Miljø- ogForsyningsudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde mandag den 28. april 2003

4.      Vedtægter,støttevilkår og budgetter for Agenda 21 centre

 MFU 83/2003

INDSTILLING

Miljø- og Forsyningsforvaltningen indstiller,

at Miljø- og Forsyningsudvalget godkender, at der på grundlagaf vedlagte forslag til vedtægter, støttevilkår samt budget 2003 ogbudgetoverslag for 2004-2005 bevilges støtte til Agenda 21 centre iSundbyøster, Indre Nørrebro og Bispebjerg,

at Miljø- ogForsyningsudvalget udpeger udvalgets tre repræsentanter til de tre bestyrelser.

RESUME

Miljø- og Forsyningsudvalget besluttede på mødet den 27.november 2002, at der skal etableres Agenda 21 centre i Sundbyøster, IndreNørrebro og Bispebjerg med satellitter i nabobydelene Indre Østerbro og YdreNørrebro. Herefter besluttede udvalget 3. februar 2003, hvordan den samledestøtte på 4,5 mio. kr. årligt skal fordeles i 2003-2005.

På den baggrund er der udarbejdet forslag til endeligevedtægter for Agenda 21 fondene og forslag til støttevilkår for de tre Agenda21 centre. Af forslaget til vedtægter fremgår den endeligebestyrelsessammensætning for hvert center. Af forslaget til støttevilkårfremgår blandt andet projektbeskrivelser for hvert center og satellit. Herudoverhar de lokale parter udarbejdet forslag til budget 2003 og budgetoverslag2004-2005. Det indstilles, at Miljø- og Forsyningsudvalget godkender, at der pågrundlag af forslag til vedtægter for Agenda 21 fondene, forslag tilstøttevilkår samt de lokale parters forslag til budgetter for de tre Agenda 21centre bevilges støtte til de tre Agenda 21 centre. Det indstilles desuden, atMiljø- og Forsyningsudvalget udpeger tre repræsentanter til fondsbestyrelserne.

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

Miljø- og Forsyningsudvalget besluttede den 22. januar 2001at bevilge ekstra ressourcer til det lokale Agenda 21 arbejde i KøbenhavnsKommune. På udvalgsmødet den 12. august 2002 blev det besluttet, at der somforsøg skal etableres 3-5 Agenda 21 centre. Det blev endvidere besluttet, atAgenda 21 centrene skal drives af hver sin fond, som stiftes til formålet og atfondene tildeles en samlet støtte på 4,5 mio. kr. årligt til at drive centrenei perioden 2003-2005. Miljø- og Forsyningsudvalget godkendte på samme mødeudkast til standardvedtægter og driftsaftaler (siden ændret til støttevilkår)for Agenda 21 centrene.

Den 25. november 2002 besluttede udvalget, at der skullearbejdes videre med at etablere tre Agenda 21 centre i bydelene Bispebjerg,Indre Nørrebro og Sundbyøster, samt at der til Agenda 21 centrene på Bispebjergog Indre Nørrebro skulle tilknyttes Agenda 21-satellitter i henholdsvisnabobydelen Ydre Nørrebro og Indre Østerbro.

Miljø- og Forsyningsudvalget besluttede herefter den 3.februar 2003, at den samlede støtte på 4,5 mio. kr. årligt fordeles således, atder afsættes 1.350.000 kr. årligt til Agenda 21 center i Sundbyøster og1.575.000 kr. årligt til Agenda 21 centrene på Bispebjerg og Indre Nørrebrofordelt med 1.225.000 kr. til Agenda 21 centrenes aktiviteter i egen bydel og350.000 kr. til Agenda 21 satellitterne.

På grundlag heraf er der udarbejdet forslag til endeligevedtægter og støttevilkår for de tre Agenda 21 fonde samt forslag til budget2003 og budgetoverslag for 2004-2005 for anvendelsen af den kommunale støttetil driften af Agenda 21 centrene.

Uddybning af indstilling ogevt. alternativer hertil

Fonde indenfor fondsloven

Som det fremgår af indstillingen behandlet på Miljø- ogForsyningsudvalgets møde den 12. august, var det Miljø- og Forsyningsudvalgetsforslag, at der skulle være tale om fonde, som er undtaget fra Lov om fonde ogvisse foreninger (Fondsloven). Formålet hermed var at sikre, at der bliver taleom selvstændige juridiske enheder, hvor kommunen samtidig sikres en visindflydelse på centrenes drift, herunder har tilsynsmyndigheden med fondene. Afet høringssvar fra Revisionsdirektoratet fremgår det, at Revisionsdirektorateter af den opfattelse, at fondene, fordi de er undtaget fra Fondsloven ogunderlagt betydelig kommunal indflydelse, bør underlægges styrelseslovens ogdermed kommunens almindelige regnskabsbestemmelser. Det betyder, at fondenedermed på en lang række punkter ligestilles med kommunale enheder. Det betyderblandt andet ifølge Revisionsdirektoratet, at fondenes samlede regnskaber ogbudgetter (også indtægter og udgifter udover den kommunale støtte) skalindføres i Københavns Kommunes regnskaber og budgetter. Det vurderes, at dettevil medføre en række krav til regnskabsføring og bogholderi, som ligger udover,hvad Miljø- og Forsyningsforvaltningen hidtil har lagt op til og medføre enuhensigtsmæssig ressourcetung administration af Agenda 21 centrene.

Miljø- og Forsyningsforvaltningen anbefaler på baggrundheraf og på grundlag af drøftelser med de lokale parter bag ansøgningerne, atfondene etableres indenfor Fondsloven. Det medfører overordnet set, at kommunenikke vil være tilsynsmyndighed og at der som udgangspunkt skal afsættes 250.000kr. i bunden kapital for hver fond mod 100.000 kr. i den først foreslåedemodel.

At Kommunen ikke er tilsynsmyndighed betyder, at kommunenikke skal godkende vedtægter og vedtægtsændringer og anvendelse af provenu vedfondens eventuelle opløsning. Det er Civilretsdirektoratet der somtilsynsmyndighed skal godkende den enkelte fonds vedtægter og ændringer heraf.Det vurderes imidlertid, at de væsentligste krav til driften af Agenda 21centrene kan stilles i forbindelse med de vilkår, der stilles for at bevilgestøtte til Agenda 21 centrene, herunder krav til budget, regnskab og revisionfor den del af fondenes aktiviteter, der udføres for kommunens støtte.

Der er hos Civilretsdirektoratet søgt dispensation fraFondslovens krav om, at fondene skal have en bunden kapital på 250.000 kr., ogCivilretsdirektoratet har meddelt, at Agenda 21 centrene vil kunne få en sådandispensation, så fondene kan nøjes med en bunden kapital på 100.000 kr. Der vildog ikke være mulighed for at nedskrive den bundne kapital med 15% årligt,hvilket var tilfældet i den oprindelige model. Det medfører, at Agenda 21centrenes budget reduceres med 15.000 kr. i 2003 (15% af 85.000 kr. i 2004osv.), men de lokale parter bag ansøgningerne er indforstået hermed.

Vedtægter

Vedtægterne for de tre Agenda 21 fonde er bygget op som etsæt standardvedtægter, der gælder for alle tre fonde. Vedtægterne er dogtilpasset hver fond, hvad angår bestyrelsernes sammensætning. Vedtægter skalendeligt godkendes af Civilretsdirektoratet, og der må derfor tages forbeholdfor, at der kan ske mindre ændringer. Forslaget til vedtægter for hvert Agenda21 center fremgår af bilag 1.

Vedtægterne udmønter en række krav til Agenda 21 fondenesvirke, herunder bestyrelsernes sammensætning og forpligtelser samt fondenesformål.

Bestyrelsernessammensætning

Bestyrelsernes principielle sammensætning er fastlagt pågrundlag af ansøgningerne. For at sikre entydighed i identificering af, hvemder har udpegningsretten, er bestyrelserne gjort selvsupplerende på nogle fåbestyrelsesposter. Dvs. den enkelte bestyrelse udpeger de medlemmer, som skal repræsentere en nærmere defineret gruppeaf lokale aktører. Det fremgår af vedtægterne (bilag 1 punkt 5.2) hvilkeposter, det drejer sig om.

Bestyrelserne for de tre Agenda 21 fonde er sammensat påfølgende måder:

Med henblik på at konstituere den endelige bestyrelse skalMiljø- og Forsyningsudvalget udpege udvalgets tre repræsentanter til de trebestyrelser.

Ændringer af tidligere udkast til vedtægter

På baggrund af Revisionsdirektoratets bemærkninger samt merekonkrete drøftelser med de lokale parter bag ansøgningerne foreslås det, atvedtægterne på nogle punkter ændres i forhold til det udkast, Miljø- ogForsyningsudvalget godkendte den 12. august 2002. Ændringer af mere væsentligkarakter fremgår nedenfor:

Ændringer som følge af, at fondene underlægges fondsloven:

·      Kommunenfår ikke tilsyn med fonden som sådan og skal derfor blandt andet ikke godkendevedtægterne, vedtægtsændringer eller ekstraordinære dispositioner. Det betyderblandt andet, at bestyrelsessammensætningen og ændringer heraf ikke skalgodkendes af kommunen. Kommunen skal dog orienteres om bestyrelsessammensætningenog eventuelle ændringer heraf, og det er et vilkår i støttevilkårene, at deendelige vedtægter for Agenda 21 centrene overholdes. Sker der ændringer af vedtægterne,der kan skabe usikkerhed om Agenda 21 centrenes drift, kan kommunen undlade atudbetale yderligere støtte til Agenda 21 centrene. 

·      Maxgrænsenfor Agenda 21 fondenes egenkapital er fjernet, ligesom der heller ikke stilleskrav til placering af fondenes midler. I støttevilkårene er der loft for, hvorstor en del af den kommunale støtte, der må overføres til næste regnskabsår.

·      Dersættes ikke loft for fondenes egenindtægt.

Øvrige ændringer:

·       I vedtægterne er navnet på fondene lagt fast. Fondenehar fællesnavnet Fonden Agenda 21 center tilføjet den pågældende bydels navn.Fondene hedder dermed henholdsvis Agenda 21 center Bispebjerg, Agenda 21 centerSundbyøster og Agenda 21 center Indre Nørrebro. Der er fra de lokale partersside ønske om at supplere Fondens navn med et lokalt valgt navn, hvilket Miljø-og Forsyningsforvaltningen ikke ser noget til hinder for. For at sikre etfælles image udadtil er det dog indføjet i vedtægterne, at fondens navn skalfremgå af breve, tryksager mv. (punkt 1.1 og 1.3).

·      Tegningsrettener af praktiske grunde ændret fra flertallet af bestyrelsen til trebestyrelsesmedlemmer inkl. formand eller næstformand (punkt 8).

Støttevilkår

Støttevilkårene udgør KøbenhavnsKommunes vilkår for tildeling af økonomisk støtte til Agenda 21 fonden tildrift af Agenda 21 centeret. Af støttevilkårene fremgår bl.a. støttensstørrelse, betingelser for udbetaling af støtte til centeret samt en overordnetbeskrivelse af hvilke mål, Agenda 21 centeret skal opfylde, og hvilke typer afaktiviteter Agenda 21 centeret skal sætte i gang. Herudover indgår som bilagtil støttevilkårene projektbeskrivelser for hvert center og satellit, som delokale parter, der skal indgå i bestyrelserne, har formuleret. Forslag tilendelige støttevilkår inkl. projektbeskrivelser fremgår af bilag 2.

Der lægges op til, atstøttevilkårene gælder for hele forsøgsperioden fra 2003 til 2005. Detforudsættes dog, at Borgerrepræsentationen hvert år afsætter midler til driftaf Agenda 21 centrene (§ 11). Det fremgår endvidere, at Københavns Kommune kankræve hel eller delvis tilbagebetaling af støtte, hvis det ikke kan dokumenteres,at støtten er anvendt i overensstemmelse med støttevilkårene (§ 6). Eventueltoverskydende midler hidrørende fra støtte i henhold til støttevilkårene skalved en af fondenes eventuelle ophør tilfalde kommunen (§§ 6 og 11).

Det fremgår af støttevilkårene, atMiljø- og Forsyningsudvalget hvert år skal forelægges Agenda 21 centrenesbudget og årsplan til brug for udvalgets godkendelse af, at Kommunen yderstøtte til Agenda 21 centeret det kommende år. Miljø- og Forsyningsudvalgetskal desuden orienteres om:

-        ændringer i bestyrelsens sammensætning,

-        regnskab for anvendelsen af den kommunale støtte,

-        Agenda 21 centerets årlige beretning,

-        arbejdsprogram og succeskriterier,

-        årsregnskab for fonden.

Ændringeraf tidligere udkast til støttevilkår

Som for vedtægterne gælder det, at der siden Miljø- ogForsyningsudvalgets godkendelse af udkastet til støttevilkår er kommetbemærkninger fra Revisionsdirektoratet og gennemført drøftelser med de lokaleparter bag ansøgningerne, og på den baggrund foreslår Miljø- ogForsyningsudvalget, at der gennemføres nogle mindre ændringer.

Der er i de to sæt støttevilkår, som gælder for Agenda 21centrene Indre Nørrebro og Bispebjerg, i indledningen indført et nyt afsnit omsatellitten til Agenda 21 centeret, hvoraf det fremgår, at satellitten eromfattet af de samme krav som centrene. Det vil sige at, satellitterne skalopfylde samme formål og mål samt indgå særskilt i bl.a. budget, årsplan,arbejdsprogram, succeskriterier, den årlige beretning og regnskaber.

Herudover er der sket tilpasninger af tidsfrister,udbetalingsfrister mv. Miljø- og Forsyningsforvaltningen vil desuden udarbejdedetaljerede krav i form af regnskabs- og revisionsinstrukser, som vil bliveindarbejdet som bilag til støttevilkårene.

Som følge af forslaget om, at der stiftes fonde underfondsloven, er der sket følgende ændringer:

-        Det er formuleret som et vilkår, at den enkelte fond skaloverholde de vedtægter, som er vedlagt til indstillingen (med forbehold formindre ændringer i forbindelse med Civilretsdirektoratets godkendelse),

-        Fonden skal underrette kommunen ved ændringer af bestyrelsessammensætning,

-        Grænsen for hvor stor en del af støtten, der kan overføres tilefterfølgende regnskabsår hæves fra 200.000 kr. til 400.000 kr. det første år(2003), dels fordi grænsen gælder for center og satellit tilsammen og delsfordi centrene først kommer i gang i midten af regnskabsåret,

-        Fonden skal orientere kommunen, hvis den valgte revisorafsættes,

-        Fonden skal fremsende revideret årsregnskab til kommunensorientering.

Projektbeskrivelser

Til hvert sæt af støttevilkår er der som nævnt udarbejdet enprojektbeskrivelse (bilag A til støttevilkårene), der beskriver indsatsområderfor Agenda 21 centeret, herunder satellitten. Projektbeskrivelserne tagerudgangspunkt i de fremsendte ansøgninger og skal ses i sammenhæng med Agenda 21centrenes forslag til budget for 2003 og budgetoverslag for 2004-2005, der erudarbejdet på grundlag af Miljø- og Forsyningsudvalgets beslutning af 3.februar 2003 om fordeling af den samlede støtte på 4,5 mio. kr. årligt.

Projektbeskrivelserne fremgår som ovenfor nævnt af bilag 2,men beskrives kort i det følgende. Der er nogen forskel på indholdet i de trecentres projektbeskrivelser. Bispebjerg har lagt vægt på en proces frem modudarbejdelse af det endelige arbejdsprogram, hvor de to andre centre harforeslået en væsentlig del af opgaverne på forhånd.

Som det fremgår af støttevilkår skal centrene udarbejde etarbejdsprogram og succeskriterier for arbejdet i hele støtteperioden. Detteskal sendes til Miljøkontrollen inden 1. november 2003 og forelægges tilorientering for Miljø- og Forsyningsudvalget. Desuden skal centrene hvert årudarbejde en årsplan som danner grundlag for Miljø- og Forsyningsudvalgetsårlig tilskudstilsagn.

Budgetter for 2003 og budgetoverslag for 2004-2005

Siden Miljø- og Forsyningsudvalget besluttede fordelingen afstøtte til Agenda 21 centrene, har de lokale parter, som skal indgå i  bestyrelserne, tilpasset budgetudkastet i ansøgningernetil de fastlagte økonomiske rammer. Forslag til budget 2003 og budget-overslagfor 2004-2005 fremgår af bilag 3. Budgetforslagene er udarbejdet med udgangspunkti den oprindelige model. Konsekvensen af, at der nu er tale om en fond indenforfondsloven, er med Civilretsdirektoratets dispensation, at der ikke længere vilvære mulighed for at nedskrive den bundne kapital med 15% om året. Budgetternevil skulle tilpasses i forhold hertil.

Den procentvise anvendelse af Agenda 21 centrenes støtte tilhenholdsvis løn, aktiviteter/projekter og etablering er i store træk den sammei alle tre centre. Satellitten på Ydre Nørrebro ønsker at anvende størstedelenaf midlerne til løn for at sikre en fuldtidsansat i satellitten. Derfor læggesder i budgettet op til, at allerede bevilgede midler fra Agenda 21 puljen(87.000 kr. i 2003) anvendes til aktiviteter og projekter i 2003 og at noget afsatellittens støtte i 2003 anvendes til aktiviteter og projekter i regnskabsårene2004-2005.

Af nedenstående skema fremgår den procentvise fordeling afAgenda 21 centerets/satellittens forventede udgifter til henholdsvis løn,aktiviteter/projekter og etablering. De resterende midler dækker udgifter tiladministration, kontorhold, husleje mv.

Det videre arbejde med etablering af Agenda 21 centrene

Når støttevilkårene og budgetterne for 2003 er godkendt,etableres Agenda 21 centrene ved, at stifterne af fondene underskrivervedtægterne. Stifterne er for alle tre fondes vedkommende lokale parter, derhar stået bag ansøgningerne. Det fremgår af vedtægterne (bilag 1), hvem der erstiftere. Herefter indsendes ansøgning til Civilretsdirektoratet om formeldispensation til hver enkelt fond. Støtten udbetales, når bestyrelserne er konstitueretog Miljø- og Forsyningsudvalget har modtaget støttevilkårene med bestyrelsernesunderskrift. Dette forventes at ske få dage efter udvalgets godkendelse.

En oversigt over bestyrelsernes medlemmer indsendes tilMiljø- og Forsyningsforvaltningen i forbindelse med Agenda 21 fondenesstiftelse og fremlægges for Miljø- og Forsyningsudvalget til orientering.

Miljø- og Forsyningsforvaltningen planlægger i samarbejdemed Agenda 21 fondenes bestyrelser og ansatte et introduktionsforløb. Herudovervil Miljø- og Forsyningsforvaltningen snarest muligt etablerekoordinationsgruppen, der skal bestå af repræsentanter for hver forvaltning,forsyningsselskaberne og Agenda 21 centrene.

Fagkontorerne i Miljøkontrollen og Københavns Energi erblevet orienteret om Agenda 21 centrenes indsatsområder, og der vil bliveetableret et samarbejde internt i forvaltningen med henblik på at sikrekoordinering af aktiviteterne på lokalt og kommunalt niveau.

MILJØVURDERING

Formålet med Agenda 21 centrene er at støtte og udvikle detlokale miljøarbejde og demokrati ved at inspirere og engagere lokale borgere,virksomheder etc. til at deltage aktivt i helhedsorienterede miljøprojekter.Det forventes derfor, at etableringen af Agenda 21 centre vil have en positivmiljøeffekt, fordi centrene kan medvirke til, at borgere, virksomheder mv.handler mere miljøbevidst. Herudover iværksættes en række lokale projekter, somkan have indvirkning på miljøet. Da de lokale projekter vil have sammeoverordnede formål som centrene, forventes miljøeffekten at være positiv. I2005 vil der blive gennemført en evaluering af forsøget med Agenda 21 centrene,som blandt andet vil omfatte en vurdering af miljøeffekten af Agenda 21centrenes aktiviteter.

ØKONOMI

I forbindelse med vedtagelsen af budgettet for 2003 er deroverført 4,5 mio. kr. fra puljen til bl.a. Agenda 21 til en driftsbevillingunder Miljøkontrollen.

Miljø- og Forsyningsudvalgetbesluttede på mødet den 3. februar 2003 at fordele de 4,5 mio. kr. på følgendemåde:

Deangivne støttebeløb er inklusiv 100.000 kr. afsat som bunden kapital for hverAgenda 21 fond.

HØRING

Miljø- og Forsyningsforvaltningen har fremsendt Agenda 21centrenes projektbeskrivelser til høring hos de kommunale parter, hvisarbejdsområder indgår i Agenda 21 centrenes indsatsområder. Forslag tilvedtægter og støttevilkår har desuden været sendt til høring hosRevisionsdirektoratet.

Der er indkommet høringssvar fra:

1.      Bygge-og Teknikforvaltningen, Plan & Arkitektur

2.      Økonomiforvaltningen,Sekretariatet for Demokrati og Serviceudvikling

3.      Kultur-og Fritidsforvaltningen

4.      Sundhedsforvaltningen

5.      Familie-og Arbejdsmarkedsforvaltningen

6.      Uddannelses-og Ungdomsforvaltningen

7.      Renholdningsselskabetaf 1898

8.      Revisionsdirektoratet.

Høringssvarenefra forvaltningerne og R98 afspejler en positiv interesse for Agenda 21centrene og vilje til at indgå samarbejde med centrene om miljøprojekterne. Høringssvarenegiver ikke anledning til ændringer i projektbeskrivelserne. De konkretebemærkninger og anbefalinger indeholder inspirerende ideer og forslag tilsamarbejde, som bringes videre til Agenda 21 centrene.

Afbilag 4 fremgår et resumé af høringssvarene samt Miljø- og Forsyningsforvaltningensbemærkninger hertil. Af bilag 5 fremgår kopi af høringssvarene.

Revisionsdirektoratethar, som det fremgår tidligere i indstillingen, haft en række bemærkninger tildet fremsendte forslag til vedtægter og støttevilkår for Agenda 21 fondene ogkonsekvenserne af at stifte fonde udenfor fondsloven.

Detfremgår af Revisionsdirektoratets høringssvar, at det er deres opfattelse, atkommunen har betydelig indflydelse på fonde, der ikke er underlagt fondsloven,og at fondene derfor bør underlægges styrelseslovens og dermed kommunens regnskabsbestemmelser.Konsekvensen heraf er ifølge Revisionsdirektoratet, at fondene på væsentligepunkter ligestilles med kommunale enheder. Det betyder blandt andet, atsamtlige aktiviteter i fondene inkl. aktiviteter, som ikke er knyttet tilkommunens støtte, skal indarbejdes i Københavns Kommunes budget og regnskab.Miljø- og Forsyningsforvaltningen anbefaler derfor, som ovenfor nævnt, atfondene underlægges fondsreglerne.

ANDRE KONSEKVENSER

Ingenbemærkninger.

BILAG

1.      Vedtægterfor Agenda 21 center Sundbyøster, Agenda 21 center Indre Nørrebro, Agenda 21center Bispebjerg.

2. Forslag til støttevilkårfor Agenda 21 center Sundbyøster, Agenda 21 center Indre Nørrebro og Agenda 21center Bispebjerg inkl. projektbeskrivelser.

3. Forslag til budget 2003og budgetoverslag for 2004-2005 for Agenda 21 center Sundbyøster, Agenda 21center Indre Nørrebro, satellit Indre Østerbro, Agenda 21 center Bispebjerg ogsatellit Ydre Nørrebro.

4.Resumé af høringssvar og Miljø- ogForsyningsforvaltningens bemærkninger.

5. Kopi af høringssvar.

PeterElsman                        

                                      /HjalteAaberg