Besvarelse af revisionsprotokollat nr. 19/2003 vedrørende Københavns Energi
Besvarelse af revisionsprotokollat nr. 19/2003 vedrørende Københavns Energi
Miljø- og Forsyningsudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde mandag den 23. august 2004
7. Besvarelse af revisionsprotokollat nr. 19/2003 vedrørende Københavns Energi
MFU 186/2004
INDSTILLING
Miljø- og Forsyningsforvaltningen indstiller,
at Miljø- og Forsyningsudvalget tiltræder, at nedenfor angivne sagsbeskrivelse kan afgives som udvalgets svar på revisionsprotokollat nr. 19/2003 vedrørende årsregnskabet for 2003 for KE.
RESUME
Revisionsdirektoratet afgiver i sit protokollat bemærkninger og anbefalinger vedrørende bl.a. tilrettelæggelsen af processen for udarbejdelse af årsrapporten, arbejdsgange vedrørende lønberegning og dagpengerefusion samt beskrivelsen af grundlaget for og usikkerheden i beløbsangivelserne i KE's kapitalbevillingsansøgninger.
KE oplyser, at man selv finder årsrapportens kvalitet højere end tidligere, og at man forventer at kunne forbedre både proces og indhold i årets løb. Man vil udarbejde og tyd eliggøre de omtalte forretningsgange på personaleområdet. Endelig oplyser KE, at der i løbet af det sidste år er sket en yderligere strukturering af arbejdet med kapitalbevillingerne.
SAGSBESKRIVELSE
har den 16. juli 2004 afgivet sit årsprotokollat vedrørende revisionen af årsregnskab 2003 for Københavns Energi.
Revisionsdirektoratet fungerer som ekstern
revisor i forhold til Københavns Energi, og reviderer KE Forsyningens regnskab
i henhold til de kommunale regler.
Regnskabet er endvidere revideret af KPMG
C. Jespersen, der af Miljø- og Forsyningsudvalget er udpeget som intern revisor.
Den interne revision omfatter KE
Forsyningens regnskab og kasse- og regnskabsvæsen, herunder bl.a.
kundeafregningssystemet. Desuden reviderer den interne revision årsregnskaberne
i den forsyningspligtige elnetvirksomhed i KE Forsyningen i overensstemmelse
med bestemmelserne i årsregnskabsloven, ligesom der ydes assistance med skatteregnskaberne.
KPMG's revision omfatter ikke KE
Forsyningens lønforvaltning, der ligesom den endelige bevillingskontrol og
gennemgang af de særlige anlægsregnskaber forestås af Revisionsdirektoratet.
Med henblik på at opstille et regnskab for
hele KE-koncernen efter ensartede regnskabsprincipper er der udarbejdet et
koncernregnskab, der omfatter såvel aktieselskaberne som den kommunale del af
KE. Dette koncernregnskab er udarbejdet efter årsregnskabslovens regler.
Lovgivningen kræver alene, at der
udarbejdes regnskab efter årsregnskabsloven for aktieselskaberne og
el-forsyningen. For gas-, varme-, vand- og afløbsforsyningen er udarbejdelsen
af et årsregnskab efter årsregnskabslovens principper ikke lovpligtig.
KPMG's revision har taget udgangspunkt i
regnskabet efter årsregnskabsloven.
Revisionsdirektoratet har i
revisionsprotokollatet fremhævet en række af den interne revisions bemærkninger
til KE's regnskab.
Nedenfor er anført Miljø- og Forsyningsforvaltningens bemærkninger til de enkelte bemærkninger i protokollatet. Besvarelsen følger strukturen, nummereringen og overskrifterne i revisionsprotokollatet.
2.1.3 Opfølgning på
tidligere afgivne revisionsprotokollater m.v.
Når den interne revision har afgivet anbefalinger i sine
revisionsprotokollater og management letters indarbejder KE disse i en såkaldt
"Task Target list". I forbindelse med et protokollat fra den interne revision
har KE oplistet 128 opgaver, hvoraf 63 er løst. Af de uafsluttede opgaver
vedrører 6 opgaver med overskredet deadline den såkaldte input-/outputmodel.
Opgørelsen af uløste opgaver på "Task Target"-listen må ikke forveksles med de opgørelser, som Miljø- og Forsyningsudvalget tidligere har modtaget. Miljø- og Forsyningsudvalget har det seneste år fulgt arbejdet med sidste års "Task Target"-liste i forbindelse med de kvartårlige afrapporteringer af handlingsplanen til forbedring af arbejdet med regnskabsprognoser, budgetter og regnskaber, der blev igangsat i august 2003. Arbejdet med sidste års liste er i al væsentlighed gennemført.
2.1.4.3
Pensionsforhold
Revisionsprotokollatet omtaler problemstillingen vedrørende
de meget forskelligartede afregningsforhold for tjenestemænd i KE, afhængig af,
om disse er ansat i KE's elforsyning, KE Forsyning i øvrigt, udlånt til
dattervirksomhederne eller overført til Lynettefællesskabet. Den interne
revision har noteret sig, at KE har sat ressourcer ind på at etablere overblik
over området efter såvel de kommunale som årsregnskabslovens regler.
2.1.4.5 Proces for
årsrapportens udarbejdelse
Det nævnes i revisionsprotokollatet, at processen for
udarbejdelsen af årsrapporten kunne forbedres ved mere struktureret planlægning
og opfølgning, og anbefaler at planlægning, dokumentation og fastlæggelse af
ansvarsforhold prioriteres højere næste år.
KE anfører hertil, at årsrapporten vedrørende 2003 er den
første, som i væsentligt omfang er udarbejdet af KE selv, og at der er sket et
kvalitetsmæssigt løft i forhold til tidligere. KE forventer at kunne fortsætte
denne positive udvikling vedrørende proces og indhold frem til afgivelsen af
årsrapporten for 2004.
2.1.5 Indtægtsramme
Revisionsprotokollatet omtaler, at KE har et tilgodehavende
hos forbrugerne i form af den akkumulerede underdækning på 272 mio. kr. ultimo
2003, som i henhold til en afviklingsprofil udarbejdet af KE forventes afdraget
med 49 mio. kr. i 2004 og 58 mio. kr. i 2005. KE har søgt Energitilsynet om
tilladelse til at udstrække opkrævningen til efter 2005. Den interne revision
anfører, at værdiansættelsen af underdækningen forudsætter at der opnås
dispensation og at der er politisk vilje til at gennemføre opkrævningen.
KE bemærker, at regnskabsprognosen efter 2. kvartal 2004
forudsiger, at opkrævningen af underdækningen vil blive reduceret i 2004. Der
drøftes i øjeblikket en ny prisregulering mellem branchen og myndighederne, som
kan få konsekvenser for mulighederne for at opkræve den historiske
underdækning.
2.2.2.2. Udviklingen
i økonomistyringen
Revisionsdirektoratet omtaler kommunens værktøj til benchmarking af økonomistyringen i kommunens institutioner og spørger til, hvordan institutioner i forvaltningen, der har deltaget i 2. runde af benchmarkingen, er blevet indplaceret. Endvidere udbeder Revisionsdirektoratet sig handlingsplanerne for, hvordan de pågældende institutioner vil arbejde videre med at forbedre og udvikle økonomistyringen.
KE oplyser, at man blev placeret på niveau 3, Aktivitetsstyring, og således lever op til det kvalitetsniveau, som er fastsat for kommunens forvaltninger og større institutioner. KE finder, at der er gennemført væsentlige forbedringer af KE's økonomistyring, men at der fortsat er en række områder, der gradvist skal forbedres.
Miljø- og Forsyningsforvaltningen kan endvidere henvise til, at KE siden august 2003 har gennemført en handlingsplan for forbedring af arbejd et med regnskabsprognoser, budgetter og regnskaber. Arbejdet med handlingsplanen har været fulgt af den interne revision og Miljø- og Forsyningsforvaltningens sekretariat, og er løbende blevet afrapporteret til Miljø- og Forsyningsudvalget. Planen er stort set gennemført, og Miljø- og Forsyningsudvalget skal nu drøfte, om der er grund til at fastlægge en ny handlingsplan, hvis fremdrift skal følges af udvalget, eller om det fortsatte arbejde med at forbedre økonomistyringen skal finde sted i KE's eget regi.
2.2.2.3 Forretningsgangsbeskrivelser,
jf. Kasse- og Regnskabsregulativet
Revisionsdirektoratet omtaler i protokollatet, at det er fastsat i kommunens kasse- og regnskabsregulativ, at der skal udarbejdes supplerende og uddybende rammebilag til regulativet med retningslinier for de enkelte økonomiske og administrative områder.
Forvaltningerne skal påse, at institutionerne udarbejder og vedligeholder forretningsgangsbeskrivelser, og ledelsen i den enkelte institution har ansvaret for at disse forretningsgangsbeskrivelser og arbejdsbeskrivelser overholdes og vedligeholdes.
Revisionsdirektoratet gør særlig opmærksom på, at forretningsgangsbeskrivelser skal fremsendes til udtalelse i Revisionsdirektoratet inden iværksættelse, og understreger forretningsgangsbeskrivelsernes betydning for en korrekt og hensigtsmæssig løsning af de budget- og regnskabsmæssige opgaver.
Revisionsdirektoratet har bedt alle forvaltninger om at udarbejde
- ajourførte lister over udarbejdede forretningsgangsbeskrivelser, jf. kasse- og regnskabsregulativet,
- ajourførte lister over øvrige forretningsgangsbeskrivelser og
- lister over manglende forretningsgangsbeskrivelser.
Der vedlægges de ønskede lister dækkende KE.
2.2.4.1 Lønberegning
Revisionsdirektoratet har gennemgået en række personalesager
i KE, og bemærker, at der er behov for en bedre arbejdsgang for at fremme
overskueligheden, da oplysninger om bankkonti og skattekort ikke opbevares i
personalesagerne. Endvidere har Revisionsdirektoratet kontrolleret, om KE
behandler attestationslister (kontrol af de ansattes tilstedeværelse) korrekt,
og har fundet eksempler på, at disse lister ikke er blevet kontrolleret af en
afdelingsleder, ikke er underskrevet eller at opfølgningen på bemærkninger til
listerne ikke fremgår af sagen.
KE vil snarest dokumentere arbejdsgangen for skattekort og
bankoplysninger over for Revisionsdirektoratet. Endvidere vil man tydeliggøre
forretningsgangen for attestationslisterne.
2.2.4.2 Dagpengerefusion
Revisionsdirektoratet har under revisionen af lønområdet –
der ses at have omfattet hele Miljø- og Forsyningsforvaltningen - kontrolleret
om forvaltningen modtager den dagpengerefusion fra medarbejdernes
bopælskommune, som man i tilfælde af bl.a. sygefravær af mere end 14 dages
varighed er berettiget til.
Revisionsdirektoratet opfordrer KE – og i øvrigt resten af
forvaltningen – til at tilrettelægge en forretningsgang, der sikrer, at
sygefravær rettidigt bliver anmeldt til bopælskommunen. Miljø- og
Forsyningsforvaltningen er enig i behovet for en forretningsgang på området og
vil tage initiativ til, at de tre institutioner under forvaltningen samarbejder
om udarbejdelsen af forretningsgangsbeskrivelser, tilpasset de konkrete forhold
i den enkelte institution. KE har allerede udarbejdet en intern skriftlig
forretningsgang for dagpengerefusion, som vil indgå i dette arbejde.
2.2.5 Anlæg
Revisionsdirektoratet behandler løbende regnskabsforklaringerne til afsluttede anlægsbevillinger, og har i årets løb konstateret væsentlige merforbrug på flere projekter til etablering af fjernvarmeledninger, begrundet i ændringer i projektforløbet i forhold til det projektforslag, som Borgerrepræsentationen har vedtaget.
Revisionsdirektoratet har tidligere, i et protokollat fra 1994, fundet, at KE i betragtning af den erfaring, der er indhøstet i forbindelse med tidligere arbejder, burde have været opmærksom på sådanne, omkostningsforøgende forhold, og Revisionsdirektoratet anmoder om, at KE i forbindelse med udarbejdelsen af projektforslag, beskriver grundlaget for udregningen af bevillingsbeløbet og størrelsen af eventuelle usikkerheder og forbehold.
Miljø- og Forsyningsforvaltningen er enig i vigtigheden i, at indstillinger om kapitalbevilling beskriver grundlaget for udregningen af bevillingsbeløbet og størrelsen af eventuelle usikkerheder og forbehold. KE har i sit svar anført, at der er udarbejdet forretningsgange, der beskriver processer og krav til kapitalbevillingerne og som indeholder skabeloner til udarbejdelse af bevillingsansøgninger.
Der er for de fire fjernvarmeprojekter, som Revisionsdirektoratet har fremhævet, tale om projekter, godkendt i årene 1994-1999, og afsluttet i 2002. Det er Miljø- og Forsyningsforvaltningens opfattelse, at der siden 1999 er sket mange forbedringer af indstillingernes kvalitet, herunder også i specifikationsgraden af bevillingsbeløbet. Således indeholder de syv seneste indstillinger fra KE om kapitalbevilling, der har været forelagt Miljø- og Forsyningsudvalget i maj/juni 2004, alle budgetposter til f.eks. projektering, tilsyn, idriftsættelse og uforudsete udgifter, mens det er kendetegnende for de fire fremhævede fjernvarmeprojekter fra 1994-1999, at der alene er opgjort et samlet beløb for det enkelte projekt eller delprojekt.
Miljø- og Forsyningsudvalget har, netop på baggrund af
merforbruget på de nævnte fire fjernvarmeprojekter, der blev forelagt Miljø- og
Forsyningsudvalget den 9. dece
Hvor Miljø- og Forsyningsudvalget således tidligere alene fik forelagt en kommenteret oversigt over afsluttede anlægsregnskaber, har Miljø- og Forsyningsudvalget fra og med 2003 fået forelagt kopi af regnskabsforklaringerne sammen med en oversigt, der viser bevillingsbeløb, forbrug og afvigelse, dels absolut, dels opgjort i procent (MFU 98/2003). Denne ændring af proceduren har gjort det muligt for udvalget at følge nærmere op på projekterne, hvilket er sket i en række tilfælde i 2003 og 2004, hvor udvalget har bedt om supplerende forklaringer. Endelig har den øg ede fokus på anlægsregnskaberne betydet, at forvaltningen og udvalget har haft lejlighed til at drøfte og beslutte ændringer i procedurerne. Således har Københavns Energi på foranledning af, at der blev konstateret merforbrug på tre kapitalbevillinger, ændret praksis for at sikre, at der søges tillægsbevilling, så snart der kan forudses budgetoverskridelse på de enkelte projekter (MFU 136/2003).
Konsekvenser for
borgerne
Indstillingen har ingen konsekvenser for borgerne.
ØKONOMI
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser
MILJØVURDERING
Indstillingen har ingen miljømæssige konsekvenser
BILAG:
Revisionsprotokollat nr. 19/2003
KE's bemærkninger af 5. august 2004
Lister over forretningsgange i KE