Særberetning om kommunens økonomistyring

Miljø- og Forsyningsudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde mandag den 28. november 2005

19. Særberetning om kommunens økonomistyring

MFU 287/2005

INDSTILLING

Miljø- og Forsyningsforvaltningen foreslår,

at Miljø- og Forsyningsudvalget tager Revisionsdirektoratets særberetning om kommunens økonomistyring til efterretning og tilslutter sig forslaget om, at der iværksættes et tværgående arbejde med deltagelse af alle forvaltninger med henblik på at udvikle kommunens økonomistyring.

RESUME

Revisionsdirektoratet har gennemført en større undersøgelse af tilrettelæggelsen af Københavns Kommunes generelle økonomistyring, og udbeder sig Miljø- og Forsyningsudvalgets kommentarer hertil.

Formålet med undersøgelsen har været at beskrive, analysere og vurdere en række generelle forudsætninger for økonomistyringen på det tværgående niveau, som f.eks. kommunens styreform, rollefordelingen mellem Økonomiudvalget, fagudvalgene, forvaltningerne og institutionerne samt kommunens interne regler, retningslinier og støttemateriale.

Revisionsdirektoratet bedømmer kommunens generelle økonomistyring til at være på et tilfredsstillende niveau.

Særberetningen peger dog samtidig på, at der er behov for til stadighed at arbejde med udviklingen af økonomistyringen. Dette skyldes bl.a. de øgede krav til kommunen og forvaltningerne – bl.a. i form af mål og resultater, ny budgetmodel, omkostningsbaseret regnskab, udvikling af incitamentsværktøjer, IT-understøttelse mv.

Miljø- og Forsyningsforvaltningen finder revisionsberetningen velegnet som grundlag for den videre udvikling af kommunens økonomistyring og foreslår, at Miljø- og Forsyningsudvalget tilslutter sig Revisionsdirektoratets forslag om, at der iværksættes et tværgående arbejde med deltagelse af alle forvaltninger med henblik på at udvikle kommunens økonomistyring.

SAGSBESKRIVELSE

Revisionsdirektoratet har gennemført en større undersøgelse af tilrettelæggelsen af Københavns Kommunes generelle økonomistyring, og har ved fremsendelsen til Økonomiudvalget den 27. oktober 2005 udbedt sig Miljø- og Forsyningsudvalgets kommentarer.

Formålet med undersøgelsen har - jf. resuméet af særberetningen – været at beskrive, analysere og vurdere:

· En række generelle forudsætninger for økonomistyringen på det tværgående niveau mellem Økonomiudvalget/Økonomiforvaltningen og de stående udvalg/disses forvaltninger, såsom:

· Eksterne rammer.

· Kommunens styreform.

· Centralisering og decentralisering.

· Rollefordeling.

· Kommunens interne regler, retningslinier og støttemateriale.

· Styring og intern kontrol.

· Værdibaseret ledelse.

· Registreringssystemer.

· Tilrettelæggelsen af økonomistyringens cyklus i den enkelte enhedsforvaltning set fra direktionsniveauet: Målfastsættelsen, budgetlægningen, styringen i året løb, regnskabsaflæggelsen og vurderingen af målopfyldelse og evaluering.

· En række fremadrettede initiativer.

Undersøgelsen bygger bl.a. på et spørgeskema udsendt til de administrerende direktører for kommunens syv forvaltninger og på drøftelser med kommunens økonomichefer.

Revisionsdirektoratets undersøgelse er afgivet til Borgerrepræsentationen som en særberetning, jf. Revisionsvedtægtens § 13, stk. 3.

Revisionsdirektoratet bedømmer kommunens generelle økonomistyring til at være på et tilfredsstillende niveau.

Undersøgelsen påviser desuden en række områder, hvor der er behov for øget fokus på grund af mindre svagheder i kommunens økonomistyring.

Revisionsdirektoratet har på baggrund af undersøgelsens resultater skitseret en række af de synspunkter, som det kan overvejes at inddrage i arbejdet med kommunens fremtidige økonomistyring inden for områderne

· Budget- og Regnskabshåndbogen mv.

· Ansvars- og opgavefordelingen.

· IT.

Budget- og Regnskabshåndbogen mv.

· Opdatering og modernisering af kommunens Kasse- og Regnskabsregulativ med dets rammebilag samt Budget- og Regnskabshåndbogen.

· Modernisering af kommunens tilrettelæggelse af intern kontrol, herunder inddragelse af nyere udvikling i risikostyring – fx i form af COSO begrebsrammen "Enterprise Risk Management el. lign.

· Udvidelse af kommunens paradigme for aktivt ejerskab (model for styring og rapportering i forhold til selskaber) til også at omfatte kommunens interne styringsrelationer.

· Udarbejdelse af fælles – eventuelt vejledende – forretningsgange, jf. rammebilag.

· Generel fokus på en styrkelse af økonomistyringens faser – særligt målfastsættelsen, styringen i året løb samt vurderingen af målopfyldelse og evaluering.

· Tilpasning og videreudvikling af den ny budgetmodel og dens sammenhæng med forvaltningerne fordeling af budgetmidler til henholdsvis de daglige hovedaktiviteter dels strategiske udviklingsområder.

· Sammenhæng mellem budgetoplysninger og regnskabsoplysninger.

· Hensigtsmæssig tilrettelæggelse af budget-, aktivitets- og resultatopfølgning (kvartalsprognoserne).

· Anvendelse af en fælles kontoplan – eventuelt alene inden for hovedkonto 6: Administration.

· Fælles begrebsramme (ordbog) for økonomistyring i Københavns Kommune.

· Opdatering af kommunens pjece om økonomistyring med nye værktøjer og flere praktiske erfaringer.

· Overvejelse af, om målet for den fremtidige indplacering ifølge Økonomiforvaltningens benchmarkingværktøj bør være niveau 4. Balanceret resultatstyring (hvor det i dag er niveau 3. Aktivitetsstyring).

Ansvars- og opgavefordelingen

· Præcisering af opgaver, ansvar og roller for Økonomiudvalg/fagudvalg, borgmester som formand for udvalg, borgmester, som udøver af den øverste daglige ledelse og for forvaltninger som ansvarlige for de løbende daglige driftsopgaver.

· Undersøge initiativer, der kan styrke Økonomiudvalgets varetagelse af den koordinerende og prioriterende funktion.

· Præcisering af Økonomiforvaltningens og fagforvaltningernes opgaver, ansvar og roller.

· Tydeliggøre og kommunikere en klar ansvars- og opgavefordeling mellem Økonomiforvaltningen og fagforvaltningerne vedrørende implementeringen af eksterne regler.

· Præcisering – og eventuelt udvidelse – af rammerne for opgaver og kompetence tillagt kredsen af økonomichefer.

· Erfaringsudveksling internt i kommunen og med eksterne parter, herunder større udenlandske kommuner.

· Fælles systemunderstøttelse for registrering af andre data end gængse økonomital – fx data om kvantiteten og kvaliteten af aktiviteter og resultater – bl.a. til støtte for den ny budgetmodel.

· Sikring af, at IT-understøttelse af den ny budgetmodel er tilstrækkelig. Opbygning af den ny budgetmodel nedefra, således at den overordnede rapportering til Borgerrepræsentationen er en aggregering, der kan nedbrydes efter behov, hvilket fordrer en mere eller mindre formaliseret model til opsamling, klassificering og registrering af fx omkostninger.

· Vurdering af hensigtsmæssigheden og tilstrækkeligheden af KØR i forhold til andre nødvendige IT-systemer.

· Fortsat fokus på IT-understøttelse af ledelsesinformationssystemer og rapporteringsmuligheder.

· Fælles tværgående ledelsesinformationssystem for hele kommunen.

Revisionsdirektoratet opfordrer til, at der med Økonomiforvaltningen som projektansvarlig igangsættes et tværgående arbejde, således at de synspunkter, som forvaltningerne og Revisionsdirektoratet har givet udtryk for i nærværende særberetning, inddrages i en fortsat udvikling af kommunens økonomistyring. Direktoratet anbefaler, at arbejdet gennemføres i en projektorganisation med deltagelse af alle forvaltninger.

Miljø- og Forsyningsforvaltningen s bemærkninger

Forvaltningerne blev i september måned bedt om bemærkninger til et udkast til beretningen.

Miljø- og Forsyningsforvaltningen gav i sin besvarelse udtryk for, at forvaltningen generelt kan tilslutte sig Revisionsdirektoratets synspunkt om, at der gennem arbejdet er fremkommet mange gode forslag til forbedring af kommunens økonomistyring, som forvaltningerne bør arbejdes videre med.

Særligt har Miljø- og Forsyningsforvaltningen fremhævet, at Revisionsdirektoratets forslag om, at det overvejes at reducere det årlige antal regnskabsopfølgninger til tre, fortjener en nærmere vurdering. Miljø- og Forsyningsforvaltningen finder – i lighed med mange af kommunens øvrige forvaltninger – at de hidtidige faste kvartalsmæssige regnskabsopfølgninger i januar, april, juli og oktober har betydet, at flere af årets prognoser og dermed udvalgssager har været uden væsentlig informations- og styringsmæssig værdi eller ikke altid helt tilstrækkeligt underbyggede.

Januarprognosen afgives på et tidspunkt, hvor ingen regnskabstal foreligger, og særlig april- og juliprognosernes tidsmæssige sammenfald med forårets helligdage og sommerferien har betydet, at det ofte har været forbundet med vanskeligheder at indhente forklaringer på budgetafvigelser og at få institutionernes ledelsesmæssige vurdering af disse.

Miljø- og Forsyningsforvaltningen har endvidere gjort Revisionsdirektoratet opmærksom på, hvad man finder er en metodemæssig svaghed i undersøgelsen. Det spørgeskema, der er anvendt i undersøgelsen, og som er optrykt bagest i beretningen, efterspørger flere steder specifikt den administrerende direktørs vurdering. Miljø- og Forsyningsforvaltningens besvarelse af spørgeskemaet giver i overensstemmelse hermed i besvarelsen udtryk for direktørens opfattelse og vurdering og ikke for forvaltningens opfattelse mere bredt, hvilket imidlertid ikke afspejles i særberetningen, f.eks. under punkt 31. De korresponderende spørgsmål i spørgeskemaet, spm. 9-12, vedrører f.eks. det støttemateriale, som Økonomiforvaltningen stiller til rådighed for forvaltningens økonomistyring, og der spørges til om materialet er nemt at fremskaffe og om det opdateres tilstrækkeligt ofte. Dise spørgsmål synes imidlertid at være lidt for konkrete til, at særligt den administrerende direktørs vurdering er interessant, da direktøren sjældent selv vil anvende budget- og regnskabshåndbogen, men i stedet henholder sig til sin forvaltnings rådgivning.

Miljø- og Forsyningsforvaltningen har i øvrigt foreslået, at Revisionsdirektoratet mere præcist beskriver, hvordan Oslo Kommunes retningslinier for intern kontrol (s. 47) også i praksis adskiller sig fra Københavns Kommunes, idet forvaltningen ikke umiddelbart finder, at Oslo Kommunes retningslinier for økonomirapportering, forretningsgangsbeskrivelser, resultatopfølgninger og bevillingskontrol adskiller sig fra opfattelsen af og retningslinierne for god økonomistyring i København

Miljø- og Forsyningsforvaltningen finder imidlertid revisionsberetningen velegnet som grundlag for den videre udvikling af kommunens økonomistyring, og foreslår, at Miljø- og Forsyningsudvalget tilslutter sig Revisionsdirektoratets forslag om, at der iværksættes et tværgående arbejde med deltagelse af alle forvaltninger med henblik på at udvikle kommunens økonomistyring.

Konsekvenser for borgerne

Indstillingen har ingen konsekvenser for borgerne.

ØKONOMI

Indstillingen har ingen selvstændige økonomiske konsekvenser

MILJØVURDERING

Sagen er ikke miljøvurderet.

ANDRE KONSEKVENSER

HØRING

BILAG

Særberetning vedrørende kommunens forvaltninger om Københavns Kommunes generelle økonomistyring – oktober 2005 (udsendt til udvalgsmedlemmerne af Borgerrepræsentationens Sekretariat)

Peter Elsman Jens Balslev

Til top