Handlingsplan til forbedring af KE´s økonomirapportering og -styring
Handlingsplan til forbedring af KE´s økonomirapportering og -styring
Miljø- ogForsyningsudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde mandag den 11. august 2003
4.
MFU 146/2003
INDSTILLING
Miljø- og Forsyningsforvaltningen foreslår
at Miljø- og Forsyningsudvalget tager vedlagtehandlingsplan til forbedring af KE's økonomirapportering og –styring tilefterretning,
at Miljø- og Forsyningsudvalget tiltræder forslagettil opfølgning på handlingsplanen og
at Miljø- og Forsyningsudvalget godkender, athandlingsplanen sendes til Økonomiudvalget som supplement til det fremsendtestatusnotat af 10. juli 2003 for KE's opgaver omkring regnskabsprognoser m.v.
RESUME
KE har, som lovet på Miljø- og Forsyningsudvalgets møde den16. juni 2003, udarbejdet et forslag til handlingsplan for forbedring af KE'sarbejde med regnskabsprognoser, budgetter og regnskaber.
Det foreslås, at udvalget fremover holdes løbende orienteretom udviklingen i KE's arbejde med forbedring af økonomirapporteringen vedkvartalsvise opfølgninger på handlingsplanen. Redegørelserne om fremdriften iarbejdet vil blive bekræftet af KE's interne revisorer.
Endelig foreslås det, at Miljø- og Forsyningsudvalget senderhandlingsplanen og nærværende indstilling til Økonomiudvalget for at orientereudvalget om, hvilke initiativer Miljø- og Forsyningsudvalget har taget for atrette op på de forhold, som afspejles i det tidligere fremsendte statusnotat.
SAGSBESKRIVELSE
Miljø- og Forsyningsudvalget blev på mødet den 16. juni 2003orienteret om de økonomiske forhold i Københavns Energi, og det besluttedes, atforvaltningen på det første møde efter sommerferien skulle fremlægge enhandlingsplan til forbedring af KE's økonomirapportering og –styring.
KE har udarbejdet et forslag til handlingsplan for forbedringaf KE's arbejde med regnskabsprognoser, budgetter og regnskaber.
Handlingsplanen har til formål at forbedre kvaliteten ogeffektiviteten i KE's arbejde med økonomirapportering og økonomistyring ved -blandt andet - at sikre de nødvendige ressourcer til arbejdet i løbet af året,udarbejde faste instrukser for månedsafslutninger, skærpe og foretageopfølgning på tidsplaner samt sikre månedsopdeling af budgetter, systematiskopfølgning på revisionsprotokollater, udarbejdelse og implementering af forretningsgange,opfølgning på debitorer samt anvendelsen af økonomiske modeller ved vurderingaf anlægsinvesteringer.
Handlingsplanen samler på denne måde op på tidligererevisionsprotokollater og arbejdsgrupper, der har afgivet anbefalinger tilbl.a. regnskabsarbejdet i KE. Handlingsplanen omfatter således initiativer, dertidligere har været omtalt i
- Revisionsprotokollatet vedrørende årsregnskabet for 2000 forKøbenhavns Energi
- Rapport om KE's regnskabsprognose oktober 2000 og anbefalingertil det generelle arbejde med regnskabsprognoser i Københavns Kommune, april2002, udarbejdet af en gruppe, hvor Revisionsdirektoratet og Økonomiforvaltningendeltog,
- Kommissoriet for arbejdsgruppen vedrørende opfølgning på KE'sbidrag til regnskabsprognosen pr. 30/6 2002, hvor Økonomiforvaltningen deltog,og
- Revisionsprotokollatet vedrørende årsregnskabet for 2001 forKøbenhavns Energi.
Miljø- og Forsyningsudvalget og Økonomiudvalget har i januar2003 og sammen med regnskabsprognosen igen i juli 2003 fået tilsendt KE'sstatus for arbejdet med opfølgning på de første tre af disse protokollater ograpporter. Endvidere har Miljø- og Forsyningsudvalget på mødet den 12. maj 2003fået KE's status for opfølgningen på Revisionsprotokollatet for 2002.
Det foreslås, at udvalget fremover holdes løbende orienteretom udviklingen i KE's arbejde med forbedring af økonomirapporteringen vedjævnlige opfølgninger på nærværende handlingsplan.
Opfølgningen vil konkret ske ved, at KE månedligtafrapporterer om implementeringen af handlingsplanen til forvaltningenssekretariat, og at der i forbindelse med hver regnskabsprognose afgives enredegørelse om fremdriften i arbejdet, bekræftet af KE's interne revisorer.Denne kvartalsvise redegørelse foreslås forelagt udvalget sammen medregnskabsprognoserne og efterfølgende tilsendt Økonomiforvaltningen.
Hvis de månedlige afrapporteringer til sekretariatet skullerejse tvivl om, hvorvidt implementeringen af handlingsplanen skrider frem somplanlagt, vil sekretariatet dog tage initiativ til, at Miljø- og Forsyningsudvalgetfår en særskilt orientering på det førstkommende møde.
Endelig foreslås det, at handlingsplanen sendes tilØkonomiudvalget som supplement til det tidligere fremsendte statusnotat af 10.juli 2003 for KE's opgaver omkring regnskabsprognoser m.v. Statusnotatet viste,at løsningen af en række af de opgaver og anbefalinger, som KE har fået gennemrevisionsprotokollater og arbejdsgrupper om KE's økonomistyring er forsinket iforhold til, hvordan KE vurderede fremdriften i januar måned. Ved at fremsendehandlingsplanen og nærværende indstilling vil udvalget orientereØkonomiudvalget om, hvilke initiativer Miljø- og Forsyningsudvalget har tagetfor at rette op på de forhold, som afspejles i statusnotatet.
ØKONOMI
Gennemførelsen af handlingsplanen vil forbedre KE'sregnskabsprognoser og budgetlægning væsentligt, hvilket vil sikre hurtigere ogsikrere opfølgning på budgetafvigelser og større overblik over KE's økonomiskesituation.
MILJØVURDERING
Indstillingen har ingen miljøkonsekvenser.
BILAG
KE's handlingsplan af 5.august 2003 til forbedring af KE's økonomirapportering og –styring.
Peter Elsman /