Miljø- og Forsyningsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde mandag den 8. december 2003

 

 

11.      Justering af handlingsplan

 MFU 271/2003

INDSTILLING

Miljø- og Forsyningsforvaltningen foreslår,

at Miljø- og Forsyningsudvalget tager den foreslåede justering af handlingsplanen til forbedring af KE's økonomirapportering og –styring til efterretning.

                     

 

RESUME

Der har vist sig behov for at justere handlingsplanen til forbedring af KE's økonomirapportering og –styring. KE foreslår, at der anvendes flere ressourcer på budgetteringen og vurderingen af finansposterne, herunder på arbejdet med at færdiggøre modellen for finansforskydningerne, mens et projekt vedrørende sammenhængen mellem Axapta og projekter udskydes, indtil behovet kan revurderes i lyset af de første budgetopfølgninger i 2004.

                     

SAGSBESKRIVELSE

Miljø- og Forsyningsudvalget tog på mødet den 11. august 2003 handlingsplanen til forbedring af KE's økonomirapportering og –styring til efterretning. Handlingsplanen indeholder en række konkrete tiltag og projekter, som skal forbedre KE's arbejde med budgetter, regnskabsprognoser og regnskaber.

Fremdriften i handlingsplanen afrapporteres månedligt til Miljø- og Forsyningsforvaltningens Sekretariat, og kvartalsvis til udvalget, i forbindelse med behandlingen af regnskabsprognoserne.

Miljø- og Forsyningsudvalget fik på mødet den 27. oktober 2003 i forbindelse med fremlæggelsen af regnskabsprognosen pr. 20. oktober 2003 oplyst, at KE var ved at vurdere behovet for justeringer i handlingsplanen. Udvalget tilkendegav i den forbindelse, at man ønskede at få forelagt et beslutningsgrundlag forud for en beslutning om ændringer af handlingsplanen.

KE har udarbejdet det vedlagte notat, hvoraf det fremgår, at KE ser behov for at justere handlingsplanen på to områder, nemlig

 

-         at der anvendes flere ressourcer på den systematiske vurdering af finansforskydninger, blandt andet ved færdiggørelsen og anvendelsen af en model for finansforskydninger, som skal være et hjælpeværktøj til budgettering og vurdering af finansposterne på baggrund af givne drifts- og anlægsbudgetter og –regnskaber,

 

men til gengæld

 

-         at udskyde et projekt vedrørende sammenhængen mellem Axapta og projekter, idet det vurderes, at behovet herfor vil blive mindsket som følge af forbedret budgettering og projektopfølgning, og behovet for projektet vil blive revurderet i forbindelse med de første budgetopfølgninger i 2004.

 

Den foreslåede justering af handlingsplanen omfatter alene de to nævnte områder. Dette skyldes, at en række opgaver i handlingsplanen allerede er færdiggjort, og det vurderes, at de øvrige opgaver i handlingsplanen vil kunne afsluttes som forudsat.

KE har oplyst, at justeringen af handlingsplanen hverken ændrer ved handlingsplanens prioritering i forhold til KE's øvrige andre opgaver eller indebærer, at der afsættes færre ressourcer til arbejdet end oprindeligt forudsat.

 

Vurdering af den foreslåede justering

Det er Sekretariatets vurdering, at det vil være hensigtsmæssigt at foretage en justering af handlingsplanen, ved som foreslået at sætte yderligere fokus på arbejdet med vurdering af finansforskydningerne.

En forøget indsats med hensyn til at færdiggøre modellen for finansforskydningerne vil medvirke til at indfri Økonomiforvaltningens forventninger, jf. indstillingen til Økonomiudvalgets møde den 25. november 2003 (ØU 382/2003), hvoraf det fremgår, at Økonomiforvaltningen forudsætter, at den nævnte model foreligger senest 1. januar 2004. Da modellen skal anvendes i forbindelse med månedsopdelingen (periodiseringen) af budgettet for KE's finansposter, vil det intensiverede arbejde med færdiggørelsen og anvendelsen af modellen tillige medvirke til at opfylde Økonomiudvalgets beslutning om – jf. samme indstilling – at udvalgene skal sikre, at der sker en periodisering af deres finansposter, og at denne periodisering skal være på plads senest 1. januar 2004. 

Miljø- og Forsyningsforvaltningen indstiller derfor, at udvalget tager den foreslåede justering af handlingsplanen til efterretning.

Fremdriften i handlingsplanen i øvrigt

Det fremgår af KE's seneste afrapportering af handlingsplanen til Sekretariatet fra november 2003, at fremdriften i arbejdet øvrigt er tilfredsstillende. KE har rettet milepælene for projektet vedrørende periodeafslutninger til, således at det atter vurderes realistisk, at projektet, som ved sidste afrapportering var tre uger forsinket, kan afsluttes som forudsat; nemlig at periodeafslutningsinstruksen kan være udarbejdet og afprøvet inden nytår, og at periodeinstruksen kan anvendes i forbindelse med årsafslutningen.

En del af de opgaver, der er optaget i handlingsplanen, udgøres af anbefalinger og forbedringsforslag, som den interne revision har afgivet til KE's direktion. Den interne revision har i revisionsprotokollatet vedrørende årsregnskabet for 2002 anbefalet, at fremdriften i implementeringen af forbedringsforslagene øges, og at der sikres det nødvendige ledelsesfokus.

 

Revisionsudvalget har i betænkningen over Københavns Kommunes regnskab (s. 174), som Økonomiudvalget behandlede den 18. november 2003, fundet det stærkt påkrævet, at Miljø- og Forsyningsforvaltningen sikrer sig, at KE gennemfører de nævnte forbedringstiltag, som både den interne revision og Revisionsdirektoratet lægger betydelig vægt på bliver effektueret så hurtigt som praktisk muligt.

KE indarbejder løben de revisionens anbefalinger i en såkaldt "task target"-liste, som således gradvist bliver mere omfattende. Sekretariatet har bedt KE om også at afrapportere udviklingen i listen, og KE har oplyst, at man i oktober måned havde løst 93 ud af 127 opgaver på listen, og i november 105 ud af samme 127 opgaver. Det er Sekretariatets vurdering, at denne fremdrift er tilfredsstillende, når det tages i betragtning, at arbejdet foregår sideløbende med gennemførelsen af også de øvrige opgaver i handlingsplanen.

Revisionsudvalget bad i brev af 5. februar 2003 til kommunens udvalg om, at udvalget behandler forvaltningens opfølgning af revisionssagerne, f.eks. i løbet af januar-februar måned i året efter den første behandling af revisionsprotokollatet (jf. orienteringen på Miljø- og Forsyningsudvalgets møde den 24. februar 2003).

Miljø- og Forsyningsudvalget vil i februar 2004 få forelagt revisionsprotokollaterne vedrørende 2002 igen sammen med en fornyet status for arbejdet med opfølgningen, og vil således i den forbindelse få lejlighed til at vurdere fremdriften i arbejdet med revisionens anbefalinger i "task target"-listen.

 

MILJØVURDERING

-

 

ØKONOMI

Gennemførelsen af handlingsplanen vil forbedre KE's regnskabsprognoser og budgetlægning væsentligt, hvilket vil sikre hurtigere og sikrere opfølgning på budgetafvigelser og større overblik over KE's økonomiske situation.

 

Bilag

KE's notat af 28. november 2003 om justering af handlingsplanen

Uddrag af Revisionsudvalgets udkast til revisionsbetænkning (s. 168-174)

 

 

 

 

Peter Elsman

                                                                 /  Jens Balslev