Drøftelse af redegørelse om finansforskydninger i Københavns Energi

DAGSORDEN

for ordinært møde mandag den 14. maj 2001

2. Drøftelse af redegørelse om finansforskydninger i Københavns Energi

MFU 116/2001 J.nr. F 6312-3/01

Miljø- og Forsyningsforvaltningen indstiller,

at Miljø- og Forsyningsudvalget tiltræder nedenstående redegørelse med bilag om finansforskydningerne i KE, herunder de iværksatte tiltag, som fremover skal sikre en tilfredsstillende økonomistyring i KE og en tilfredsstillende rapportering til Miljø- og Forsyningsforvaltningen, så denne kan opnå fuld indsigt i KE´s økonomi.

I forlængelse af drøftelserne om problemerne i relation til KE´s regnskabsaflæggelse har udvalget på sit møde den 30. april 2001 bedt om at få en fuld redegørelse for forløbet, problemernes karakter, og hvad der skal gøres for at rette op på forholdene.

I et notat af 2. april 2001, som blev drøftet på udvalgets møde samme dag, er udvalget blevet orienteret om, at der er iværksat en række tiltag, som skal sikre, at der skabes en tilfredsstillende kvalitet i data-flowet omkring bogholderifunktionerne og dermed en tilfredsstillende rapportering, budgetopfølgning og økonomistyring. Spørgsmålet om finansforskydningerne blev igen sat på dagsordenen for udvalgets møde den 30. april 2001, hvor udvalget fik endnu en redegørelse af 26. april 2001 om hændelsesforløbet ved regnskabsaflæggelsen for KE.

Det fremgår af vedlagte redegørelse for status på fokusområderne inden for økonomistyring, at Københavns Energi for regnskabsåret 2000 har trukket 717,8 mio. kr. mere end forventet på kommunens kasse.

I redegørelsen findes en specifik opgørelse over finansforskydningen, der kan opstilles således

Som det fremgår er 663 mio. kr. af de 717,8 mio. kr. tilgodehavender, som er opstået på grund af for sen eller manglende opkrævning. 545 mio. kr. af disse er på nuværende tidspunkt indbetalt. Der ventes ikke tab på de resterende 118 mio. kr., der hovedsageligt vedrører forbrugsdebitorer. Det er dog vanskeligt på nuværende tidspunkt at fastslå, hvornår de indbetales. Fra medio april har rykkerproceduren kørt normalt for storkunder (el/gas), fra ultimo april for fjernvarmekunder og for småkunders vedkommende forventes det, at alle kunder er inde i normal rykkerprocedure fra august måned. Rykkerkørslerne har indtil nu indbragt 26 mio. kr.

Herefter mangler forklaring på et beløb af 54 mio. kr. I dette beløb indgår problemer med grænsesnittet mellem de to forskellige regnskabssystemer som KE for første gang skal forelægge regnskab efter i 2000, årsregnskabsloven og det kommunale regnskabssystem, samt et beløb på 72 mio. kr. og 97 mio. kr. som skyldes permanente ændringer.

I KØR og AXAPTA anvendes der forskellige regnskabsprincipper. F.eks. er der i AXAPTA hensat til forventede tab på debitorer, mens man i KØR alene registrerer konstaterede tab på debitorer. Det medfører en forskellig behandling af en række regnskabsposter, som det er aftalt med Økonomiforvaltningen, at de to forvaltninger sammen skal søge at opklare realøkonomien i og bogføringen af. Det kan have betydning for de overførte midler på det takstfinansierede område.

For at sikre den videre drift af virksomheden, er det aftalt med Økonomiforvaltningen, at de to sager kører i to forskellige spor, således at der kører en tillægsbevillingssag og en bogføringssag, som naturligvis vil påvirke hinanden ved årets udgang.

De uafklarede problemstillinger omkring forskellen i principperne mellem årsregnskabslovens bestemmelser og de kommunale principper vil i denne situation ikke påvirke kommunens kasse, men er et spørgsmål om bogføring på finans eller drift. Men det har betydning for selve driftsresultatet, og dermed hvad der reelt ville kunne overføres af ubrugte midler mellem regnskab 2000 og 2001.

Dette giver sammenhængen til tillægsbevillingen, som er tiltrådt af Miljø- og Forsyningsudvalget, men ikke af Borgerrepræsentationen. I overensstemmelse med de kommunale bevillingsregler er Økonomiforvaltningen indstillet på - med baggrund i en indstilling fra Miljø- og Forsyningsudvalget - at foreslå Økonomiudvalget at lade tillægsbevillingen bortfalde og i stedet optage et lån. Tillægsbevillingssagen (BR 172/01) overførte 90 mio. kr. fra regnskab 2000, samt et netto mindreforbrug på 56,6 mio. kr., som for en dels vedkommende er brugt til ekstraordinært afdrag på gæld. KE vil således kunne låne op til 90 mio. kr. Når bogføringssagen er på plads, vil de nødvendige korrektioner blive bogført i regnskab 2001.

I den ovenfor nævnte redegørelsen af 2. april 2001 er listet ti områder, hvor der er iværksat aktiviteter, som har til formål at skabe forretningsgange og principper, der skal sikre, at der kan rapporteres til forvaltningen, så denne får en tilfredsstillende indsigt i KE´s økonomi og virkningen på kommunens økonomi. I vedlagte redegørelse for status for fokusområder inden for økonomistyring er der redegjort for status for de forskellige initiativer.

I forbindelse med de forsinkede opkrævninger hos kunderne er der opstået et rentetab for kommunen, som for 2001 skønsmæssigt er beregnet til 6,3 mio. kr. Heraf er de 1.7 mio. kr. rentetab på moms, afgifter og statsafgifter jf. vedlagte bilag.

Direktionen i KE har på baggrund af problemerne i forbindelse med aflæggelsen af regnskabet for KE anmodet revisorfirmaet KPMG om at foretage en gennemgang af de styringsmæssige problemer i KE.

Af revisors vedlagte redegørelse, som redegør for sagens forløb, fremgår det, at organisatoriske og systemmæssige vanskeligheder er årsagen til problemerne med økonomistyringen.

KE har som følge af Københavns kommunes overordnede politiske modstand mod elreformen først på et sent tidspunkt påbegyndt arbejdet med implementering af elforsyningsloven.

Vedtagelsen af el-forsyningsloven har krævet betydelige strukturændringer i KE. Beslutningen om, at el-aktiviteten skulle forblive som en del af den kommunale forvaltning, har stillet KE overfor kravet om både at skulle aflægge regnskab efter årsregnskabsloven og efter de kommunale regler. Det har stillet væsentligt ændrede krav til regnskabsføring og rapportering.

Oveni dette har KE brugt mange ressourcer til arbejdet med fusionen med Sjællandske kraftværker og afsat mange ressourcer til forberedelsen og implementeringen af den sammenlægning af KE og KV, som blev vedtaget på Borgerrepræsentationens møde den 1. marts i år.

Rent systemmæssigt har der blandt andet været store problemer med implementeringen af et nyt afregningssystem FAS, som skulle leveres af Columbus Partner A/S. Udvalget er tidligere orienteret om disse vanskeligheder og har været inddraget i processen om det indgående forlig med Columbus.

Revisor påpeger som en årsag til problemerne også, at styring og vejledning af medarbejderne i den vanskelig omstruktureringsproces har været mangelfuld.

Der har ikke i økonomifunktionerne været de fornødne ressourcer tilstede til at klare de mange komplekse problemstillinger.

Revisor konkluderer at for at sikre den fremtidige økonomistyring i KE, er det blandt andet nødvendigt at få en klar struktur og opgavefordeling i økonomiafdelingen og afdelinger, der leverer data til økonomiafdelingen. Det er nødvendigt at tilføre yderligere ressourcer til økonomiafdelingen, og det må sikres, at der nu bliver kontinuitet og ro om medarbejdernes arbejdsgange.

Miljø- og Forsyningsforvaltningen og Københavns Energi erkender, at selvom omstillingsprocessen har krævet ekstraordinært mange ressourcer, så burde man samtidig have fokuseret langt stærkere på den daglige økonomistyring og have tilført flere ressourcer hertil.

Ved gennemgangen af hændelsesforløbet er der ikke indikationer af, at enkeltpersoner har påført KE tab.

Det skal beklages, at Miljø- og Forsyningsudvalget ikke er blevet tættere informeret om de komplekse problemstillinger, KE har arbejdet med i år 2000.

I rapporten fra revisor understreges det , at KE som følge af sin opsplitning i både kommunal forvaltning og aktieselskaber har en yderst kompleks rapporteringsstruktur, som næppe har nogen fortilfælde.

I både KE og i Miljø- og Forsyningsforvaltningen har der gennem de sidste år, hvor de store strukturelle omvæltninger er sket, været udskiftninger i direktioner og blandt ledere i økonomiafdelingerne. Dette har sandsynligvis medvirket til at forstærke problemerne.

I tilknytning til de kvartårlige redegørelser om KE`s aktieselskaber, som udvalget vil få i henhold til en indstilling tiltrådt den 19. marts i år, vil der også blive givet en redegørelse for KE, Energiforsyningen.

Miljø- og Forsyningsforvaltningen har primo maj i år indskærpet overfor Københavns Energi og Miljøkontrollen, at frister for afgivelse af regnskaber skal overholdes, og at der skal ske orientering af Miljø- og Forsyningsforvaltningen, når forhold af stor betydning udvikler sig anderledes end forventet.

Det påhviler herefter Miljø- og Forsyningsforvaltningen at informere såvel borgmesteren som Miljø- og Forsyningsudvalget.

Af revisors vedlagte redegørelse fremgår det, at de initiativer, som KE allerede har sat i værk, kan sikre, at der fremover vil være en forsvarlig styring af KE´s økonomi.

Revisor fremhæver, at det vil være hensigtsmæssigt, hvis der kan etableres en struktur, hvor KE i forhold til kommunen får en selvstændig likviditet og en selvstændig bogføringskreds. Miljø- og Forsyningsforvaltningen vil sammen med Økonomiforvaltningen tage kontakt til Indenrigsministeriet for at drøfte dette spørgsmål.

Miljø- og Forsyningsforvaltningen mener, at disse tiltag kombineret med vedvarende fokus fra ledelsen på økonomiområdet og varig arbejdsro i organisationen kan sikre en forsvarlig styring af KE´s økonomi fremover.

Niels Juul Jensen

/ Robert G. Hansen