INDSTILLING VEDRØRENDE ÆNDRING TIL REVISIONSPLAN 2020

I overensstemmelse med Intern Revisions funktionsbeskrivelse skal Intern Revision udarbejde en årlig revisionsplan. Revisionsplanen for 2020 blev godkendt den 19. december 2019.

Eventuelle ændringer til revisionsplanen skal godkendes af Revisionsudvalget.

Indstilling

Intern Revision indstiller til Revisionsudvalget

- at Revisionsudvalget godkender den foreslåede ændring til revisionsplanen 2020.  

- at Intern Revision kun deltager i den del af undersøgelsen der ligger inden for Intern Revisions kompetenceområde og rammerne af Funktionsbeskrivelsen for Intern Revision.

- at omfanget af den planlagte særlige undersøgelse ”ØKF – Anvendelse af Kvantum – proceseffektivitet” justeres i forhold til den indsats der lægges i den nye opgave.

Problemstilling

På Børne- og Ungdomsudvalgets møde onsdag den 19. februar blev det besluttet, at der skal gennemføres en intern undersøgelse af fire institutioner i klynge VVK under Børne- og Ungdomsforvaltningen.

På baggrund af udvalgets beslutning anmoder Børne- og Ungdomsforvaltningen Intern Revision og Borgerrådgiveren om at foretage den ønskede undersøgelse, herunder selv tilrettelægge undersøgelsens omfang og bredde under hensyntagen til beslutningens motivering og intentioner.

Forvaltningen ønsker, at Intern Revision eller Borgerrådgiveren skal undersøge følgende vedr. klyngen VVKC.

1. Lederansættelser siden 1. jan 2016: Har alle stillinger været slået op? Hvordan har forældreråd og forældrebestyrelser været inddraget i forbindelse med ansættelsessamtaler?

2. Hvordan og hvor hurtigt er der blevet fulgt op på evt. anmærkninger til institutioner ved klyngen fra det pædagogiske tilsyn? Hvordan har man sikret, at forældrene er blevet informeret om og inddraget i arbejdet med anmærkninger og tilsynsrapporter?

3. Har alle børn med funktionsnedsættelser - herunder børn på basisplads - modtaget nødvendig støtte jf. gældende love og vejledninger? Hvordan har man sikret, at forældre har fået vejledning om børnenes muligheder for støtte? Hvordan er alle medarbejdere - inkl. midlertidigt ansatte – gjort bekendt med indholdet af handleplanerne?

4. Hvor mange klager har der været fra forældre ved institutioner i klyngen og omkring hvilke forhold siden 1. januar 2016? Er medlemmerne af BUU udvalget gjort bekendt med klager fra større grupper af forældre over forhold i institutionerne eller klager over institutionen?

5. Hvad er baggrunden for, at så mange medarbejdere har forladt institutionerne Arken, Isbjørnen, Nabohuset, og Børnekompasset og hvor mange afskedigelser har der været? Har der været medarbejderhenvendelser til forvaltningen omkring samarbejdsvanskeligheder eller dårligt arbejdsmiljø, og hvis ja, hvordan er de blevet håndteret og hvordan er politikerne i BUU blevet orienteret omkring disse?

Løsning

Revisionsudvalget godkender anmodningen fra Børne- og Ungdomsforvaltningen således, at Intern Revision gennemfører den del af undersøgelsen der ligger inden for Intern Revisions kompetenceområde / rammerne af Funktionsbeskrivelsen for Intern Revision. Intern Revision har vurderet at det ligger inden for Intern Revisions kompetenceområde at foretage undersøgelsen i forhold til punkt 1 og en del af punkt 5.  

1. Lederansættelser siden 1. jan 2016: Har alle stillinger været slået op? Hvordan har forældreråd og forældrebestyrelser været inddraget i forbindelse med ansættelsessamtaler?

5. Hvad er baggrunden for, at så mange medarbejdere har forladt institutionerne Arken, Isbjørnen, Nabohuset, og Børnekompasset og hvor mange afskedigelser har der været?

Økonomi

Der er ingen økonomi forbundet med indstillingen.

Videre proces

Intern Revision udarbejder et kommissorium som afstemmes med Borgerrådgiveren i forhold til at sikre en koordineret indsats i forhold til anmodningen. Børne- og Ungdomsforvaltningen orienteres herefter om omfang og bredde af Intern Revisions undersøgelse, ved fremsendelse af det endelige kommissorie.   

Jesper Andersen

Bilag

Børne- og Ungdomsforvaltningens anmodning.

Udskrift af beslutningsprotokol.