altid gennemføres en samtale med borgeren og partshøring.

Sagsbehandlingen på området tilrettelægges forskelligt afhængig af målgruppen. For nogle målgrupper afholdes samtalen således, før der indhentes oplysninger fra tredje part (ca. ⅓ af ansøgningerne). Af hensyn til overblikket er de typiske sagsforløb, der er skitseret nedenfor, vist, hvor oplysningerne indhentes først:

FIGUR 2: Typiske sagsforløb for ansøgninger om merudgifter til voksne med handicap



Også her skal det understreges, at en række forhold i en betydelig del af sagerne kan forlænge sagsbehandlingstiden ud over 10 uger. Det kan fx være, hvor borgeren har svært ved at konkretisere og sandsynliggøre sine merudgifter; hvor ansøgningen modtages fra tredjepart (fx hospital), og der derfor skal indhentes fuldmagt; hvor tredjeparter skal rykkes flere gange; eller hvor borgeren kommer med nye oplysninger i forbindelse med partshøringen.

Socialforvaltningen foreslår på den baggrund, at sagsbehandlingsfristen for ansøgninger om merudgifter til voksne med handicap fastsættes til 10 uger.

For at overholde den foreslåede sagsbehandlingsfrist i ca. 80 pct. af sagerne vil Socialforvaltningen ligeledes på dette område fremadrettet have fokus på at afgøre ansøgninger på det foreliggende grundlag, hvor det er muligt.

Til sammenligning kan det oplyses, at de øvrige seksbyer har fastsat sagsbehandlingsfristen til enten 4, 8, 12 eller 16 uger. Odense, der har en frist på 4 uger, opgør ikke overholdelsen af sagsbehandlingsfristen. Aarhus har netop forlænget sagsbehandlingsfristen fra 4 til 12 uger, men overholder kun den nye forlængede frist i 22 pct. af sagerne. Randers overholder deres frist på 8 uger, mens Aalborg ikke kunnet overholde denne frist (og derfor har forlænget fristen til 12 uger). Esbjerg har ikke givet oplysninger om overholdelsen af deres frist på 16 uger.

Tilførsel af yderligere ressourcer med henblik på lavere sagsbehandlingstid

Forslagene til nye sagsbehandlingsfrister er baseret på det optimale sagsforløb med de processer, der skal gennemføres for at opnå en tilstrækkelig kvalitet i sagsbehandlingen. Det er således en forudsætning for overholdelse af de foreslåede sagsbehandlingsfrister i 80 pct. af sagerne, at der sker en meget stram tilrettelæggelse af opgaveløsningen i myndighedscentrene.

Det er derfor Socialforvaltningens vurdering, at tilførsel af yderligere ressourcer kun i meget begrænset omfang vil kunne begrunde kortere sagsbehandlingsfrister. Tilførsel af yderligere ressourcer vil dog kunne sikre bedre sagsbehandlingstider i spidsbelastningsperioder, men vil samtidig medføre overkapacitet i andre perioder.

Det skal dog bemærkes, at overholdelse af sagsbehandlingsfristerne for merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste til forældre med børn med handicap forudsætter, at området i forbindelse med genopretningen i 2012 tilføres de midlertidige ressourcer, der ikke blev bevilget i budgetforhandlingerne. Socialforvaltningen vil fremlægge forslag til finansiering heraf i forbindelse med udmøntningen af demografimidlerne på handicapområdet.

Opfølgning på sagsbehandlingstiden

Socialforvaltningen er – som en del af Handleplanen for bedre sagsbehandling – ved at udvikle ledelsesinformationen på området. Ledelsesinformationen skal understøtte lokale ledere, myndighedschefer og direktionen i løbende at følge op på udviklingen i sagsbehandlingstiderne. Samtidig vil Socialforvaltningen fra primo 2012 løbende som en del af opfølgningen på handleplanen for bedre sagsbehandling orientere Socialudvalget om udviklingen i sagsbehandlingstiderne. Ledelsesinformationssystemet udvikles og kvalitetssikres løbende. I første omgang fokuseres på valide data om enkeltydelser efter aktivloven, derefter på merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste. Socialudvalget vil senest i maj 2012 få en opfølgning på sagsbehandlingstiden på de pågældende sagsområder.

Indstillingen har ikke umiddelbart økonomiske konsekvenser.

Såfremt Socialudvalget godkender indstillingen, træder de midlertidige sagsbehandlingsfrister i kraft, og de foreslåede permanente sagsbehandlingsfrister sendes – sammen med de øvrige forslag til reviderede sagsbehandlingsfrister, som blev besluttet af udvalget den 21. september 2011 – i høring i Handicaprådet, Centerrådet (Handicapcenter København), Brugerrådet (Hjemmeplejen), Dialogforum på psykiatriområdet og Ældrerådene.

Chefkonsulent Morten Boje deltog under punktets behandling

Indstillingen blev godkendt