FAST TRACK - HÅNDTERING AF RAPPORTERING FRA INTERN REVISION OG DATABESKYTTELSESRÅDGIVEREN
Økonomiforvaltningen (ØKF) har besluttet, at der skal forelægges en opdatering af Fast Track processen for revisionsrapporter til politisk godkendelse i Økonomiudvalget i august 2022.
Den opdaterede proces indebærer, at handleplanerne til revisionsrapporter med røde bemærkninger skal forelægges udvalgene til godkendelse, mens handleplanerne til de gule bemærkninger skal forelægges til orientering.
IR har drøftet processen med ØKF og har gjort opmærksom på, at processen omhandler revisionsrapporter og ikke rapportering vedrørende særlige undersøgelser, notater vedrørende WB sager og tilsynsrapporter fra Databeskyttelsesrådgiveren.
Indstilling
Intern Revision indstiller, at Revisionsudvalget godkender,
- at det anbefales Økonomiudvalget, at Fast Track processen udover revisionsrapporter også omfatter rapporter vedrørende særlige undersøgelser, notater vedrørende WB sager og tilsynsrapporter fra Databeskyttelsesrådgiveren.
- at det anbefales Økonomiudvalget, at de ovenfor nævnte typer af rapportering som minimum forelægges udvalgene på en af følgende måder:
- ved optagelse på dagsordenen som B-sag
- ved forelæggelse på aflæggerbordet
- at Revisionsudvalget pr. sag anbefaler, såfremt rapporteringen bør fremlægges for fagudvalget
- den nuværende proces fortsættes, hvor de respektive direktioner beslutter hvordan rapporter fremlægges for fagudvalget
Problemstilling
I de senere år har der i forvaltningerne været forskellig praksis for behandlingen af rapportering vedrørende særlige undersøgelser, notater vedrørende WB sager og tilsynsrapporter fra Databeskyttelsesrådgiveren.
Hensigten er, at rapportering fra IR og Databeskyttelsesrådgiveren (herefter benævnt IR) løbende skal tilgå udvalgene i takt med, at undersøgelser er gennemført. Formålet er, at Økonomiudvalget og de stående udvalg har muligheden for, at få indsigt og relevant viden om kommunens anliggender og eventuelt reagere herpå, gennem de undersøgelser og den rapportering der udføres af IR. I de senere år har der i forvaltningerne været forskellig praksis for, om og hvordan de enkelte udvalg er blevet orienteret af de respektive direktioner.
Løsning
Med henblik på at sikre en gennemsigtig og ensartet orientering i forhold til den rapportering, der udarbejdes såvel af Intern Revision som af Databeskyttelsesrådgiveren, suppleres det fremsendte forslag fra ØKF vedrørende Fast Track for revisionsrapporter så den også omfatter rapporter vedrørende særlige undersøgelser, notater vedrørende WB sager og tilsynsrapporter fra Databeskyttelsesrådgiveren, samt en anbefaling til, hvordan rapportering fremlægges.
Økonomi
Der er ingen økonomi forbundet med indstillingen.
Videre proces
Revisionsudvalgets anbefalinger oversendes til Økonomiforvaltningen med henblik på videre foranstaltning overfor Økonomiudvalget.
/ Jesper Andersen
Beslutning
Indstillingen 1. at-punkt blev godkendt.
Indstillingens 2. at-punkt med protokolbemærkning herunder
Protokolbemærkninger:
Revisionsudvalget anbefaler Økonomiudvalget, at de under 1. at-punkt nævnte typer af rapportering som minimum forelægges udvalgene ved optagelse på dagsordenen som B-sager.