Besvarelse af revisionsprotokollat nr. 18/2003 vedrørende Sekretariatet og Miljøkontrollen

Miljø- og Forsyningsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde mandag den 23. august 2004

 

 

6.      Besvarelse af revisionsprotokollat nr. 18/2003 vedrørende Sekretariatet og Miljøkontrollen

 MFU 185/2004

INDSTILLING

Miljø- og Forsyningsforvaltningen indstiller,

at Miljø- og Forsyningsudvalget tiltræder, at nedenfor angivne sagsbeskrivelse kan afgives som udvalgets svar på revisionsprotokollat nr. 18/2003 vedrørende årsregnskabet for 2003 for Sekretariatet og Miljøkontrollen.

 

RESUME

Revisionsdirektoratet påpeger, at der har været fejl i det fremsendte regnskab, og at de foreslåede korrektioner i et enkelt tilfælde ikke er indarbejdet korrekt. Revisionsdirektoratet giver i sit protokollat desuden bemærkninger og anbefalinger vedrørende bl.a. forretningsgange for dagpengerefusion, indberetning af B-indkomst vedrørende lægeerklæringer samt procedurerne for momsafregning. Endelig påpeger Revisionsdirektoratet, at der som følge af de mange afvigelser i forhold til bevillingsbeløbene fortsat er behov f or at forbedre Miljøkontrollens økonomistyring.

Miljø- og Forsyningsforvaltningens sekretariat og Miljøkontrollen har beklaget fejlene og vil følge Revisionsdirektoratets anbefalinger. Det fremgår af besvarelsen, at Miljøkontrollen er enig i, at økonomistyringen altid kan forbedres, men at der er reelle og gode forklaringer på mindreforbrugene for mange af selv de store afvigelser.

SAGSBESKRIVELSE

Revisionsdirektoratet har den 16. juli 2004 afgivet sit årsprotokollat vedrørende revisionen af årsregnskab 2003 for Miljø- og Forsyningsforvaltningens sekretariat og Miljøkontrollen.

Nedenfor er anført Miljø- og Forsyningsforvaltningens bemærkninger til de enkelte bemærkninger i protokollatet. Besvarelsen følger strukturen, nummereringen og overskrifterne i revisionsprotokollatet.

1. Indledning

Revisionsdirektoratet anfører, at det fremsendte regnskab for 2003 på flere punkter var behæftet med fejl og ikke i overensstemmelse med rapporteringen i KØR. Revisionsdirektoratet henvendte sig til forvaltningen, og fik oplyst, at Miljø- og Forsyningsforvaltningen i samarbejde med Økonomiforvaltningen ville indarbejde Revisionsdirektoratets forslag til rettelser i et nyt regnskab. Revisionsdirektoratet har efterfølgende konstateret, at korrektionerne i et enkelt tilfælde ikke er indarbejdet korrekt.

Miljø- og Forsyningsforvaltningen har overfor Revisionsdirektoratet erkendt og beklaget, at der ved indarbejdelsen af korrektionerne er sket en fejl, idet en udgiftspost på side 183 i det endelige regnskab rettelig skulle have været 245.966 kr. og ikke 248.966 kr. Der er alene tale om en tastefejl, der ikke har betydning for de afgivne forklaringer.

Miljø- og Forsyningsforvaltningen skal beklage, at der har været fejl i det fremsendte regnskab, og at ikke alle korrektionerne er indarbejdet korrekt. 

2. Sekretariatet

Revisionsdirektoratet har under revisionen af lønområdet – der ses at have omfattet hele Miljø- og Forsyningsforvaltningen - kontrolleret om forvaltningen modtager den dagpengerefusion fra medarbejdernes bopælskommune, som man i tilfælde af bl.a. sygefravær af mere end 14 dages varighed er berettiget til.

I ét ud af fire tilfælde, hvor Sekretariatet var berettiget til refusion, har man ikke opnået denne, idet skemaet ikke er blevet afleveret rettidigt.

Sekretariatet skal beklage fejlen, der skyldes fravær på grund af længerevarende sygdom.

Det skal dog for god ordens skyld – men uden at dette skal betragtes som en undskyldning for fejlen - nævnes, at der i det tilfælde, hvor Sekretariatet ikke opnåede refusion, var tale om en medarbejder bosat i Københavns Kommune. Umiddelbart modsvares den manglende refusion til Sekretariatet altså af en sparet udgift for Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen.

Revisionsdirektoratet opfordrer Sekretariatet – og i øvrigt KE og Miljøkontrollen – til at tilrettelægge en forretningsgang, der sikrer, at sygefravær rettidigt bliver anmeldt til bopælskommunen. Miljø- og Forsyningsforvaltningen er enig i behovet for en forretningsgang på området og vil tage initiativ til, at de tre institutioner under forvaltningen samarbejder om udarbejdelsen af forretningsgangsbeskrivelser, tilpasset de konkrete forhold i den enkelte institution.

Revisionsdirektoratet påpeger med henvisning til Miljø- og Forsyningsforvaltningens redegørelse af 5. december 2003 om arbejdet med afstemning og specifikation af relevante statuskonti, at Sekretariatet ikke har dateret og underskrevet afstemningen i overensstemmelse med den skabelon, som er omtalt i besvarelsen, og henstiller til, at dette fremover finder sted.

Sekretariatet vil sørge for at afstemningsskabelonen følges, således at det fremgår, hvem der har afstemt statuskonti og vurderet materialet og hvornår dette har fundet sted.

3. Miljøkontrollen

Ved revision af Miljøkontrollens årsregnskab har Revisionsdirektoratet fundet, at det, når Miljøkontrollen betaler læger for udfærdigelsen af lægeerklæringer, ikke er blevet noteret som udbetalt B-indkomst i KØR, selv om det fremgår af Miljøkontrollens forretningsgang vedrørende indtastningen af fakturaer, at dette skal finde sted.

Miljøkontrollen bekræfter, at man i tre tilfælde ikke har indberettet betalingen af lægeerklæringer á 100 kr. pr. stk. som B-indkomst for de læger, der har modtaget betalingen. Miljøkontrollen beklager dette og vil sørge for, at forretningsgangen følges fremover.

Også for Miljøkontrollens vedkommende opfordrer Revisionsdirektoratet til at der udarbejdes en forretningsgangsbeskrivelse for anmeldelse af sygefravær til bopælskommunen.

Miljøkontrollen vil i overensstemmelse med Revisionsdirektoratets anbefalinger udarbejde en forretningsgang for dagpengerefusion.

Revisionsdirektoratet påpeger, at der er sket en fejl ved momsafregningen for september måned, som indebærer at Miljøkontrollen er blevet opkrævet 162.214 kr. i renter ved for sen afregning. Fejlen skyldes blandt andet, at opgørelsen har været sendt direkte til Told og Skat i stedet til Økonomiforvaltningen, der forestår momsafregningen på kommunens vegne.

Miljøkontrollen oplyser, at momsopgørelsen på grund af en fejl i adressen ikke sendt til Økonomiforvaltningen, men derimod sendt til Told og Skat, der lidt uforståeligt ikke reagerede på fejlposten, før betalingsdatoen var overskredet. Efterfølgende opkrævede Told og Skat renter for for sen betaling. Miljøkontrollen beklager ekspeditionsfejlen og har ændret proceduren i forbindelse med momsafregning, så den efterfølgende foretages og kontrolleres af to personer inden afsendelse.

Revisionsdirektoratet rapporterer endelig i protokollatet om en række væsentlige afvigelser mellem bevillings- og regnskabstal, der er nærmere forklaret i regnskabet for 2003. Revisionsdirektoratet bemærker, at der som følge af de mange afvigelser i forhold til bevillingsbeløbene fortsat er behov for at forbedre økonomistyringen.

Miljøkontrollen har i det vedlagte bidrag til besvarelsen erklæret sig enig i, at økonomistyringen generelt set altid kan forbedres. Miljøkontrollen er dog ikke enig i Revisionens antagelse om, at der skulle være den ovennævnte sammenhæng mellem antallet af afvigelser og graden af økonomistyring.

Miljøkontrollen mener, at det er relevant at se på årsagen til mindreforbrugene, inden der konkluderes på økonomistyringen. Som Revisionen selv refererer i protokollatet, er der på flere af de store afvigelser reelle og gode forklaringer på mindreforbrugene (sen udmøntning af støjpuljen, konservativ budgettering på jordoprensningsområdet, tidsmæssige forskydninger i projekternes aktiviteter m.m.).

For Miljøkontrollen er god økonomistyring et spørgsmål om, hvorvidt der er en sammenhæng mellem institutionens miljømål, de anvendte ressourcer og den (miljø-)effekt, som vores aktiviteter har. Dermed kommer økonomistyring til at handle om i hvilket omfang den ønskede effekt opnås, og om det sker på den mest omkostningseffektive måde.

4. Udviklingen i økonomistyringen

Revisionsdirektoratet omtaler kommunens værktøj til benchmarking af økonomistyringen i kommunens institutioner og spørger til, hvordan institutioner i forvaltningen, der har deltaget i 2. runde af benchmarkingen, er blevet indplaceret. Endvidere udbeder Revisionsdirektoratet sig handlingsplanerne for, hvordan de pågældende institutioner vil arbejde videre med at forbedre og udvikle økonomistyringen.

Miljøkontrollen, som har deltaget i benchmarkingens 2. runde, oplyser, at Miljøkontrollen opfylder nøgleområde 6 "Tilpasning af aktivitet og kapacitet", men også at der på område 5 mangler opfyldelse af visse krav. Som følge af manglerne på område 5 placeres Miljøkontrollen på niveau 2, Finansiel Kontrol.

Miljøkontrollen har indført et miljøledelsessystem, der skal sikre kontinuerlige forbedringer i såvel det miljøfaglige arbejde som det administrative arbejde. Dette gør sig også gældende på økonomiområdet, hvor Miljøkontrollen i 2003 har udviklet handlingsprogrammer for 2004, der sigter på at løfte Miljøkontrollens placering i benchmarkingen . Der vedlægges en oversigt over handlingsprogrammer samt eksemplet på et handlingsprogram. I efteråret 2004 vil Miljøkontrollen udarbejde nye handlingsprogrammer for 2005 ud fra samme model.

5. Forretningsgangsbeskrivelser, jf. Kasse- og Regnskabsregulativet

Revisionsdirektoratet omtaler i protokollatet, at det er fastsat i kommunens kasse- og regnskabsregulativ, at der skal udarbejdes supplerende og uddybende rammebilag til regulativet med retningslinier for de enkelte økonomiske og administrative områder.

Forvaltningerne skal påse, at institutionerne udarbejder og vedligeholder forretningsgangsbeskrivelser, og ledelsen i den enkelte institution har ansvaret for at disse forretningsgangsbeskrivelser og arbejdsbeskrivelser overholdes og vedligeholdes.

Revisionsdirektoratet gør særlig opmærksom på, at forretningsgangsbeskrivelser skal fremsendes til udtalelse i Revisionsdirektoratet inden iværksættelse, og understreger forretningsgangsbeskrivelsernes betydning for en korrekt og hensigtsmæssig løsning af de budget- og regnskabsmæssige opgaver.

Revisionsdirektoratet har bedt alle forvaltninger om at udarbejde

-         ajourførte lister over udarbejdede forretningsgangsbeskrivelser, jf. kasse- og regnskabsregulativet,

-         ajourførte lister over øvrige forretningsgangsbeskrivelser og

-         lister over manglende forretningsgangsbeskrivelser.

Der vedlægges de ønskede lister dækkende henholdsvis forvaltningen, Sekretariatet og Miljøkontrollen.

Som det fremgår af oversigten over forretningsgange i Miljø- og Forsyningsforvaltningen og i Sekretariatet mangler de fleste formelle forretningsgange for Miljø- og Forsyningsforvaltningen og for Sekretariatet at blive udarbejdet. Forvaltningen har i stedet fastsat tidsplaner og procedurer for f.eks. udarbejdelse af institutionernes bidrag til budget og regnskabsprognoser i forbindelse med indkaldelsesskrivelserne.

Miljø- og Forsyningsforvaltningen forventer, at en del af de manglende forretningsgangsbeskrivelser kan udarbejdes til ikrafttræden i 2004, mens de resterende forventes udarbejdet i 2005.

Færdiggørelsen af forretningsgangsbeskrivelsen for Miljø- og Forsyningsforvaltningens budgetprocedure afventer beslutningen om en ny budgetmodel. Det kan endvidere blive nødvendigt at udsætte udarbejdelsen af visse forretningsgangsbeskrivelser, indtil der er klarhed over Københavns Energis relation til Miljø- og Forsyningsforvaltningen og kommunens fremtidige forvaltningsstruktur.

Miljøkontrollen har udarbejdet de i Kasse- og regnskabscirkulæret påkrævede forretningsgange, dog mangler rammevilkårene for kreditkort at blive indarbejdet i Forretningsgangen for oprettelsen af konti og formuepleje (5b). Dette vil blive gjort snarest. De opdaterede forretningsgange kan findes online på KKnet2 under Miljøkontrollen.

Miljøkontrollen bemærker, at man har valgt at iværksætte forretningsgangene uden at afvente Revisionens bemærkninger hertil. Forretningsgangene er fremsendt til Revisionsdirektoratet i begyndelsen af 2003.

Konsekvenser for borgerne

Indstillingen har ingen konsekvenser for borgerne.

 

ØKONOMI

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser

 

 

MILJØVURDERING

Indstillingen har ingen miljømæsige konsekvenser

 

BILAG:

Revisionsprotokollat nr. 18/2003

Miljøkontrollens bemærkninger af 26. juli 2004, med bilag 1 vedr. benchmark

Miljøkontrollens oversigt over handlingsprogrammer samt eksempel på et handlingsprogram

Lister over forretningsgange i Miljø- og Forsyningsforvaltningen og Sekretariatet

Lister over forretningsgange i Miljøkontrollen

&nbs p;

 

Peter Elsman                                           /                     Jens Balslev