Miljø- og Forsyningsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde mandag den 15. marts 2004

 

 

10.      Behandling af personoplysninger i KE's kundeafregningssystem

 MFU 60/2004

INDSTILLING

Miljø- og Forsyningsforvaltningen indstiller,

at Miljø- og Forsyningsudvalget godkender, at der i forbindelse med KE's kundeafregningssystem kan ske behandling af personoplysninger, hvis Datatilsynet ikke har bemærkninger hertil.

 

 

RESUME

KE anvender kundeafregningssystemet SAP/i-su som IT-system, og KE's sagsbehandlere har i fritekstfelter mulighed for at notere specifikke forhold, herund­er følsomme/private oplysninger om kunderne, som benyttes i forbindelse med inkas­sation af kundernes udeståender.

I henhold til § 47 i "Regulativ for IT-sikkerhed i Københavns Kommune" skal beslutning om behandling af personoplysninger træffes af Miljø- og Forsyningsudvalget, og der skal foretages anmeldelse til Datatilsynet inden iværksættelse af behandlinger, jf. § 43 i Lov om behandling af personoplysninger.

 

SAGSBESKRIVELSE

KE tog i juni 2002 kundeafregningssystemet SAP/i-su i brug.

Kundeafregningssystemets indeholder oplysninger vedrørende KE's kunder, der aftager el, gas, varme, vand og afløbsydelser fra KE. Behandlingen betegnes kundeafregning, hvis formål er registrering af KE kunders energi­forbrug, efterfølgende kundefakturering og registrering af betaling.

Behandlingen bliver foretaget ved registrering af kundenavn på forsyningsadresse, måling af energiforbrug, kundefakturering og inkassation. Oplysninger om kunders foreningsmæssige forhold - boligforeninger og lignende - bliver også registreret.

Oplysningerne overføres til og behandles af medarbejdere i KE, som er beskæftiget med kundeafregning.

KE har hidtil antaget, at kundeafregningssystemet ikke skulle anmeld­es til Datatilsynet.

Kundeafregningssystemet indeholder imidlertid nogle fritekstfelter, hvor KE's sagsbehandlere specielt i forbindelse med inkassation af forfaldne tilgodehavender noterer oplysninger, som kan have betydning for inkassationen, jf. bilag 1.

Datatilsynet har derfor oplyst, at eftersom der kan noteres oplysninger om kunders private forhold i de pågældende fritekstfelter, burde systemet have været anmeldt til Datatilsynet ved ibrugtagning i juni 2002 i henhold til § 43 i Lov om behandling af personoplysninger, jf. bilag 2.

I henhold til § 47 i "Regulativ for IT-sikkerhed i Københavns Kommune" er det Miljø og Forsyningsudvalget, der træffer beslutning om behandling af personoplysning­er, samt afgør til hvilket formål og med hvilke hjælpemidler, der må foretages behandling, jf. bilag 3.

De personoplysninger, der indgår i behandlingen, skal eventuelt indgå i den løbende statistikproduktion, som foretages i Københavns Statistiske Kontor, samt revisionen, der foretages i Revisionsdirektoratet for Københavns Kommune.

Endvidere vil personoplysningerne indgå i den løbende behandling af indsigtsanmod­ninger og klagesager.

Københavns kundeafregningssystem indgår i behandlingen, hvor Miljø- og Forsyningsforvaltningen er systemansvarlig.

Udkast til anmeldelse til Datatilsynet er vedlagt som bilag 4.

 

MILJØVURDERING

-

ØKONOMI

-

ANDRE KONSEKVENSER

-

HØRING

-

BILAG

Bilag 1: Skærmprint af skærmbilleder i KE's kundeafregningssystem

Bilag 2: § 43 fra Lov om behandling af personoplysninger

Bilag 3: Kapitel 13 fra Regulativ for IT-sikkerhed i Københavns Kommune

Bilag 4: Udkast til anmeldelse til Datatilsynet

 

 

Peter Elsman                      /

Niels Juul Jensen