Afrapportering af fremdriften i KE's handlingsplan

DAGSORDEN

for ordinært møde mandag den 14. juni 2004

8. Afrapportering af fremdriften i KE's handlingsplan

MFU 148/2004

Miljø- og Forsyningsforvaltningen indstiller,

at Miljø- og Forsyningsudvalget tager KE's notat om fremdriften i handlingsplanen til forbedring af arbejdet med regnskabsprognoser, budgetter og regnskaber til efterretning.

Udsat.

Som et led i handlingsplanen fra august 2003 til forbedring af økonomistyringen i KE skal udvalget hvert kvartal, i forbindelse med regnskabsprognoserne, have en status for arbejdet.

KE har nu afsluttet arbejdet med handlingsplanen, med undtagelse af opgaven vedrørende opstilling af en "input-output"-model, der har voldt flere vanskeligheder end forventet og er blevet væsentligt forsinket i forhold til planen.

Sekretariatet indstiller fortsat, at det senest i august måned, i forbindelse med udvalgets behandling af revisionsprotokollatet vedrørende regnskabet for 2003, drøftes, om det videre arbejde med forbedring af KE's økonomistyring skal samles i en ny handlingsplan med nye opgaver og fokusområder.

Fastlæggelsen af en eventuel ny handlingsplan på dette tidspunkt vil gøre det muligt at fastsætte indholdet og tidsfristerne i planen således, at den understøtter arbejdet med opfølgningen på det nye revisionsprotokollat, og sikrer fokus på de områder, hvor arbejdet med regnskabsprognosen pr. 20. juli måtte vise, at KE fortsat har brug for styrkelse af økonomistyringen.

Miljø- og Forsyningsudvalget tog på udvalgsmødet den 11. august 2003 en handlingsplan for forbedring af KE's arbejde med regnskabsprognoser, budgetter og regnskaber til efterretning. Samtidig tiltrådte udvalget et forslag til opfølgning på handlingsplanen, som blandt andet indebærer, at der i forbindelse med hver regnskabsprognose gives en redegørelse til udvalget om fremdriften i arbejdet, bekræftet af KE's interne revisorer.

Handlingsplanens formål er at forbedre kvaliteten og effektiviteten i KE's arbejde med økonomirapportering og økonomistyring ved - blandt meget andet - at udarbejde faste instrukser for månedsafslutninger, sikre månedsopdelingen af KE's budgetter, foretage systematisk opfølgning på revisionsprotokollater og udarbejde og implementere forretningsgange.

Som et led i handlingsplanen holdes udvalget løbende orienteret om udviklingen i arbejdet med at forbedre økonomirapporteringen. Udvalget får hvert kvartal – sammen med regnskabsprognoserne – forelagt en redegørelse om fremdriften i arbejdet, bekræftet af KE's interne revisorer.

Vedlagt denne indstilling er KE's redegørelse af 22. april 2004 om fremdriften af handlingsplanen.

Det fremgår af KE's redegørelse, at de tre opgaver, som i januar 2004 stod umiddelbart for at blive afsluttet, nu også er afsluttet som planlagt. Det gælder blandt andet projektet vedrørende periodeinstruksen (udarbejdelsen af instrukser for månedsafslutninger), og udarbejdelsen af de ti væsentligste forretningsgange.

Ligeledes er delprojektet vedrørende risikovurdering, der var forsinket ved sidste afrapportering, blevet afsluttet tre måneder før planlagt.

Tilbage står alene opgaven vedrørende "input-output"-modellen, som skal tilvejebringe grundlaget for en mere præcis periodisering af køb og salg af ydelser. Ifølge handlingsplanen fra august 2003 skulle dette projekt have været afsluttet med udgangen af december 2003, men KE har stadig problemer med at henføre forbrugsdata fra afregningsmåneden til forbrugsmåneden, som vil være en forudsætning for at beregne det kundernes forbrug og nettabet præcist. KE oplyser, at SAP-systemet ikke er i stand til at levere de nødvendige data, og at også andre forsyningsvirksomheder har tilsvarende problemer med SAP-systemet.

Det fremgik af afrapporteringen i januar, at KE's direktion har særlig fokus på denne uløste opgave. Det er på nuværende tidspunkt KE's forventning, at der vil kunne opnås en acceptabel løsning på problemet inden for de kommende 2-3 måneder.

KE's interne revisor, KPMG, har i løbet af 2003 løbende og stikprøvevis fulgt KE's arbejde med handlingsplanen. I konsekvens af, at størstedelen af opgaverne blev afsluttet med årsskiftet, har KPMG's kontrol i 2004 dog alene omfattet selve afrapporteringen af fremdriften i handlingsplanen. KPMG vurderer, at KE's afrapportering giver en passende beskrivelse af status for arbejdet, men oplyser dog, at KPMG ikke kan vurdere, om der vil kunne findes en løsning på "input-output"-projektet inden for den foreslåede løsningshorisont.

KE har sideløbende med handlingsplanen arbejdet med opgaverne i den såkaldte Task Target-liste, som KE har brugt til at følge op på revisionens anbefalinger og henstillinger. Af oprindeligt 114 opgaver på listen udestod 13 opgaver ved udgangen af 2003. Heraf har KE nu løst yderligere 8, således at der tilbagestår 5.

Udvalget vil i forbindelse med næste regnskabsprognose i august 2004 få en ny status for arbejdet med den sidste, uløste opgave i handlingsplanen.

Da udvalget ligeledes i august 2004 skal behandle revisionsprotokollatet vedrørende regnskabet for 2003, foreslår Sekretariatet endvidere, at udvalget til den tid drøfter, om det videre arbejde med forbedring af KE's økonomistyring skal samles i en ny handlingsplan med nye opgaver og fokusområder.

Fastlæggelsen af en ny handlingsplan på dette tidspunkt vil give mulighed for, at planen understøtter arbejdet med opfølgningen på det nye revisionsprotokollat, samtidig med, at planen vil kunne sætte fokus på eventuelle områder, hvor arbejdet med kvartalsregnskaber og regnskabsprognoser måtte vise, at KE fortsat har brug for styrkelse af økonomistyringen.

Handlingsplanen skal sikre grundlaget for en forbedring af KE's regnskabsprognoser og budgetlægning, hvilket vil sikre hurtigere og sikrere opfølgning på budgetafvigelser og større overblik over KE's økonomiske situation.

-

KE's notat af 22. april 2004 om opfølgning på fremdrift af handlingsplan

KPMG's skrivelse af 6. maj 2004

Peter Elsman / Jens Balslev