Tilslutning til fælles elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem (ESDH)

Miljø- ogForsyningsudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde mandag den 12. maj 2003

11.      Tilslutningtil fælles elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem (ESDH)

 MFU 102/2003

INDSTILLING

Miljø- og Forsyningsforvaltningen foreslår, at Miljø- og Forsyningsudvalgetover for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

at Miljø- og Forsyningsforvaltningen deltager iØkonomiforvaltningens, Sundhedsforvaltningens, Familie- ogArbejdsmarkedsforvaltningens og Kultur- og Fritidsforvaltningens projekt ometablering af et fælles elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem (ESDH).

RESUME

Borgerrepræsentationen besluttede på sit møde den 10. april2003 at godkende indgåelse af en kontrakt om levering og implementering af etsystem til elektronisk sagsbehandling og dokumenthåndtering (ESDH) iØkonomiforvaltningen, Sundhedsforvaltningen, Familie- ogArbejdsmarkedsforvaltningen og Kultur- og Fritidsforvaltningen (BR 155/03). Deøvrige forvaltninger er blevet tilbudt at deltage, idet det er i kommunensinteresse, at systemet inden for en forholdsvis kort tidshorisont implementeresi hele kommunen.

ESDH vil give forvaltningerne mulighed for effektiv oghurtig sagsbehandling, hvor flere vil kunne arbejde med en sag på en gang.Samtidig forbedres muligheden for at yde en hurtig og fleksibel brugerservicedet sted, hvor brugeren henvender sig. ESDH understøtter endvidererealiseringen af kommunens IT-strategi om etablering af digital forvaltning,herunder en sammenhæng mellem elektronisk selvbetjening på internettet ogdigital håndtering af data, der kommer til kommunen.

Miljø- og Forsyningsforvaltningen ønsker at tilslutte sigovennævnte fire forvaltning­­ers fællesprojekt med henblik på at deltage iimplementeringen af ESDH i Miljø- og Forsyningsforvaltningens sekretariatallerede i fase 1.

SAGSBESKRIVELSE

Økonomiforvaltningen, Sundhedsforvaltningen, Familie- ogArbejdsmarkedsforvaltningen og Kultur- og Fritidsforvaltningen har igangsat etfælles projekt med henblik på etablering af et fælles system til elektronisksagsbehandling og dokument­håndtering (ESDH). Det vil sige et system tilelektronisk opbevaring og transport af sager og dokumenter mellem personer, derer involveret i en konkret sagsbehandling. De øvrige forvaltninger er blevettilbudt at deltage, idet det er i kommunens interesse, at systemet inden for enforholdsvis kort tidshorisont implementeres i hele kommunen.

Formålet med at få etableret ESDH er bl.a.:

·       at få en mere effektiv og hurtig sagsbehandling, hvorflere vil kunne arbejde med en sag på en gang, og samtidig opnå en højerekvalitet i opgaveløsning­en,

·       at øge informationsniveauet/overblikket over sager iforvaltningen,

·       at mindske behovet for arkivplads,

·       at opnå en større fleksibilitet i forhold tilorganisatoriske ændringer,

·       at forbedre muligheden for at yde en hurtig ogfleksibel brugerservice det sted, hvor brugeren henvender sig og

·       at understøtte realiseringen af kommunens IT-strategiom etablering af digital forvaltning, herunder en sammenhæng mellem elektroniskselvbetjening på internettet og digital håndtering af data, der kommer tilkommunen.

Borgerrepræsentationen besluttede på sit møde den 10. april2003 at godkende de fire forvaltningers anbefaling om indgåelse af en kontraktom levering og implementering af et fælles elektronisk sags- ogdokumenthåndteringssystem (ESDH).

Kontrakten vedrører kun sagsbehandling af organiske sager ogpersonsager (Fase 1). Det vil sige sager, der ikke er direkte relateret tilkommunens borgere. I kontrakten er der endvidere tilbudt en option på enudbygning med sagsbehandling relateret til borgere og erhvervsliv, og dermedogså integration til elektronisk selvbetjening fra internettet. (Fase 2).Endelig er der i kontrakten tilbudt en option på integration til kommunensøvrige fagsystemer (Fase 3).

Første fase af ESDH skal testes og tilpasses i indeværendeår og herefter implementeres i de deltagende forvaltninger primo 2004.

Miljø- og Forsyningsforvaltningen ønsker at tilslutte sigfællesprojektet med henblik på at få implementeret ESDH i Miljø- ogForsyningsforvaltningen allerede i fase 1.

På nuværende tidspunkt vil det imidlertid ikke værehensigtsmæssigt at implementere ESDH i Københavns Energi eller iMiljøkontrollen. Det skyldes, at ESDH i fase 1 ikke omfatter sagsbehandlingrelateret til borgere og erhvervsliv, og at det ikke vil være rentabelt.Fordelene ved at implementere ESDH i Københavns Energi og Miljøkon­trol­lenstår p.t. ikke i et rimeligt forhold til udgifterne herved set i forhold tilderes nuværende IT-infrastruktur/dokumentstyringssystemer og de udgifter, derer forbundet hermed. Det skyldes bl.a., at Københavns Energi ikke journalisererpå personnumre mere, men derimod på matrikelnumre, og at Miljøkontrollen for fåår sid­en har implementeret et nyt journaliserings-/dokumentstyringssystem.

ESDH ønskes derfor i første omgang implementeret i Miljø- ogForsyningsforvaltningens sekretariat med 20 brugere. Sekretariatet har ikke idag et system til elektronisk sagsbehandling og dokumenthåndtering.

Miljø- og Forsyningsudvalget vil få forelagt en nyindstilling, når erfaringerne fra implementeringen af fase 1 foreligger, og derskal foretages en nærmere vurdering af, om optionen på en udbygning af ESDH medsagsbehandling relateret til borgere og erhvervsliv skal udnyttes. I den forbindelsevil der også blive taget stilling til om kredsen af brugere i Miljø- ogForsyningsforvaltning­en skal udvides, fx ved implementering af ESDH i Miljøkontrollen.

ØKONOMI

Projektets samlede fælles udgifter er beregnet til17.678.888 kr. ved 1.060 brugere, inklusiv driftsvederlag ogvedligeholdelsesafgift for år 1 (2004), som fordeles på de deltagendeforvaltninger i forhold til antallet af tilsluttede brugere.

I takt med at yderligere brugere tilsluttes vil der bliveforetaget en ny beregning af enhedsprisen pr. bruger, hvorefter der i enkommende afregning vil blive foretaget en forholdsmæssig kompensation af defaste fællesudgifter til de forvaltninger, der har deltaget fra starten. Dervedsikres det, at alle nye brugere er med til at afholde de initiale fællesudgifter.

Hvis der tilsluttes yderligere 20 brugere fra Miljø- ogForsyningsforvaltningen og ovennævnte 17.678.888 kr. fordeles på (1.060 + 20 =)1.080 brugere - og der ses bort fra, at beløbet muligvis vil stige lidt somfølge heraf -, vil betalingsmodellen for de fem forvaltninger se således ud iår 1:

Miljø- og Forsyningsforvaltningen vil herudover iimplementeringsfasen skulle afholde udgifter til uddannelse af forvaltningensbrugere m. m.

De løbende udgifter til dækning af driftsafvikling ogprogramvedligeholdelse er fra år 2 og fremover anslået til 4.125.246 kr. pr.år. Beløbet dækker en tilslutning af op til 1.200 brugere. Udgifterne hertilvil ligeledes blive fordelt på de deltagende forvaltninger i forhold til antaltilsluttede brugere. Efter tilslutning med 20 brugere fra Miljø- ogForsyningsforvaltningen vil betalingsmodellen for de fem forvaltninger i år 2og fremover se således ud:

Udgifterne til implementering af ESDH i Miljø- ogForsyningsforvaltningens sekretariat, uddannelse af forvaltningens brugere,driftsafvikling m. m. forventes at blive dækket inden for sekretariatets ramme.Der vil i 2003 kunne anvises dækning på sekretariatetsbudget under funktion 6.51.1. forvaltning, hvis Borgerrepræsentationen bevilgeroverførsel af mindreforbruget fra 2002 til 2003, og det vurderes at der vilvære dækning for udgiften i 2004 inden for rammerne af det foreliggende budgetforslag.

MILJØVURDERING

-

ANDRE KONSEKVENSER

-

HØRING

-

BILAG

 -

Peter Elsman

                                       /Michael Lilja-Nielsen