Nyansættelser

Nørrebro Lokaludvalg

 

DAGSORDEN

fra ordinært møde torsdag den 21. august 2008

 

 

Åbne punkter

 

8.      Nyansættelser

NBL  31/2008

INDSTILLING OG BESLUTNING

Formanden indstiller til Nørrebro Lokaludvalg, at der ansættes en medarbejder 37 timer pr. uge, med halv finansiering fra sekretariatsmidler og halv finansiering fra puljemidler, til at forestå hhv. sekretær arbejde og behandling, samt udvikling af puljeansøgninger. at der ansættes en studentermedhjælp ca. 15 timer pr. uge til at hjælpe med lokaludvalgets arbejdsgrupper, finansieret af puljemidler. at der i 2008 afsættes 107.000 kr. af puljemidler, og 55.000 kr. af sekretariatsmidlerne til ansættelser, og at der i 2009 afsættes 425.000 kr. af puljemidler og 220.000 kr. af sekretariatsmidler til ansættelser.   Nørrebro Lokaludvalgs beslutning i mødet den 21. august 2008 Lokaludvalget besluttede at sekretariatet ansætter en medarbejder 37 timer pr. uge, med halv finansiering fra sekretariatsmidler og halv finansiering fra puljemidler, til at forestå hhv. sekretær arbejde og behandling, samt udvikling af puljeansøgninger. L okaludvalget besluttede at afvente eventuel ansættelse af en studentermedhjælp. Lokaludvalget besluttede at midler der afsættes til ansættelser, reguleres i forhold til beslutningerne under pkt. 1. og 2.

 

PROBLEMSTILLING

Et sekretariat med kun en medarbejder vil have begrænsede ressourcer i forhold til at udvikle Nørrebro Lokaludvalg. For at få Nørrebro Lokaludvalg i gang og for at sikre kontinuitet på sekretariatet forslås, at der ansættes en fuldtidsmedarbejder frem for flere halvtidsmedarbejdere.

 

Der er nu ansat en udvalgssekretær for Nørrebro Lokaludvalg. Udvalgssekretærens opgave er overordnet at sekretariatsbetjene lokaludvalget. En af lokaludvalgssekretærens kerneopgaver er i denne sammenhæng at udarbejde dagsordenen til det månedlige møde i udvalget (herunder udarbejde indstillinger), afholde det månedlige møde og skrive beslutningsreferat og endelig efter mødet at følge op på de beslutninger udvalget træffer.

 

Erfaringen fra andre lokaludvalg viser, at ca. 75 % af lokaludvalgssekretærens arbejdstid anvendes til at varetage kerneopgaven med lokaludvalgets "beslutningsmølle".

 

Tilbage er der 25 % af lokaludvalgssekretærens arbejdstid til at igangsætte andre aktiviteter, som lokaludvalget ønsker at igangsætte.

 

Med sigte på at få etableret et sekretariat for Nørrebro Lokaludvalg, som råder over flere ressourcer til at igangsætte nye initiativer og understøtte underarbejdsgrupperne i deres arbejde, foreslås det, at lokaludvalget afsætter ressourcer til at ansætte to medarbejdere.  

 

Indenfor den økonomiske ramme som er givet til sekretariatsmidler til Nørrebro LU er det muligt at finansiere en halvtidssekretær, men der er desuden behov for ansættelse af en medarbejder, der kan forestå behandling af puljeansøgninger og medvirke til udvikling af puljen. Ved at slå sekretærfunktionen sammen med puljearbejdet vil der sikres mere kontinuitet i sekretariatet, både i forhold til sekretariatsarbejdet og puljeansøgninger, men også i forhold til åbningstider, ferieafholdelse eller ved sygdom. 

 

Sagsbehandling af ansøgninger er meget tidskrævende og der er allerede mange ansøgere, samtidig med der endnu ikke er valgt kriterier for tildeling af midler. Københavns Kommunes Kulturforvaltning har foretaget en undersøgelse af sagsbehandlingstiden per ansøgninger til deres puljer som viser, at det i gennemsnit tager 5 timer pr. ansøgning, forudsat at systemet fungerer optimalt.

 

Sekretariatet kan ikke afse ressourcer til betjening af lokaludvalgets arbejdsgrupper. For at få arbejdet i arbejdsgrupperne i gang indstilles derfor, at der ansættes en studentermedhjælp til at bistå arbejdsgrupperne med deres arbejde.

 

LØSNING

For at få udvalget i gang og sikre kontinuitet i sekretariatets arbejde indstiller formanden at der ansættes en HK eller Akademiker til at varetage hhv. sekretærfunktion og puljeadministration med halv aflønning fra sekretariatsmidler og puljemidler.

 

For at understøtte og få gang i arbejdsgrupper, indstiller formanden at der ansættes en studentermedhjælp på ca. 15 timer, som aflønnes af puljemidler.

 

Budget for nyansættelser

Finansiering	2008	2009
2 arbejdspladser	50.000 kr.	200.000 kr.
Løn til HK/Akademiker + ferie/pension	85.000 kr.	340.000 kr.
Løn student + ferie	27.000 kr.	105.000 kr.
I alt	162.000 kr.	645.000 kr.
I alt Puljemidler	107.000 kr.	425.000 kr.
I alt Sekretariatsmidler	55.000 kr.	220.000 kr.

 

Bemærkninger til budgettet

Etablering af arbejdsplads koster 100.000 kr. per. fuldtidsmedarbejder årligt, muligvis en smule mindre for deltidsansatte. Prisen indeholder it- arbejdsplads, hjemmearbejdsplads, løn- og personaleadministration m.v.

Løn til HK/akademiker er sat til 26.000 kr. pr. md. uden ferie/pensionsbidrag.

En studentermedhjælp, à 15 timer ugentligt, koster ca. 125 kr. i timen inklusiv ferietillæg, (8.750 kr. pr. md.) 

 

VIDERE PROCES

Såfremt Lokaludvalget kan tilslutte sig indstillingen, udarbejder sekretariatet job opslag, udvælger ansøgere, samt afholder ansættelsessamtaler i samarbejde med formandskabet, hvorefter sekretariatet ansætter de rette kandidater.

 

ØKONOMI

Borgerrepræsentationen giver hvert år en pulje penge til at drive lokaludvalgenes sekretariater, herunder udgifter til løn til udvalgssekretær, lokaleleje, kontorhold, forplejning m.v. I 2008 har BR bevilget 1.262.000 kr. i sekretariatsmidler til lokaludvalg (pr. bydel) på helårsbasis. I forhold til Nørrebro Lokaludvalg, som først er konstitueret medio 2008 er der afsat 631.000 kr. Det forventes, at sekretariatsmidlerne i 2009 udgør nogenlunde det samme beløb som i 2008.

 

Udover sekretariatsmidlerne giver BR hvert år lokaludvalgene en pulje til tværgående bydelsrelaterede, dialogskabende og netværksdannende aktiviteter for borgere og brugere i bydelen.

Puljen fordeles mellem lokaludvalgene efter befolkningstallet. Nørrebro lokaludvalg har i 2008 fået tildelt 2.486.000 kr. (svarende til 50 %). Hvis BR fastholder den samme størrelse pulje i 2009 som i 2008, vil Nørrebro Lokaludvalg ca. kunne forvente at få tildelt 4,9 mill. kr. i puljemidler til bydelsrettede aktiviteter m.v.

 

Vedtager Nørrebro Lokaludvalg at ansætte en fuldtidsmedarbejder (HK/AC) samt en studentermedhjælp i ca. 15 timer udgør den samlede udgift til løn m.v. i 2008 162.000 kr. I 2009 og fremover udgør den samlede udgift til løn m.v. 645.000 kr. (p/l:2008). Følger Nørrebro Lokaludvalg den fordelingsnøgle mellem finansiering af sekretariatsmidler henholdsvis puljemidler, som er beskrevet i indstillingen, skal der i 2008 afsættes 55.000 kr. af sekretariatsmidlerne og 107.000 kr. af puljemidlerne. I 2009 og fremover skal der af sekretariatsmidlerne afsættes 220.000 kr.(p/l: 2008) og 425.000 kr. af puljemidlerne (p/l: 2008).