Status for opfølgningen på revisionsprotokollater
Status for opfølgningen på revisionsprotokollater
Miljø- ogForsyningsudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde mandag den 12. maj 2003
16.
MFU 107/2003
INDSTILLING
Miljø- og Forsyningsforvaltningen indstiller,
at Miljø- og Forsyningsudvalget tager Miljø- ogForsyningsforvaltningens status for opfølgningen på revisionsprotokollatervedrørende regnskabet for 2001 til efterretning.
RESUME
Revisionsudvalget har henstillet til, at de stående udvalghvert år efter nytår behandler forvaltningens opfølgning på bemærkningerne idet foregående års revisionsprotokollater.
Sekretariatet har bedt Miljøkontrollen og KE om en statusfor opfølgningen på protokollaterne fra sommeren 2002, der vedlægges tiludvalgets orientering.
Da KE i lighed med sidste år har overskredet tidsfristernefor aflæggelse af anlægsregnskaber, er der behov for, at KE sætter øget fokuspå at følge op på denne del af revisionsprotokollatet.
Miljø- og Forsyningsforvaltningen vil herudover iforbindelse med de jævnlige forelæggelser for udvalget af afsluttede og løbendekapitalbevillinger bede KE sikre, at der rettidigt aflægges anlægsregnskaberfor afsluttede projekter.
SAGSBESKRIVELSE
Revisionsudvalget har i et brev af 5. februar 2003 tilkommunens udvalg understreget udvalgenes ansvar ved behandlingen ogopfølgningen af revisionssagerne.
Revisionsudvalget henstiller til, at udvalgene sørger for,at forvaltningernes besvarelser af protokollaterne affattes fyldestgørende ogforståeligt, og at der ikke bør være tvivl om forvaltningens holdning tilrevisionssagens hovedproblemer.
Endvidere henstiller Revisionsudvalget til, at udvalgene ijanuar eller februar måned behandler forvaltningens opfølgning påbemærkningerne i det foregående års revisionsprotokollater.
Miljø- og Forsyningsforvaltningen forelagdeRevisionsudvalgets brev for Miljø- og Forsyningsudvalget på mødet den 24.februar 2003 under orienteringspunkt 12 b, som bilag til et notat af 14.februar 2003.
I notatet har Miljø- og Forsyningsforvaltningen erklæret sigenig i, at besvarelser af revisionsprotokollater skal være fyldestgørende ogskrives i et forståeligt sprog, og tilkendegivet, at forvaltningen vil haveRevisionsudvalgets henstilling for øje ved udarbejdelsen af fremtidigebesvarelser af revisionsprotokollater.
Som anført i notatet er Miljø- og Forsyningsforvaltningenendvidere indstillet på at indføre en fast procedure, hvorefter udvalget engang årligt, i januar eller februar måned, forelægges en status forforvaltningens opfølgning på bemærkningerne i det foregående års revisionsprotokollater.Nærværende indstilling indeholder status for opfølgningen pårevisionsprotokollaterne vedrørende 2001.
Da Revisionsudvalgets brev er afsendt i februar 2003, harnærværende status i sagens natur ikke kunnet forelægges udvalget så tidligt pååret, som det fremover vil være hensigten at forelægge denne status.
Denne indstilling er vedlagt kopi afrevisionsprotokollaterne for KE og Miljøkontrollen, institutionernesbemærkninger samt indstillingerne om besvarelse af protokollaterne, der blevbehandlet på mødet den 26. august 2002.
Endvidere er indstillingen vedlagt KE og Miljøkontrollensaktuelle status for opfølgningen. Nummereringen i KE's statusnotat af 4. april2003 følger nummereringen i revisionsprotokollatet, KE's bemærkninger og indstillingenfra august 2002.
Miljøkontrollens status af 18. marts 2003 giver ikke Miljø-og Forsyningsforvaltningens sekretariat anledning til bemærkninger.
Som det fremgik af Revisionsudvalgets betænkning vedrørenderegnskabet for 2001 (hvoraf side 155- 168 er vedlagt i kopi), konstateredeRevisionsudvalget på baggrund af revisionsprotokollatet vedrørendeårsregnskabet for KE Forsyning, at der var sket mange forbedringer iøkonomistyringen i KE i forhold til året før, men at der fortsat resterede endel arbejde, før økonomistyringen på det komplekse område kan betragtes somhelt tilfredsstillende.
Som det fremgår af KE's statusnotat, har KE arbejdetintensivt med opfølgningen på revisionsprotokollatet siden sidste år.Sideløbende med denne opfølgning har KE og Sekretariatet i efteråret 2002 – isamarbejde med Økonomiforvaltningen - tilvejebragt grundlaget for enrevurdering af KE's finansposter og for en forbedring af KE'sregnskabsprognoser. I sidstnævnte sammenhæng har Økonomiudvalget i øvrigt ijanuar 2003 bedt om – og fået - en status for opfølgningen på bemærkningerne irevisionsprotokollatet vedrørende KE's årsregnskab for 2000, og bedt om en fornyetstatus pr. 20. juli 2003.
Det er imidlertid sekretariatets vurdering, at KE i sinstatus mangler at omtale opfølgningen på arbejdet med rettidig afslutning afanlægsregnskaberne.
Som det fremgår af side 25 i revisionsprotokollatet,fremsendte Miljø- og Forsyningsforvaltningen i juni 2002 en række afsluttedeanlægsregnskaber fra KE til Revisionsdirektoratet. Forvaltningen angav i følgebrevet, at man var opmærksom på, atder var en væsentlig forsinkelse i aflæggelsen af regnskaberne og at man overfor KE havde indskærpet tidsfristerne i forbindelse med aflæggelse af regnskaberfor kapitalbevillinger. Revisionsdirektoratet har i revisionsprotokollatetanført, at man generelt tilslutter sig Miljø- og Forsyningsforvaltningensbemærkninger.
KE har ikke i sin status af 4. april 2003 afgivetbemærkninger til denne del af revisionsprotokollatet.
Miljø- og Forsyningsforvaltningens sekretariat har førstprimo maj modtaget de første af en række anlægsregnskaber fra KE vedrørendeet-årige, stjernemærkede anlægsbevillinger i budget 2002, som udløb vedårsskiftet.
Et rammebilag til kommunens kasse- og regnskabsregulativ fastsætter,at aflæggelse af anlægsregnskab og regnskabsforklaringer skal ske senest 3måneder efter arbejdets afslutning, og der skulle således have været aflagtregnskab for de pågældende regnskaber senest 1. april 2003.
Forholdet viser, at der er behov for, at KE sætter øgetfokus på at følge op på denne del af revisionsprotokollatet.
Miljø- og Forsyningsforvaltningen vil herudover iforbindelse med de jævnlige forelæggelser for udvalget af afsluttede og løbendekapitalbevillinger bede KE sikre, at der rettidigt aflægges anlægsregnskaberfor afsluttede projekter.
ØKONOMI
Den årlige opfølgning på revisionsprotokollater medvirkertil at fastholde forvaltningens og udvalgets fokus på økonomistyringen.
MILJØVURDERING
-
BILAG
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Peter Elsman / Jens Balslev