Revisionsprotokollat vedrørende kontaktledelse i Københavns Kommune

DAGSORDEN

for ordinært møde mandag den 25. juni 2001

6. Revisionsprotokollat vedrørende kontaktledelse i Københavns Kommune

MFU 159/2001 J.nr. F 1100-10/01

Miljø- og Forsyningsforvaltningen indstiller,

at Miljø- og Forsyningsudvalget tager nærværende redegørelse for overvejelserne i Miljø- og Forsyningsforvaltningen til efterretning.

Revisionsdirektoratet har bedt om Miljø- og Forsyningsudvalgets udtalelse til de principielle problemstillinger, der rejses i direktoratets protokollat om kontraktledelse i Københavns Kommune.

Miljø- og Forsyningsforvaltningen er én af de tre forvaltninger i kommunen, som endnu ikke har indført kontraktledelse.

Forvaltningens overvejelser er endnu meget foreløbige, blandt andet fordi forvaltningens fremtidige struktur først er ved at være bragt endeligt på plads.

Kontraktledelse vurderes dog bedst egnet som styringsredskab over for enheder, der ikke er underlagt væsentligt politisk fokus, og hvis ydelser og opgaver er ensartede, på forhånd kendte og afgrænsede og med et stort volumen.

Der vurderes således både at være dele af forvaltningen, hvor kontraktledelse vil kunne være relevant, og dele af forvaltningen, hvor kontraktledelse ikke er hensigtsmæssig.

Spørgsmålet om kontraktledelse vil blive taget op til overvejelse og drøftelse i forvaltningens direktion, blandt andet på baggrund af udvalgets drøftelse af de principielle problemstillinger.

Revisionsdirektoratet har den 31. maj 2001 afgivet et revisionsprotokollat vedrørende kontraktledelse i Københavns Kommune, og har bedt om udvalgets udtalelse til undersøgelsens principielle problemstillinger.

Baggrunden for undersøgelsen er, at Borgerrepræsentationen i maj 1997 på baggrund af en redegørelse om de personalepolitiske aktiviteter vedrørende nedbringelse af sygefraværet besluttede, at kommunen skal arbejde hen imod kontraktledelse.

Revisionsdirektoratet har blandt andet undersøgt udbredelsen af og erfaringerne med kontraktledelse i kommunen samt hvilke overvejelser, som de forvaltninger, som endnu ikke har indført kontraktledelse, måtte have gjort sig i relation hertil.

Miljø- og Forsyningsforvaltningen, Sundhedsforvaltningen og Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen har endnu ikke indført kontraktledelse, mens kommunens øvrige forvaltninger hver har indgået mellem tre og fem virksomhedskontrakter med virksomheder af ganske forskellig størrelse – varierende fra f.eks. Skatte- og Registerforvaltningen til Nicolai, Københavns Kommunes Udstillingsbygning.

Kontraktledelse indebærer, at der mellem en forvaltnings direktion og en virksomhed, institution eller enhed i forvaltningen indgås en kontrakt, som med udgangspunkt i

• en beskrivelse af virksomhedens rammevilkår i form af gældende lovgivning, bestemmelser og beslutninger og
• en kortlægning af virksomhedens opgaver og ressourcer

fastlægger hvilke mål for og krav til virksomheden der skal gælde i den periode, som virksomhedskontrakten indgås for.

Kontraktledelse er således et styringsredskab, der tvinger opdragsgiveren til at stille generelle, langsigtede mål for virksomheden og i højere grad overlade det til virksomhedens ledelse selv at vurdere, hvordan disse mål skal nås inden for de rammer, der er fastsat i kontrakten. Kontraktledelse indebærer altså, at virksomhedernes ledelser får større frihedsgrader i opgaveløsningen og at forvaltningens direktioner forpligter sig til - i højere grad end hidtil – at undlade at gå ind i enkeltsager i de enkelte virksomheder.

Revisionsdirektoratet omtaler en række problemstillinger, der må tages i betragtning ved indførelse af kontraktledelse.

• Hvis målene i virksomhedskontrakten kun omfatter en del af virksomhedens opgaver, er der risiko for, at virksomheden fokuserer ensidigt netop på disse mål, mens de opgaver, der ikke nævnes, bliver prioriteret for lavt.
• Detaljeringsgraden i virksomhedskontrakten kan blive så høj, at virksomhedens ledelse ikke i praksis har frihed til at vælge de mest effektive måder at løse virksomhedens opgaver på.
• Virksomheden vil som oftest have større viden om sine rammevilkår, opgaver og ressourcer end forvaltningens direktion. Virksomheden kan udnytte denne såkaldte asymmetriske information til at forhandle sig frem til lempelige vilkår eller til at få fastsat mål, som i højere grad er i virksomhedens end i forvaltningens og udvalgets interesse. I modsætning til en situation, hvor forvaltningens direktion til enhver tid kan ændre virksomhedens arbejdsvilkår, vil indgåelse af en virksomhedskontrakt indebære, at forvaltningens direktion må afvente kontraktperiodens udløb før kontraktvilkårene kan genforhandles.

Revisionsdirektoratets undersøgelse viser, at de forvaltninger, som har indført kontraktledelse, har fokuseret på, at virksomhederne har skullet have homogene, på forhånd kendte og afgrænsede opgaver med stort volumen.

Endvidere har det i sig selv været et kriterium for udvælgelsen, at virksomhedernes opgaver ikke skulle indebære hyppig kontakt til det politiske niveau.

Dette skyldes formentlig, at virksomhedskontrakter i almindelighed kun indebærer mulighed for periodisk justering af de fastsatte mål – nemlig i forbindelse med genforhandling – mens områder med stor politisk fokus ofte vil blive underkastet hyppig politisk revision og justering af såvel mål som opgaver og ressourcer.

Miljø- og Forsyningsforvaltningen oplyste i forbindelse med Revisionsdirektoratets undersøgelse før årsskiftet, at forvaltningen endnu ikke havde påbegyndt overvejelser eller drøftelser om kontraktledelse, da forvaltningen vurderede, at der skulle skabes klarhed om forvaltningens endelige struktur, før der kan indgås virksomhedskontrakter.

Forvaltningen fik i maj måned revisionsprotokollatet til gennemsyn, og bemærkede over for Revisionsdirektoratet, at man fortsat ikke havde påbegyndt overvejelserne om virksomhedskontrakter, selv om der på dette tidspunkt var opnået større klarhed om forvaltningens struktur end på tidspunktet for direktoratets undersøgelse, idet man aktuelt havde prioriteret andre opgaver højere.

Forvaltningen tilkendegav dog, at man var enig med Revisionsdirektoratet i, at kontraktledelse kunne være relevant inden for flere områder i Miljø- og Forsyningsforvaltningen, og at man ved først givne lejlighed ville tage emnet op til overvejelse og drøftelse i forvaltningens direktion.

Miljøkontrollen bemærker i den vedlagte redegørelse, at Miljøkontrollen i de senere år har arbejdet målrettet med at opbygge de styringsredskaber, som er en forudsætning for at indgå en virksomhedskontrakt, og at Miljøkontrollen derfor formelt ville kunne overgå til kontraktledelse uden store administrative vanskeligheder.

Kontraktledelse af Miljøkontrollen vurderes – netop derfor – ikke at ville indebære større forandringer i Miljøkontrollens tilrettelæggelse af arbejdet.

I kraft af Miljøkontrollens mangeartede opgaver og det store politiske fokus på Miljøkontrollens arbejdsfelt vil det være vigtigt, at en virksomhedskontrakt sikrer, at politiske fokusområder ikke afstedkommer utilsigtede nedprioriteringer af andre ressortområder, ligesom det må overvejes, hvordan en kontrakt på en gang kan tilgodese aktuelle politiske interesser og et stabilt råderum for virksomhedens ledelse.

Indførelse af kontraktledelse i Miljøkontrollen vil således give udvalget anledning til mere overordnet at drøfte Miljøkontrollens indsats, mens den løbende kontakt mellem Miljøkontrollen og det politiske system vil blive vanskeliggjort i kraft af, at målene og rammerne for Miljøkontrollens indsats vil ligge mere fast.

Miljøkontrollen finder derfor ikke, at der er væsentlige argumenter for at overgå til kontraktledelse.

For Københavns Energis vedkommende vurderes kontraktledelse helt overordnet at kunne spille sammen med en række af de styringsredskaber, som i stigende grad finder anvendelse i og overfor virksomheden.

Fremover vil KE f.eks. benytte bestiller-udfører-modellen i samarbejdet mellem forsyningsvirksomhedens kerneområder og KE's entreprenørselskab, KE Partner.

Ligeledes er KE's netvirksomhed omfattet af statslige benchmarks og indtægtsrammereguleringer, som vil kunne og skulle indarbejdes i en virksomhedskontrakt.

Endelig giver organiseringen af dele af KE's virksomhed i syv helejede aktieselskaber muligheder for at indarbejde resultatkrav for de enkelte virksomheder i en samlet virksomhedskontrakt for KE.

Der vurderes således både at være dele af forvaltningen, hvor kontraktledelse vil kunne være relevant, og dele af forvaltningen, hvor kontraktledelse ikke er hensigtsmæssig.

Spørgsmålet om kontraktledelse vil blive taget op til overvejelse og drøftelse i forvaltningens direktion, blandt andet på baggrund af udvalgets drøftelse af de principielle problemstillinger

-

Revisionsprotokollat af 31. maj 2001 vedrørende kontraktledelse i Københavns Kommune

Miljøkontrollens notat af 14. juni 2001 om kontraktledelse

Niels Juul Jensen

/ Peter Elsman