Miljø- ogForsyningsudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde mandag den 8. september 2003

4.      Høringom udarbejdelse af åbningsbalance og overgang til omkostningsbaseret regnskab

 MFU 176/2003

INDSTILLING

Miljø- og Forsyningsforvaltningen indstiller,

at   Miljø- og Forsyningsudvalget tiltrædernærværende indstilling som besvarelse af Økonomiforvaltningens høring.

RESUME

Økonomiforvaltningen har sendt vedlagte udkast tilindstilling om "Udarbejdelse af åbningsbalance og overgang til omkostningsbaseretregnskab" i udvalgshøring.

Miljø- og Forsyningsforvaltningen foreslår, at Miljø- ogForsyningsudvalget tilkendegiver, at udvalget er positivt indstillet overfor,at der igangsættes et projektet for overgang til omkostningsbaserede regnskaberog budgetter og etableres et fællesværktøj til registreringen af anlægsaktiver.

Implementeringen afomkostningsbaserede regnskaber og budgetter vil medføre et vist merarbejde forde skattefinansierede områder i Miljøkontrollen og Sekretariatet. Omfanget afmerarbejdet vil først kunne vurderes, når der foreligger mere præciseretningslinjer for aktivering, registrering, bogføring m.m. af aktiverne.

For KE indebærer overgangen til omkostningsbaserede regnskaber i kommunen et vist merarbejde,idet der skal ske etablering af nye grænseflader og afklaring og muligvisændring af eksisterende grænseflader mellem Axapta og KØR, idet værdierne i etvist omfang allerede er registreret i KE's regnskabssystem.

Økonomiforvaltningen oplyser, at omkostningerne tilomstillingen vil indgå i DUT-forhandlingerne til budget 2005.

Miljø- og Forsyningsforvaltningen finder principielt, atforvaltningerne bør sikres midler til at gennemføre implementeringerne alleredepå det tidspunkt, hvor arbejdes gennemføres. 

SAGSBESKRIVELSE

Økonomiforvaltningenhar sendt vedlagte udkast til indstilling om "Udarbejdelse af åbningsbalance ogovergang til omkostningsbaseret regnskab" i høring i alle udvalg medhøringsfrist den 15. september 2003. Indstillingen forventes behandlet i ØU den23. september 2003.

I forlængelseaf initiativer vedrørende frit valg og privates udfordringsret har Indenrigs-og Sundhedsministeriet besluttet, at staten, amter og kommuner skal aflæggeomkostningsbaserede regnskaber, og på sigt overgå til omkostningsbaserede budgetterog bevillinger.

Overgangenbetyder ingen ændringer i forhold til det nuværende bevillingssystem i detudgiftsbaserede system, men de nye regler om omkostningsbaserede regnskaber vilindgå som et supplement hertil.

Det betyder,at bygninger, biler, maskiner og andre fysiske aktiver i serviceydelsesproduktionenskal registreres i det kommunale økonomisystem og afskrives. Ambitionen er ihøjere grad at kunne opgøre de reelle omkostninger ved kommunens serviceydelser,hvilket vil betyde øget gennemsigtighed og et højere informationsniveau omanvendte ressourcer.

I etomkostningsbaseret regnskabssystem fordeles udgiften til eksempelvis en bil udover bilens anvendelsestid, som f.eks. kan være 7 år. I det nuværendeudgiftsbaserede regnskabssystem udgiftsføres hele udgiften i det regnskabsår,hvor bilen er købt.

Overgangen nødvendiggør etablering af en åbningsbalance  (dvs. en status over samtlige kommunensaktiver og passiver) gældende fra 1. januar 2004. Til det formål harØkonomiforvaltningen sammen med de øvrige forvaltninger fastlagt en projektorganisationog udarbejdet et udkast til en tids- og aktivitetsplan.

Projektet er opdelt i to faser:

Første fase omfatter en registrering af de fysiske aktiver ihele kommunen og er forankret i et samlet anlægskartotek. Dette forventes afsluttet1. januar 2004.

Anden fase omfatter en etablering af passivsiden for helekommunen, herunder hensættelser til tjenestemandspensioner og feriegodtgørelsesamt kom­munens egenkapital og forpligtigelser, og ventes afsluttet juni 2004.

Konsekvenser for Miljø- og Forsyningsforvaltningen:

Første fase betyder i praksis, at alle institutioner skalhave optalt og registret deres aktiver. På dette punkt er Miljø- ogForsyningsforvaltningen på forsyningsområdet allerede langt, idet der alleredei regnskaberne for 2001 og 2002 er foretaget en opgørelse af de fysiskeaktiver. Disse er dog ikke regnskabsmæssigt forankret i kommunens Økonomisystemog Ressourcestyringssystem - KØR. KE har etableret eget anlægskartotek i Axaptai forbindelse med aflæggelse af regnskaberne efter årsregnskabsloven, ogMiljøkontrollen har på renovationsområdet foretaget opgørelsen i regneark.

Arbejdet i første fase vil derfor for Miljø- og Forsyningsforvaltningenhovedsageligt bestå i en afklaring og tilpasning af de allerede indsamlededata, så de kan registreres i KØR. Dette betyder, at der skal ske en vurderingaf, hvordan der kan etableres en grænseflade mellem KE's anlægskartotek iAxapta og KØR's anlægskartotek.

Der vil ligeledes skulle ske en afklaring afregnskabspraksis, dvs. værdiansættelse og afskrivningsforløb for KE'sanlægskartotek i forhold til kommunens anlægskartotek.

Desuden skal der, som følge af åbningsbalance og ny autoriseret kontoplantil registrering af værdien af aktiverne i det kommunale regnskab, ske en tilpasningaf omsætningstabellen mellem Axapta og KØR.

På det skattefinansierede område vil det derimod være en nyopgave for Sekretariatet og Miljøkontrollen at registrere anlægsaktiver og etablere åbningsbalance.

Anden fase omfatter en etablering af passivsiden for hele kommunen, herunderhensættelser til tjenestemandspensioner og feriegodtgørelse samt kom­munensegenkapital og forpligtelser. For KE's vedkommende er disse værdier allerederegistreret i Axapta, hvorfor der også på dette område skal ske en tilpasningaf omsætningstabellen mellem Axapta og KØR. For Miljøkontrollen og Sekretariatetvil der være tale om en ny opgave.

ØKONOMI

Økonomiforvaltningenforudsætter som udgangspunkt omkostningerne i forbindelse med etablering afanlægskartotek og åbningsbalance afholdt inden for forvaltningernesadministrative ramme. Økonomiforvaltningen forventer imidlertid, at omkostningernetil omstillingen kan indgå i DUT-forhandlingerne med staten og indgå i budget2005.

Miljø- og Forsyningsforvaltningen finder principielt, atforvaltningerne bør sikres midler at gennemføre implementeringerne på dettidspunkt, hvor arbejdes gennemføres. 

MILJØVURDERING

Indstillingen har ingenkonsekvenser for miljøet.

BILAG

Økonomiforvaltningens udkasttil indstilling til Økonomiudvalget

Peter Elsman

/ Jens Balslev