Besvarelse af revisionsprotokollat nr. 21/2002 vedrørende årsregnskabet for 2002 for Sekretariatet og Miljøkontrollen
Besvarelse af revisionsprotokollat nr. 21/2002 vedrørende årsregnskabet for 2002 for Sekretariatet og Miljøkontrollen
Miljø- ogForsyningsudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde mandag den 25. august 2003
8.
MFU 165/2003
INDSTILLING
Miljø- og Forsyningsforvaltningen indstiller
at Miljø- og Forsyningsudvalget tiltræder denneindstilling som besvarelse af revisionsprotokollat nr. 21/2002 vedrørendeårsregnskabet for 2002 for Sekretariatet og Miljøkontrollen.
RESUME
Revisionsdirektoratet afgiver i revisionsprotokollatetvedrørende Sekretariatet og Miljøkontrollens årsregnskab for 2002 bemærkningerom fremsendelse af årsregnskabet, en konkret anlægsbevilling,eventualforpligtigelser og forretningsgange.
Sekretariatet beklager, at det først fremsendte regnskab varbehæftet med tastefejl, men gør opmærksom på, at regnskabet for Miljø- ogForsyningsudvalgets område fremstår korrekt i kommunens trykte og godkendteregnskab.
Miljøkontrollen beklager, at der er opstået tvivl omfortolkningen af en ansøgning om kapitalbevilling. Endvidere harMiljøkontrollen undersøgt en række tilgodehavender, og det har efterfølgendeværet nødvendigt at opgive et tilgodehavende. Endeligt har Miljøkontrollenforetaget en mindre rettelse i en forretningsgang.
SAGSBESKRIVELSE
Revisionsdirektoratet har 21. juli 2003 afgivet sitprotokollat vedrørende revisionen af årsregnskab 2002 for Miljø- ogForsyningsforvaltningen, Sekretariatet og Miljøkontrollen.
Nedenfor er anført Miljø- og Forsyningsforvaltningensforslag til Miljø- og Forsyningsudvalgets besvarelse af revisionsprotokollatet.Besvarelsen følger strukturen og overskrifterne i revisionsprotokollatet.
1. Indledning
Revisionsdirektoratet anfører, at det fremsendte regnskabfor 2002 flere steder var behæftet med fejl.
Sekretariatet skal beklage, at det fremsendte ikke varfejlfrit. Det skal dog bemærkes, at der var tale om tastefejl ogafrundingsdifferencer i forbindelse med overførslen af tal fra en KØR-rapporttil et word-dokument. Fejlene havde ingen betydning for de afgivneregnskabsforklaringer og regnskabet i øvrigt.
Endvidere anfører Revisionsdirektoratet, at Miljø- ogForsyningsforvaltningen i samarbejde med Økonomiforvaltningen foretogkorrektioner til det fremsendte regnskab, uden at fremsende en ny udgave afregnskabet til Revisionsdirektoratet, der efterfølgende måtte anmode om korrektioner,så regnskabet blev i overensstemmelse med KØR-regnskabsrapporteringen.
Det er korrekt, at der blev foretaget korrektioner aftabelopstillingerne i regnskabet i samarbejde med Økonomiforvaltningen. Detteskyldes hovedsageligt, at der efter fremsendelsen til Revisionsdirektoratet ogØkonomiforvaltningen blev ændret praksis for forklaring af bevægelser påfunktion 8.05 Forskydninger i likvide aktiver. Sekretariatet beklager, at der ikkestraks da rettelserne forelå blev fremsendt en ny udgave af regnskabet tilRevisionsdirektoratet, men skal dog gøre opmærksom på, at der via mail af 8.maj 2003 blev fremsendt en ny udgave, der blev gennemgået sammen medRevisionsdirektoratet. I samarbejde med Revisionsdirektoratet blev Sekretariatetopmærksom på yderligere nogle enkelte tastefejl, der efterfølgende blev retteti Økonomiforvaltningens dokument, således at det trykte regnskab fremtræderkorrekt.
Udviklingen i kvaliteten af kommunens regnskabsforvaltning.
Revisionsdirektoratet anmoder om status for Miljø- ogForsyningsforvaltningens aktiviteter i arbejdet med forbedring af kvaliteten afkommunens regnskabsforvaltning og spørger i den forbindelse, om de nævnte seksaktiviteter er dækkende. De nævnte aktiviteter er:
1) Forbedring af KE's regnskabsprognose
2) Afstemning mellem Axapta og KØR
3) Opstilling af model for beregning af finansforskydninger
4) Udarbejdelse og opdatering af alle forretningsgange i forholdtil rammebilagene
5) Afholdelse af temamøder/kurser om kommunale budget- ogregnskabsregler
6) Opfølgning på kapitalbevillinger.
Ad 1 og 2) Arbejdet med forbedring af KE'sregnskabsprognoser og afstemning mellem Axapta og KØR har været fulgt af enarbejdsgruppe bestående af repræsentanter for Københavns Energi,Økonomiforvaltningen og Sekretariatet, der har fokuseret på forbedring af KE'sregnskabsprognoser. I den forbindelse blev der tilføjet yderligere aktiviteter,der havde til formål at højne kvaliteten af regnskabsforvaltningen. Dennearbejdsgruppe afsluttede sit arbejde d. 12. februar 2003. Af vedlagtestatusnotater fremgår det, hvilke aktiviteter arbejdsgruppen har beskæftigetsig med.
Miljø- og Forsyningsudvalget har herudover d. 11. august2003 iværksat en handlingsplan, der har til formål at forbedre kvaliteten ogeffektiviteten i KE's arbejde med økonomirapportering og økonomistyring.
Ad 3) Arbejdet foretages i Københavns Energi, og detforventes at en model vil kunne bruges første gang i forbindelse medregnskabsprognosen pr. 30. september 2003.
Ad 4) Som det også fremgår af protokollatet harMiljøkontrollen udarbejdet forretningsgange i forhold til rammebilagene, ogdisse er fremsendt til Revisionsdirektoratet med brev af 13. januar 2003.
I Københavns Energi er det et vigtigt indsatsområde atudarbejde og opdatere forretningsgange. Det forventes, at de vigtigsteforretningsgange kan præsenteres for Revisionsdirektoratet ultimo november, ogvære implementeret i begyndelsen af 2004.
Sekretariatet mangler stadig at udarbejde en række forretningsgange.Det forventes, at arbejdet hermed afsluttes i 2003.
Ad 5) Økonomiforvaltningen er i efteråret 2002 begyndt atafholde kurser om kommunale budget- og regnskabsregler, hvor medarbejdere fraMiljø- og Forsyningsforvaltningen har mulighed for at deltage. Herudoverdrøfter Miljø- og Forsyningsforvaltningens Sekretariat efter behov relevanteemner på det økonomiske område med Miljøkontrollen og Københavns Energi. Derhar eksempelvis været afholdt møder om kapitalbevillinger og budgetprocessen.
Miljø- og Forsyningsforvaltningen vil løbende vurderebehovet for yderligere kurser/temamøder.
Ad 6) Miljø- og Forsyningsudvalget modtager løbenderegnskaberne for afsluttede kapitalbevillinger og 2-3 gange årligt en oversigtover igangværende kapitalbevillinger. Sekretariatet har overfor KE indskærpettidsfristerne for aflæggelse af disse regnskaber, og der udestår ikke kapitalbevillingervedrørende 2002, der burde have været regnskabsforklaret.
Miljøkontrollen
3.4 Anlæg
Revisionsdirektoratet anfører, at Miljøkontrollen foranlægsregnskabet K 01-41 har afgivet ukorrekte oplysninger om bevillingsbeløb.
Borgerrepræsentationen vedtog 29. marts 2001 at foretageoprydning af jordforurening på 125 børnehaver. Den samlede udgift blev afMiljøkontrollen skønnet til 8,9 mio. kr. Af indstillingens resume fremgår det,at der "med denne indstilling ansøges om en kapitalbevilling på (…) 8,9 mio.kr.". I indstillingen søges i to særskilte at-punkter om henholdsvis enkapitalbevilling på 8,2 mio. kr. til oprydning og 0,7 mio. kr. til aflønning.Økonomiforvaltningen har imidlertid registreret bevillingen i økonomisystemetsom en kapitalbevilling på 8,2 mio. kr.
Misforståelsen skyldes muligvis, at det af resumeetudarbejdet af Borgerrepræsentationens sekretariat fremgår, at der er givetkapitalbevilling på 8,2 mio. kr., selvom indstillingen blev godkendt i sinhelhed, og at det heri klart fremgår, at der tænkes anvendt i alt 8,9 mio.kr.
Miljøkontrollen har gennem hele sagsforløbet været af denopfattelse, at der blev ansøgt om en kapitalbevilling, hvorved der kunneafholdes udgifter for 8,9 mio. kr. på Miljøkontrollens anlægsbevilling.Miljøkontrollen medgiver, at fejlen muligvis skyldes, at at-punkterne var foruklart formuleret i indstillingen.
I den forbindelse skal det nævnes, at Miljø- ogForsyningsforvaltningen i 2001 og 2002 har fremsendt lignende indstillinger tilBorgerrepræsentationen, hvorefter der er modtaget besked fraØkonomiforvaltningen om fornøden bevilling på det saml ede beløb.
Miljøkontrollen vil i fremtidige bevillingsansøgninger sørgefor, at det til kapitalbevillingen ansøgte beløb fremstår entydigt.
3.6 Status og eventualforpligtelser mv.
I forbindelse med gennemgangen af eventualforpligtelser,diverse udlæg, henstår 4 beløb, bogført i juli 2002.
Miljøkontrollen oplyser, at det drejer sig om fireudestående fakturaer, udstedt i forbindelse med Miljøfestival 2002.Miljøkontrollen ser sig nødsaget til at afskrive et af beløbene, i alt 2.487kr., idet firmaet er ophørt.
Efter fornyet henvendelse vil to debitorer foretageindbetaling straks, medens det fjerde beløb vedrører Royal Award. Sidstnævntebeløb modregnes efter aftale i den betaling Miljøkontrollen skylder Royal Awardfor afholdelse af tegnekonkurrence for børn.
Forretningsgangsbeskrivelser
Ifølge Miljøkontrollens forretningsgangsbeskrivelse skal derforetages interne kasseeftersyn efter behov. Revisionsdirektoratet harkonstateret, at dette ikke er sket i 2002, hvorfor det anbefales, atMiljøkontrollens forretningsgangsbeskrivelse ændres, således at det årligtforetages mindst ét eftersyn.
Miljøkontrollen meddeler, at dette vil blive gjort straks.Forretningsgangen fremsendes til Revisionsdirektoratet til orientering.
ØKONOMI
Ingen konsekvenser
MILJØVURDERING
Ingen konsekvenser
HØRING
Ingen
BILAG
Revisionsdirektoratetsprotokollat nr. 21/2002
Miljøkontrollens udtalelse af18. august 2003
Til Revisionsdirektoratetfremsendes endvidere:
Statusnotat for KE's opgaveromkring regnskabsprognoser m.v. af 10. juli 2003
Handlingsplan til forbedringaf KE's økonomirapportering og –styring
Peter Elsman
/ JensBalslev