Status for arbejdet med forbedring af regnskabsprognoserne
Status for arbejdet med forbedring af regnskabsprognoserne
Miljø- ogForsyningsudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde mandag den 27. januar 2003
7.
MFU 14/2003
INDSTILLING
Miljø- og Forsyningsforvaltningen indstiller,
at Miljø- og Forsyningsudvalget godkender denvedlagte status for opfølgningen på revisionsprotokollatet vedrørendeKøbenhavns Energis regnskab for 2000 og arbejdet med at forbedre KE's
at statusnotatet oversendes til Økonomiudvalgetsammen med nærværende indstilling.
RESUME
Økonomiudvalget besluttede den 26. november 2002 at bedeMiljø- og Forsyningsudvalget om en status for opfølgningen på dels deaktiviteter, som Revisionsdirektoratet havde efterlyst i protokollatetvedrørende KE's årsregnskab for 2000, dels de opgaver, der er omfattet afkommissoriet for den følgegruppe fra august 2002, hvor KE, sekretariatet ogØkonomiforvaltningen deltager.
KE har udarbejdet det vedlagte statusnotat, som foreslåssendt til Økonomiudvalget sammen med nærværende indstilling.
Det fremgår af redegørelsen, at størstedelen afaktiviteterne er gennemført, mens de øvrige aktiviteter er igangsat og snartkan forventes afsluttet. Det er forvaltningens opfattelse, at følgegruppensarbejde kan afsluttes inden sommer.
SAGSBESKRIVELSE
Økonomiudvalget besluttede på mødet den 26. november 2002under behandlingen af prognosen for kommunens regnskab for 2002 at "Miljø-og Forsyningsudvalget senest ultimo januar 2003 skal fremsende en status foropfølgningen på de aktiviteter, der er anført i Revisionsprotokollat nr.30/2000, og i kommissoriet for den af Miljø- og Forsyningsudvalget nedsattearbejdsgruppe med deltagelse af Københavns Energi og Økonomiforvaltningen".
Revisionsprotokollat nr. 30/2000 vedrørte årsregnskabet for2000 for Københavns Energi. Revisionsdirektoratet påpegede i protokollatet enrække uløste opgaver vedrørende bl.a. regningssystemet,forretningsgangsbeskrivelser og afstemning mellem det kommunale regnskabssystemKØR og KE's økonomisystem Axapta.
Herudover henstillede Revisionsdirektoratet i protokollatettil, at Miljø- og Forsyningsforvaltningen i samarbejde med Økonomiforvaltningenforetog en nærmere analyse og vurdering af grundlaget for KE'sregnskabsprognose i 2000.
Miljø- og Forsyningsudvalget besluttede at følge Revisionsdirektoratetshenstilling, og der blev i august 2001 nedsat en gruppe, hvor ogsåRevisionsdirektoratet deltog, til at gennemføre den foreslåede analyse. Gruppenafgav i april 2002 en rapport, der indeholder dels en række generelleanbefalinger til arbejdet med regnskabsprognoser i kommunen, dels en rækkebetragtninger og tilkendegivelser vedrørende grundlaget for KE'sregnskabsprognoser. Rapporten påpeger behovet for månedsopdelte budgetter,hjælpesystemer til prognoser for varmesalget på baggrund af graddage ogforholdsregler i forbindelse med forsinkelser i regningsudskrivning ogrykkerprocedurer. Rapporten blev behandlet på Miljø- og Forsyningsudvalgets mødeden 15. april 2002 (MFU 74/2002).
Økonomiudvalgets beslutning af 26. november 2002 omtalerherudover den gruppe, som Miljø- og Forsyningsforvaltningens direktion nedsattei august 2002 med henblik på at følge gennemførelsen af den gennemarbejdederevurdering af forventningerne til finansforskydningerne, som KE havde stilleti udsigt i forbindelse med regnskabsprognosen pr. 30/3 2002. Gruppen, somMiljø- og Forsyningsforvaltningen har inviteret Økonomiforvaltningen til atdeltage i, har vedtaget det vedlagte kommissorium på et møde den 11. september2002 (bilag 2).
KE giver i det vedlagte notat (bilag 1) en oversigt overarbejdet med opfølgningen på dels selve revisionsprotokollatet, delsanbefalingerne fra rapporten fra arbejdsgruppen, der blev nedsat på baggrund afhenstillingen i revisionsprotokollatet. Endvidere beskriver KE status for kommissorietfor følgegruppen fra august 2002.
Revisionsprotokollatet:
Som det fremgår af notatet, har KE færdiggjort langt defleste af opgaverne nævnt i revisionsprotokollatet, herunder nedlukning af detgamle regningssystem Mantis, etablering af forretningsgange for anlæg, lager ogprojekter samt afstemningerne mellem KØR og Axapta.
KE er – blandt andet på baggrund af erfaringerne fra afstemningsarbejdeti efteråret - ved at udarbejde en forretningsgang for afstemningen mellem KØRog Axapta og i gang med at implementere et budgetværktøj, som skal anvendes afde forretningsansvarlige inden for hver forsyningsgren, og som vil medføre envæsentlig forbedring af grundlaget for den decentrale budgetlægning ogbudgetopfølgning.
Arbejdsgruppen vedrørende Københavns Energisregnskabsprognose i 2000, nedsat august 2001:
KE har – som det blev tilkendegivet i arbejdsgruppensrapport – foretaget en månedsopdeling af budgetterne for drift og anlæg for2003, mens der arbejdes på at månedsopdele virkningen på budgetterne forfinansposterne.
KE er endvidere i gang medat udarbejde hjælpesystemer til prognose- og budgetarbejdet, som f.eks. kanestimere varmesalget. Dette arbejde skal blandt andet sikre, at forvaltningenfremover – som nævnt i indstillingen til udvalgsmødet den 28. oktober 2002vedrørende regnskabsprognosen pr. 30/9 2002 (MFU 223/2002) – kan give ennærmere redegørelse for sammenhængen mellem varmesalget og vejrliget, medhenblik på at det sandsynliggøres, at et eventuelt mindresalg skyldes milderevejr i fyringssæsonen end forudsat.
Endelig har KE udarbejdet en skabelon for den afrapporteringtil Miljø- og Forsyningsudvalget, der – jf. tilkendegivelsen på udvalgsmødetden 9. december – foreløbig frem til sommerferien månedligt vil blive givet forudviklingen vedrørende forbrugsdebitorer, nærmere bestemt antallet af udsendterykkere, saldo på forbrugsdebitorer, udviklingen i overforfaldne regninger samtmånedens fakturering og indbetalinger. Afrapporteringen forventes første gangafgivet på udvalgsmødet den 24. februar 2003 vedrørende januar 2003. Skabelonener vedlagt som bilag 3.
Følgegruppen vedrørende revurdering af forventningernetil KE's finansforskydninger, nedsat august 2002:
Afstemningen Axapta/KØR er afsluttet i forbindelse medfølgegruppens arbejde, og problemstillingen vedrørende posteringer direkte iKØR – og sammenhængen til Axapta – er løst. Der blev i forbindelse med denreviderede regnskabsprognose pr. 30/9 2002, afgivet til udvalget den 9.december 2002, foretaget omfattende korrektioner af de hidtil anførteforventninger til finansposterne.
Gruppen har endvidere til opgave at følge arbejdet med atopstille modeller til beregninger af finansforskydninger på baggrund afkortlægning af sammenhænge og datagrundlag. KE har udarbejdet forskelligemodeller, der fremover vil blive brugt ved budgetlægningen og i fremtidigeregnskabsprognoser, f.eks. til estimering af udviklingen i forbrugsdebitorersom følge af ændringer i bl.a. antallet af kunder, forbruget eller taksterne.
Der er gennem gruppens arbejde blevet sat fokus på detforhold, at KE ikke i budgetterne har indarbejdet, at der sker ændringer itilgodehavendet hos kunderne, når omsætningen stiger. En omsætningsstigning somfølge af øgede takster eller et øget salg målt i fysiske enheder vil – altandet lige – indebære, at KE har et øget tilgodehavende hos kunderne, også selvom kundernes betalingsmønster er uændret. Forholdet giver sig i sagens naturudslag i en permanent forværring af KE's finansposter (mens KE ved et øget salgmodsvarende får en øget gæld til sine leverandører, og derved får en modsatrettet, men dog noget mindre forbedring af finansposterne).
Fordi forøgelsen af forbrugsdebitorerne ikke har væretindarbejdet i budgetterne for 2000, 2001 og 2002, viser regnskabet for de pågældendeår en forværring af finansposterne. Det er i forbindelse med revurderingen afregnskabsprognosen for 2002 i december måned vurderet, at forværringen affinansposterne som følge af forholdet er på omkring 100 mio. kr. for 2000 og2001 tilsammen og omkring 60 mio. kr. for 2002.
&nb
sp;
Der er heller ikke i 2003 budgetteret med en ændring afforbrugsdebitorerne som følge af ændrede takster eller mængder, og der erderfor i regnskabsprognosen for 2003 pr. 21. januar 2003 indarbejdet enforværring af finansposterne på baggrund af den forventede, øgede omsætning.Grundlaget for denne forventning vil blive nærmere vurderet frem til næsteregnskabsprognose.
Miljø- og Forsyningsforvaltningen vil sørge for, at der ibudgetforslaget for 2004 sker en budgettering af udviklingen på finansposternesvarende til den budgetterede udvikling i omsætning og omkostninger.Budgetteringen vil ske på baggrund af de modeller, som KE har opstillet, og defortsatte drøftelser i følgegruppen.
Samtidig vil KE ved afgivelsen af regnskabsprognoserforetage en vurdering af udviklingen i forbrugsdebitorer i forhold tilafvigelser fra det budgetterede salg. Som nævnt i indstillingen til
Gruppen har endvidere haft fokus på de effekter, som deninterne handel i KE – handelen med KE's datterselskaber – har og har haft påden kommunale økonomi, hvilket er nærmere beskrevet i indstillingen til mødetden 9. december 2002, nemlig
- at det forhold, at KE Partner fakturerer KE Forsyning forudførte refusionsarbejder, indebærer, at mellemregningen med selskaberne er 60mio. kr. højere end oprindeligt forudsat,
- at det i forbindelse med følgegruppens arbejde er blevetklart, at forventningerne til forbedringen af finansposterne burde have væretrevurderet i forbindelse med posteringen af en række korrektioner til regnskab2000 ultimo 2001 (delta-metoden), og
- at mellemregningen med selskaberne ultimo 2001 endvidere varpåvirket af, at KE Marked i 2001 havde forestået opkrævningen af nettariffernefor de frie kunder, men at opkrævningen nu igen ligger hos KE Forsyning.
Følgegruppen, hvor KE, KE's interne revisor, Sekretariatetog Økonomiforvaltningen er repræsenteret, har holdt to møder siden afgivelsenaf regnskabsprognosen den 9. december 2002. Som det fremgår af det vedlagte brevaf 16. december 2002 fra Økonomiforvaltningen til Miljø- ogForsyningsforvaltningen (bilag 4), har Økonomiforvaltningen ønsket at fåyderligere specificeret og uddybet flere af de i prognosen anførte poster ogforklaringer.
Følgegruppen har på det seneste møde drøftet et udkast tilbesvarelsen, som vedlægges i den form, det den 21. januar 2003 er fremsendt tilØkonomiforvaltningen (bilag 5).
Følgegruppen har aftalt at mødes igen i februar 2003 for atvurdere den revurderede regnskabsprognose i lyset af det foreløbigeregnskab for 2002.
Økonomiudvalget besluttede på mødet den 26. november 2002,at Miljø- og Forsyningsudvalget med virkning fra marts 2003 månedligtrapporterer udviklingen på udvalgets finansposter til Økonomiudvalget, herunderisær for refusionsarbejder, mellemregning mellem selskaber og tilgodehavenderhos forbrugerne for KE.
Som nævnt i indstillingen til mødet den 9. december 2002 harØkonomiforvaltningen over for Miljø- og Forsyningsforvaltningen tilkendegivet,at man er indstillet på at foreslå Økonomiudvalget, at kravet om denne særligeafrapportering trækkes tilbage, hvis det i forbindelse med afgivelsen af detforeløbige regnskab for 2002 har vist sig, at Miljø- og Forsyningsudvalgetatter er i stand til at foretage en tilfredsstillende regnskabsaflæggelse.
ØKONOMI
Ingen bemærkninger.
MILJØVURDERING
Ingen bemærkninger.
BILAG
Bilag 1: KE's statusnotat af 16. januar for KE's opgaveromkring regnskabsprognoser m.v.
Bilag 2: Kommissorium for følgegruppe vedrørende revurderingaf forventningerne til KE's finansforskydninger
Bilag 3: Skabelon for KE's afrapportering af udviklingen iforbrugsdebitorer
Bilag 4: Økonomiforvaltningens brev af 16. december 2002
Bilag 5: Miljø- og Forsyningsforvaltningens besvarelse af21. januar 2002
/