Besvarelse af revisionsprotokollat nr. 30/2000 vedrørende årsregnskabet for Københavns Energi

DAGSORDEN

for ordinært møde mandag den 13. august 2001

4. Besvarelse af revisionsprotokollat nr. 30/2000 vedrørende årsregnskabet for Københavns Energi

MFU 176/2001 J.nr. F 6522-1/01

Miljø- og Forsyningsforvaltningen indstiller

at Miljø- og Forsyningsudvalget tiltræder vedlagte besvarelse af revisionsprotokollat nr. 30/2000 vedrørende årsregnskabet for 2000 for Københavns Energi (KE).

Revisionsdirektoratet foretager i protokollatet en gennemgang af KE's interne revisions rapportering og fremhæver, at KE's bogholderi, regningsudskrivning, afstemningsprocedurer og ledelsesrapportering ikke har fungeret tilfredsstillende i 2000.

Herudover har KE ikke opfyldt aftaler om færdiggørelse af opgaver i relation til bemærkninger i revisionsprotokollatet for 1999, og det er på den baggrund Revisionsdirektoratets opfattelse, at vurderingen af kompleksiteten i KE's opgaver, styringsbehovet og orientering til de ansvarlige har været undervurderet. Opgavevaretagelsen fremtræder utilfredsstillende og lever ikke op til, hvad der kan forventes af en offentlig ejet virksomhed af KE's størrelse.

Revisionen henstiller, at Miljø- og Forsyningsforvaltningen i samarbejde med Økonomiforvaltningen foretager en nærmere analyse og vurdering af grundlaget for KE's regnskabsprognose i 2000 med henblik på at vurdere, om de konstaterede forhold bør have afsmittende virkning for kommunens generelle arbejde med regnskabsprognoser.

I besvarelsen erklærer KE sig enig i, at regnskabsføringen og bogholderiet ikke har fungeret tilfredsstillende og redegør for de igangværende bestræbelser på at rette op på forholdet. KE erkender, at man burde have fokuseret stærkere på økonomistyringen og erklærer sig – med beklagelse – enig i, at opgavevaretagelsen i 2000 ikke har været tilfredsstillende. Endelig beklager KE, at man ikke har levet op til de indgåede aftaler vedrørende sidste års revisionsprotokollat, og lover hurtigst muligt at bringe sagen i orden.

Det fremgår af besvarelsen, at man løbende afrapporterer til Miljø- og Forsyningsudvalget om udviklingen på en række fokusområder, og at den interne revision i maj måned har udarbejdet en redegørelse til Miljø- og Forsyningsudvalget, der analyserer årsagerne til, at opgavevaretagelsen har været utilfredsstillende. Det nævnes, at det er den interne revisions vurdering, at det er uhensigtsmæssigt at bruge ressourcerne i KE's økonomiafdeling på en yderligere gennemgang af hændelsesforløbet, idet dette vil svække muligheden for at overholde tidsterminerne for løsningen af de fremadrettede løsninger.

Da grundlaget for regnskabsprognosen i oktober 2000 så åbenlyst har været utilfredsstillende er Miljø- og Forsyningsforvaltningen ikke overbevist om, at en nærmere undersøgelse af grundlaget vil kunne bidrage til en højnelse af niveauet af kommunens generelle arbejde med og anvendelse af regnskabsprognoser.

Revisionsdirektoratet har afgivet sit protokollat vedrørende revisionen af KE`s årsregnskab for 2000.

Idet en del af den kommunale del af KE (elnettet) skal aflægge regnskab efter årsregnskabsloven, samtidig med, at de nyetablerede, kommunalt ejede aktieselskaber er etableret med en fælles administration, er det aftalt, at den statsautoriserede revisor som reviderer aktieselskaberne og elforsyningsvirksomheden i henhold til årsregnskabsloven samtidig fungerer som intern revision i KE Energiforsyningen.

Det er således KPMG, som reviderer KE's regnskab, kasse- og regnskabsvæsen samt årsregnskabet og som yder assistance med skatteregnskabet, mens det er Revisionsdirektoratet, der reviderer lønforvaltningen og som forestår bevillingskontrollen og gennemgangen af særlige anlægsregnskaber.

Fra den interne revisions rapportering fremhæver Revisionsdirektoratet blandt andet bemærkningerne om

• at bogholderiet generelt ikke har fungeret tilfredsstillende i 2000, idet der ikke har kunnet foretages rettidige registreringer og løbende afstemninger, og at visse af disse svagheder stadig eksisterer i 2001 og først forventes afhjulpet i løbet af 2001,
• at KE i 2000 måtte stoppe regningsudskrivningen i kundeafregningssystemet FAS og genoptage driften af det gamle system, Mantis, hvilket har givet anledning til problemer med blandt andet at afstemme bogføringen og matche indbetalinger med fakturaer,
• at ibrugtagningen af regnskabssystemet Axapta i forlængelse af vedtagelsen af en ny organisationsstruktur har betydet, at systemet kun har kunnet sættes i drift med begrænset funktionalitet, og at blandt andet projektstyringsdelen kun delvis er sat i drift ultimo 2000,
• at afstemningen mellem regnskabssystemet Axapta og KØR-systemet har været præget af store udredningsproblemer, således at KØR-regnskabet for KE Energiforsyningen ikke er retvisende,
• at der ikke har været foretaget ledelsesrapportering om den økonomiske udvikling til KE's direktion i 2000, ligesom der ikke har været udarbejdet gængse budgetter,
• at fordelingen af balanceposter mellem forretningsområderne el, gas og varme ved hjælp af fordelingsnøgler i stedet for konsekvent fordeling af hver enkelt transaktion ikke er tilfredsstillende.

Revisionsdirektoratet fremhæver herudover i protokollatet en række af den interne revisions bemærkninger til enkelte regnskabsposter.

Revisionsdirektoratet hæfter sig endelig ved, at den interne revision har anført, at der i 2000 er anvendt uforholdsmæssigt store udgifter til ekstern assistance vedrørende IT, bogholderi og regnskabsaflæggelse.

Revisionsdirektoratet anfører, at man har drøftet revisionsstrategi, revisionsplaner og resultatet af den udførte revision med den interne revision, men at Revisionsdirektoratet på grund af den sene regnskabsafslutning endnu ikke har gennemgået arbejdspapirerne.

Revisionsdirektoratet følger op på sin undersøgelse sidste år og konstaterer, at man endnu ikke har modtaget de i Kasse- og Regnskabsregulativet foreskrevne forretningsgangsbeskrivelserne for KE. Direktoratet anmoder om en redegørelse om, hvornår kravet vil blive opfyldt.

Revisionsdirektoratet har ikke færdiggjort revisionen af KE's regnskabsføring i KØR. Revisionen vil først blive afsluttet, når KE har foretaget de nødvendige afstemninger mellem de to regnskabssystemer.

Revisionen påpeger, at man ikke er autoriseret til regnskabssystemet Axapta og derfor ikke har kunnet foretage afstemning af de likvide beholdninger i forbindelse med det uanmeldte kasseeftersyn.

Revisionsdirektoratet efterlyser desuden resultatet af den afstemning af 27 konti, som direktoratet havde udbedt sig allerede i forbindelse med revisionsprotokollatet for 1999, samt regnskabsforklaringer for tre betingede driftsbevillinger, som Direktoratet var stillet i udsigt i besvarelsen af revisionsprotokollatet for 1999.

Det er på baggrund af de ovennævnte problemer med KE's regnskab og økonomistyring samt vanskelighederne med at overholde indgåede aftaler vedrørende bemærkninger i tidligere protokollater Revisionsdirektoratets opfattelse, at vurderingen af kompleksiteten i KE's mange opgaver, styringsbehovet og orientering til de ansvarlige har været undervurderet. Opgavevaretagelsen fremtræder utilfredsstillende og lever ikke op til, hvad der kan forventes af en offentlig ejet virksomhed af KE's størrelse.

Revisionsdirektoratet nævner, at de økonomiske forhold i KE har været behandlet indgående i Miljø- og Forsyningsudvalget, senest på mødet den 25. juni 2001.

Revisionen hæfter sig ved, at det på baggrund af regnskabsprognosen ultimo oktober 2000 blev konkluderet, at kontrollen med de økonomiske problemer var på plads, hvilket som bekendt ikke var tilfældet.

På den baggrund henstiller Revisionsdirektoratet til, at Miljø- og Forsyningsforvaltningen i samarbejde med Økonomiforvaltningen foretager en nærmere analyse og vurdering af grundlaget for KE's regnskabsprognose i 2000. Det skal analyseres, hvorvidt prognosetallene er udarbejdet i overensstemmelse med principperne for kommunens budget-, bogholderi- og regnskabsforvaltning. Blandt disse principper, som skal lægges til grund for regnskabsprognoserne nævner Revisionsdirektoratet

- forløbet af budgettets poster,

- kriterier for udgifter og indtægter,

- periodisering,

- tidstro registrering,

- likviditetsvirkning og

- kvalificerede skøn over forventet regnskab, understøttet af pålidelige systemer.

Revisionsdirektoratet ønsker på dette grundlag, at det vurderes, om de konstaterede forhold bør have afsmittende virkning for kommunens generelle arbejde med og anvendelse af regnskabsprognoser, som er et grundlæggende element i økonomistyringen.

I sin besvarelse erklærer KE sig enig i, at regnskabsføringen og bogholderiet ikke har fungeret tilfredsstillende, og redegør for de igangværende bestræbelser på at rette op på forholdet.

KE oplyser, at afstemningen mellem Axapta og KØR-systemet er under udarbejdelse og ventes afsluttet ultimo august 2001. Der har været afholdt møde med Økonomiforvaltningen og er aftalt et møde med Revisionsdirektoratet for at sikre en korrekt behandling af de principielle spørgsmål om forskelle i regnskabspraksis (mellem årsregnskabsloven og det kommunale regnskabssystem) som afstemningsarbejdet indeholder.

KE oplyser endvidere, at man gennem kvartalsvis fakturering af den interne handel mellem KE-selskaberne og successiv lukning af regnskabsperioder har forbedret mulighederne for rettidig registrering og løbende afstemning.

Endvidere har man fra KE's økonomiafdelings side skærpet opmærksomheden med konteringen mellem de forskellige forsyningsarter, men påpeger dog samtidig, at ikke alle transaktioner kan henføres til én forsyningsart.

KE bekræfter, at man har haft store udgifter til konsulenter i forbindelse med IT-projekter, implementering af FAS, afslutning af regnskabsåret m.v., og anfører, at der også i 2001 vil være store udgifter til konsulenter, dog ikke i samme omfang som 2000.

KE vil snarest udarbejde en redegørelse for processen med at tilvejebringe og implementere forretningsgange til Revisionen.

KE forventer, at forretningsgangsbeskrivelserne vil foreligge inden udgangen af 2002. KE påpeger som begrundelse for det lange implementeringsforløb er, at det gamle KV og det gamle KE benytter forskellige økonomisystemer helt frem til 1/1 2002.

KE beklager, at Revisionsdirektoratet ikke tidligere er blevet autoriseret til Axapta, men har nu bragt sagen i orden. Dokumentationen for kasseregistreringssystemet vil blive tilvejebragt ved Revisionsdirektoratets næste besøg.

KE beklager endvidere, at man ikke har levet op til de indgåede aftaler vedrørende færdiggørelsen af regnskabsopgaver vedrørende bemærkningerne i revisionsprotokollatet for 1999, og lover hurtigst muligt at bringe sagen i orden.

KE erkender, at man burde have fokuseret langt stærkere på den daglige økonomistyring og have tilført flere ressourcer hertil, og erklærer sig med beklagelse enig i at opgavevaretagelsen i 2000 ikke har været tilfredsstillende.

KE oplyser, at man arbejder hårdt og systematisk med at normalisere situationen, og at der sker løbende rapportering til Miljø- og Forsyningsudvalget om udviklingen på en række fokusområder. KE redegør endvidere for, at KPMG til Miljø- og Forsyningsudvalgets møde den 14. maj 2001 udarbejdet en redegørelse, der punkt for punkt analyserer de samvirkende årsager til, at opgavevaretagelsen har været utilfredsstillende. Det er KPMG's – altså den interne revisions – vurdering, at det vil være uhensigtsmæssigt at bruge ressourcer i KE's økonomiafdeling på at foretage yderligere gennemgang af hændelsesforløbet i 2000, idet det vil svække muligheden for at overholde tidsterminerne for løsningen af de fremadrettede løsninger.

KE vil naturligvis drøfte spørgsmålet om nærmere analyser af hændelsesforløbet med Revisionsdirektoratet på det oven for nævnte møde.
Miljø- og Forsyningsforvaltningen skal i tilknytning til spørgsmålet om nærmere analyser påpege, at de regnskabs- og bogholderimæssige forhold i Københavns Energi i 2000 ikke kan betegnes som typiske for kommunens forvaltninger.

Som et resultat af problemerne var en stor del af det grundlag, som Revisionsdirektoratet i protokollatet korrekt anfører bør lægges til grund for kommunens budget-, bogholderi- og regnskabsforvaltning, netop ikke tilvejebragt i KE og kan således ikke have været lagt til grund ved afgivelsen af KE's bidrag til regnskabsprognosen i oktober 2000, som således – når man ser tilbage – må betegnes som utilfredsstillende.

Miljø- og Forsyningsforvaltningen er på den baggrund ikke overbevist om, at en nærmere undersøgelse af grundlaget for KE's regnskabsprognose i oktober 2000 vil kunne bidrage til en højnelse af niveauet af kommunens generelle arbejde med og anvendelse af regnskabsprognoser.

Revisionsprotokollat nr. 30/2000

KE's udtalelse af 2. august 2001 vedrørende revisionsprotokollatet

Den interne revisions (KPMG's) redegørelse og statusrapport af 10. maj 2001 vedrørende økonomistyringen i KE Energiforsyningen (tidligere fremsendt som bilag til Miljø- og Forsyningsudvalget 116/2001)

Den interne revisions (KPMG's) revisionsprotokollater af 29. juni 2001:

- vedrørende årsregnskabet for 2000

- vedrørende åbningsbalancen pr. 1. januar 2000

Den interne revisions (KPMG's) Management Report af 29. juni 2001

Niels Juul Jensen

/ Jens Balslev