Retningslinier for rapportering til Miljø- og Forsyningsudvalget om aktiviteterne i kommunale fællesskaber og lignende

DAGSORDEN

for ordinært møde mandag den 25. februar 2002

7. Retningslinier for rapportering til Miljø- og Forsyningsudvalget om aktiviteterne i kommunale fællesskaber og lignende

MFU 50/2002 J.nr. 39/2002

Miljø- og Forsyningsforvaltningen indstiller,

at Miljø- og Forsyningsudvalget godkender nedenstående retningslinier for rapportering til udvalget om aktiviteterne i kommunale fællesskaber og lign.

Miljø- og Forsyningsforvaltningen foreslår, at der som supplement til Miljø- og Forsyningsudvalgets delegation til borgmester og forvaltning godkendes nogle faste retningslinier for forvaltningens rapportering til udvalget vedrørende aktiviteterne i de kommunale fællesskaber mv.

Det foreslås at retningslinierne supplerer den beskrivelse der findes i "Delegation fra Miljø- og Forsyningsudvalget til borgmesteren og Miljø- og Forsyningsforvaltningen". Retningslinierne vil være gældende for de selskaber der ikke er omfattet af retningslinierne for den kvartalsmæssig afrapportering vedr. Københavns Energis selskaber.

Retningslinierne har til formål at sikre at udvalget orienteres om aktiviteterne i selskaberne, deres regnskaber, budgetter og om begivenheder af større offentlig og politisk interesse. Med de foreslåede retningslinier sikres det, at udvalget orienteres om selskabernes aktiviteter mindst én gang årligt. Indtræffer der i løbet af året andre begivenheder i selskaberne, som kan have udvalgets interesse, skal der endvidere ske orientering herom.

Der er i forbindelse med etablering af en række 100 % ejede selskaber under København Energi udarbejdet retningslinier for en kvartalsmæssig rapportering til udvalget vedrørende aktiviteterne i selskabet. For at sikre en fokus på aktiviteterne i de kommunale fællesskaber som Københavns Kommune deltager i på miljø- og forsyningsområdet, foreslår Miljø- og Forsyningsforvaltningen at der også laves retningslinier for forvaltningens rapportering til udvalget ved aktiviteterne i disse fællesskaber.

I forbindelse med besvarelse af revisionsprotokollat nr. 38/1999 vedr. forvaltningernes administration af selskabsdeltagelse, blev der nedsat en arbejdsgruppe på tværs af forvaltningerne som udarbejdede forslag til en række retningslinier for hvornår der skal rapporteres til det politiske udvalg. Her foreslås at der skal rapporteres når:

• der foregår noget usædvanligt i selskabet
• der er væsentlige afvigelser i forhold til budget
• der skiftes regnskabsprincipper
• der skiftes revisor
• øvrige deltagere vil ændre deres engagement i selskabet
• der sker ændringer i ledelsen, eller når der vurderes af være behov for ændringer
• der i øvrigt forekommer forhold, der har offentlig/politisk interesse
• ændringer i forudsætninger i beslutningsgrundlaget
• forvaltningen får kendskab til ansvarspådragende beslutninger.

I forslaget til delegation af 7. februar 2002, er det med hensyn til kommunale fællesskaber og lign. foreslået hvilke sager som skal behandles i udvalget, kan varetages af borgmesteren eller kan varetages af forvaltningen. Ifølge forslaget omfatter udvalgets opgavevaretagelse bestyrelsesarbejde og lignende med væsentlige, principielle og politiske problemstillinger, sager der skal forelægges Borgerrepræsentationen til godkendelse såsom oprettelse, nedlæggelse eller væsentlige omdannelser af fælleskommunale selskaber, fonde mv. Forslaget til delegation ses derfor som værende i god overensstemmelse med anbefalingen fra den ovennævnte arbejdsgruppe.

Miljø- og Forsyningsforvaltningen foreslår, at ovenstående suppleres med følgende retningslinier gældende de kommunale fællesskaber og andre selskaber på miljø- og forsyningsområdet som kommunen deltager i og hvortil Borgerrepræsentationen har udpeget politiske medlemmer af selskabernes bestyrelser mv.:

• I forbindelse med aflæggelse af årsregnskaber i selskaberne udarbejdes en kort rapport for det enkelte selskab indeholdende væsentlige nøgletal og aktiviteter i det forløbne år. Rapporten skal ikke blot indeholde nøgletal om budget, omsætning, investeringer mv., men også nøgletal der fortæller noget om virksomhedens produktion. Endelig skal rapporten kort referere større begivenheder i selskabet i regnskabsåret.
• I forbindelse med større beslutninger, investeringer eller andre begivenheder af offentlig/politisk interesse kan der efter beslutning i udvalget gennemføres møder med virksomheden eller arrangeres besigtigelse på virksomheden.
• Udvalget skal orienteres om, hvordan forvaltningen sikrer, at selskaberne inddrages i planlægning og i realiseringen af kommunens planer, f.eks. affaldsplan, spildevandsplan mv.
• At der i forbindelse med selskabernes fastlæggelse af budget sker en orientering om beslutninger der har eller kan få indflydelse på kommunens budget, gebyrer mv. (R98 takster, bidrag til forbrændingsanlæg, spildevandsbidrag, varmepriser mv.). Udvalget skal endvidere orienteres, hvis der sker væsentlige afvigelser eller justering af selskabernes budgetter.
• At udvalgets medlemmer modtager årsberetninger, regnskaber og informationsmateriale, som lægges i udvalgsmapperne efterhånden som materialet modtages i forvaltningen.

Retningslinierne har til formål at sikre at udvalget orienteres om aktiviteterne i selskaberne, deres regnskaber, budgetter og om begivenheder af større offentlig og politisk interesse. Med de foreslåede retningslinier sikres det, at udvalget orienteres om selskabernes aktiviteter mindst én gang årligt.

Ingen

Ingen

Oversigt over valg til bestyrelser, suppleanter, valg af delegerede mv. for perioden 2002 – 2005.

Peter Elsman