Miljø- og Forsyningsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde mandag den 28. februar 2005

 

 

16.      Status for opfølgning på revisionsprotokollater vedrørende årsregnskabet 2003

 MFU 52/2005

INDSTILLING

Miljø- og Forsyningsforvaltningen indstiller,

 

at         Miljø- og Forsyningsudvalget tager Miljø- og Forsyningsforvaltningens status for opfølgningen på revisionsprotokollater vedrørende årsregnskabet for 2003 til efterretning.

 

 

RESUME

Revisionsudvalget har henstillet til, at de stående udvalg hvert år efter nytår behandler forvaltningens opfølgning på bemærkningerne i revisionsprotokollaterne fra det foregående år.

 

Det fremgår af Miljø- og Forsyningsforvaltningens status, at arbejdet med opfølgningen er skredet frem som forudsat, idet arbejdet med forretningsgangsbeskrivelserne dog er forsinket som følge af arbejdet med udskillelsen af KE. Der vil blive udarbejdet en revideret plan med det formål at færdiggøre forretningsgangene inden sommerferien.

 

Med selskabsudskillelsen er ansvaret for opfølgningen på revisionens bemærkninger entydigt lagt på bestyrelserne for selskaberne. Miljø- og Forsyningsudvalget vil til august få forelagt et revisionsprotokollat for KE's regnskab for 2004 sammen med KE's bidrag til besvarelsen, men den videre opfølgning på protokollatet vil være en opgave for bestyrelserne i aktieselskaberne. Det er således sidste gang, at KE er omfattet af Miljø- og Forsyningsforvaltningens status for opfølgningen på revisionsprotokollaterne.

 

SAGSBESKRIVELSE

Revisionsudvalget har i et brev af 5. februar 2003 til kommunens udvalg henstillet til, at udvalgene i januar eller februar måned behandler forvaltningens opfølgning på bemærkningerne i det foregående års revisionsprotokollater.

 

I lighed med de to foregående år har Miljø- og Forsyningsforvaltningens sekretariat derfor bedt Miljøkontrollen og Københavns Energi om en status for opfølgningen på protokollaterne – i år for opfølgningen på protokollaterne fra sommeren 2004 vedrørende regnskabet for 2003. Herudover har Sekretariatet gjort status for opfølgningen på revisionsprotokollatet.

 

Status for KE's opfølgning

Revisionsdirektoratet afgav i protokollatet vedrørende KE's regnskab bemærkninger og anbefalinger vedrørende bl.a. tilrettelæggelsen af processen for udarbejdelse af årsrapporten, arbejdsgange vedrørende lønberegning og dagpengerefusion samt grundlaget for ansøgninger om kapitalbevillinger.

 

KE oplyste i besvarelsen, at man venter et kvalitetsmæssigt løft vedrørende proces og indhold frem til afgivelsen af årsrapporten vedrørende 2004, at man ville dokumentere og tydeliggøre sine forretningsgange vedrørende løn og dagpenge og at der er udarbejdet forretningsgange, der beskriver kravene til ansøgninger om kapitalbevillinger.

 

I sin status anfører KE, at der er udarbejdet en detaljeret tids- og aktivitetsplan for årsafslutningen for 2004, og at man i forbindelse med implementeringen af KMD- løn vil justere arbejdsgangene vedrørende løn og dagpenge. KE oplyser i øvrigt, at man ved at vende tilbage til KMD har kunnet genindføre listerne til attestation af de ansattes tilstedeværelse, som ikke har kunnet udskrives, mens KE har benyttet Accenture.

 

KE – der som bekendt som følge af aktieselskabsudskillelsen ikke længere skal søge Borgerrepræsentationen om kapitalbevilling - oplyser endelig i sin status, at de nye procedurer vedrørende investeringsaktiviteter er udarbejdet og under implementering i organisationen.

 

Miljø- og Forsyningsforvaltningen skal hertil bemærke – jf. indstillingen MFU 20/2005 om styringen af det nye KE, der blev behandlet på Miljø- og Forsyningsudvalgets møde den 24. januar 2005 - at forvaltningen fortsat finder det hensigtsmæssigt, at der sker en orientering af Miljø- og Forsyningsudvalget, når bestyrelsen overvejer at iværksætte større eller strategiske anlægsprojekter. Det er endvidere fortsat forvaltningens forslag, at udvalget med mellemrum orienteres om status for anlægsprojekter som vurderes som særligt interessante enten som følge af størrelsen af projektets budget, projektets strategiske eller miljømæssige betydning eller tidligere vanskeligheder med projektets budgetoverholdelse eller tidsplan. Retningslinierne for orienteringen af udvalget vil som nævnt skulle fastlægges af Miljø- og Forsyningsudvalget, og forudsættes indarbejdet i KE's reviderede procedurer vedrørende investeringsaktiviteter.

 

Med udskillelsen af KE i aktieselskaber er ansvaret for opfølgningen på revisionens bemærkninger entydigt lagt på bestyrelserne for selskaberne. Miljø- og Forsyningsudvalget vil til august få forelagt et revisionsprotokollat for KE's regnskab for 2004 sammen med KE's bidrag til besvarelsen, men den videre opfølgning på protokollatet vil være en opgave for bestyrelserne i aktieselskaberne. Det er således sidste gang, at KE er omfattet af Miljø- og Forsyningsforvaltningens status for opfølgningen på revisionsprotokollaterne.

 

Status for Miljøkontrollens og Sekretariatets opfølgning

I revisionsprotokollatet vedrørende Miljøkontrollen og Sekretariatet anførte Revisionsdirektoratet, at der havde været fejl i det fremsendte regnskab for 2003, og at Sekretariatet ikke havde afstemt statuskonti i henhold til en skabelon, som tidligere havde været fremsendt.

 

Revisionsdirektoratet havde endvidere konstateret, at Miljøkontrollen ikke fulgte forretningsgangen for indb eretning af B-indkomst i forbindelse med lægeerklæringer, og at der var sket en fejl ved udarbejdelsen af en momsafregning, som indebar en udgift til renter ved for sen afregning.

 

Endelig bad Revisionsdirektoratet om en oversigt over forretningsgange i Miljø- og Forsyningsforvaltningen, og bad konkret forvaltningen om at tilrettelægge en forretningsgang, der sikrer forvaltningen dagpengerefusion ved sygefravær.

 

Forvaltningen beklagede i sin besvarelse fejlene i årsregnskabet for 2003 og den manglende anvendelse af skabelonen ved afstemningen, og vil tilstræbe at undgå en gentagelse ved regnskabsafslutningen for 2004.

 

Miljøkontrollen oplyste i sin besvarelse af protokollatet, at man for fremtiden ville sørge for at følge forretningsgangen for indberetning af B-indkomst, og at man havde ændret proceduren, således at momsafregning foretages og kontrolleres af to personer inden afsendelse.

 

Forvaltningens oversigt over forretningsgange i Miljø- og Forsyningsforvaltningen viste, at Miljøkontrollen manglede at udarbejde to forretningsgangsbeskrivelser, mens de fleste formelle forretningsgange for Miljø- og Forsyningsforvaltningen og Sekretariatet manglede at blive udarbejdet. Forvaltningen anførte i besvarelsen af protokollatet, at forvaltningen forventede, at en del af de manglende forretningsgangsbeskrivelser ville kunne udarbejdes til ikrafttræden i 2004, mens de resterende forventes udarbejdet i 2005. Udarbejdelsen af flere forretningsgange ville dog skulle afvente beslutningen om en ny budgetmodel og at der blev skabt klarhed over KE's relation til Miljø- og Forsyningsforvaltningen og kommunens fremtidige forvaltningsstruktur.

 

Forvaltningens status viser, at Miljøkontrollen har udarbejdet den manglende forretningsgangsbeskrivelse vedrørende udstedelse og anvendelse af kreditkort, mens forretningsgangen vedrørende dagpengerefusion endnu ikke er udarbejdet som følge af tidspres i forbindelse med implementering af og problemerne med det nye lønsystem.

 

Sekretariatet har som følge af beslutningen i september måned om udskillelsen af KE, der indebar et væsentligt større arbejde med væsentlig kortere frist end det kunne forudses i august, måttet prioritere ressourcerne anderledes end oprindeligt planlagt. Arbejdet med forretningsgangsbeskrivelserne – herunder vedrørende dagpengerefusion -  har derfor ikke haft fremdrift som forventet, men der vil blive udarbejdet en revideret plan med det formål at færdiggøre forretningsgangsbeskrivelserne inden sommerferien.

 

Konsekvenser for borgerne

Indstillingen har ingen konsekvenser for borgerne.

 

ØKONOMI

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

 

MILJØVURDERING

Indstillingen er ikke miljøvurderet.

 

ANDRE KONSEKVENSER

Ingen.

 

HØRING

Ingen.

 

BILAG

 

1.  Miljøkontrollens status af 26. januar 2005

 

2.  KE's status af 8. februar 2005

 

Under udvalgsmødet vil følgende være fremlagt på aflæggerbordet:

 

Miljø- og Forsyningsforvaltningens indstilling nr. 185/2004 til mødet den 23. august 2004 vedrørende besvarelse af revisionsprotokollat nr. 18/2003 vedrørende Sekretariatet og Miljøkontrollen

 

Revisionsprotokollat nr. 18/2003 vedrørende revisionen af regnskab 2003

 

Miljøkontrollens bidrag til besvarelse af protokollatet af 26. juli 2004.

 

Miljø- og Forsyningsforvaltningens indstilling nr. 186/2004 til mødet den 23. august 2004 vedrørende besvarelse af revisionsprotokollat nr. 19/2003 vedrørende Københavns Energi

 

Revisionsprotokollat nr. 19/2003 vedrørende KE Forsyningens regnskab 2003

 

Københavns Energis besvarelse af protokollatet af 5. august 2004.

 

 

Peter Elsman

                                            /                     Jens Balslev