Besvarelse af revisionsprotokollat nr. 34 om Københavns Kommunes deltagelse i selskaber

DAGSORDEN

for ordinært møde mandag den 7. august 2000

3. Besvarelse af revisionsprotokollat nr. 34 om Københavns Kommunes deltagelse i selskaber

MFU 175/2000 J.nr. F 6520-1/00

Miljø- og Forsyningsforvaltningen foreslår,

at Miljø- og Forsyningsudvalget godkender vedlagte rapport fra arbejdsgruppen om Københavns Kommunes deltagelse i selskaber godkendes, og

at Miljø- og Forsyningsudvalget tiltræder vedlagte besvarelse af revisionsprotokollat nr. 34 om Københavns Kommunes deltagelse i selskaber.

Revisionsdirektoratet fremsendte den 9. juli 1999 revisionsprotokollat 34/1998 med anmodning om en udtalelse til de bemærkninger og forslag, som er opført i protokollatet.

Bemærkningene og forslagene retter sig hovedsageligt mod følgende forhold:

1. Udarbejdelse af en samlet, central fortegnelse over kommunens deltagelse i selskaber m.v.
2. Supplering af retningslinierne i kommunens Budget- og Regnskabshåndbog om kommunens deltagelse i selskaber m.v.

Miljø- og Forsyningsudvalget godkendte i sit møde den 9. august 1999 en foreløbig besvarelse, hvori det bl.a. foreslås, at der nedsættes en arbejdsgruppe med det formål at behandle Revisionsdirektoratets bemærkninger og forslag. Arbejdsgruppen skulle udarbejde supplerende retningslinier om kommunens deltagelse i selskaber og afdække juridiske forhold ved kommunens engagement i selskaber.

I Miljø- og Forsyningsforvaltningens indstilling til Miljø- og Forsyningsudvalgets møde den 9. august 1999, anbefalede forvaltningen, at de supplerende retningslinier skulle udformes under hensyn til selskabsform og selskabets opgaver. Det skyldes at der er en stor variation af selskabsformer, og at der er stor forskel på selskaber, der som en del kommunale forvaltning varetager f.eks. forsyningsopgaver, og selskaber med kommunal deltagelse, der opererer på kommercielle vilkår.

Miljø- og Forsyningsforvaltningen har deltaget i arbejdsgruppens arbejde og har ikke haft bemærkninger til den endelige rapport eller de heri indeholdte forslag til retningslinier for kommunens deltagelse i selskaber. Retningslinierne fremgår af afsnit 4 i rapporten.

Arbejdsgruppen har udarbejdet en selskabsoversigt, der blev forelagt Økonomiudvalget i forbindelse med godkendelse af regnskabet for 1999.

Arbejdsgruppen konstaterede i forbindelse med sit arbejde, at der er behov for en nærmere afklaring af, hvilke regler der gælder for kommunens deltagelse i de enkelte selskaber m.v., herunder om deltagerne er omfattet af offentligretlig eller privatretlig regulering. Økonomiforvaltningen godkendte i sit møde den 20. juni 2000, i forbindelse med udvalgets godkendelse af rapporten, at der nedsættes en særlig arbejdsgruppe, der skal beskrive de juridiske problemstillinger.

Miljø- og Forsyningsforvaltningen har med Økonomiforvaltningen aftalt, at man deltager i den særlige arbejdsgruppes arbejde.

Revisionsdirektoratet har i protokollatet af 9. juli 2000 (34/1998) henstillet:

• At der centralt i kommunen udarbejdes en samlet fortegnelse over kommunens deltagelse i selskaber, foreninger, fonde m.m. fordelt på ansvarlige udvalg.

• At Retningslinierne i kommunens Budget- og Regnskabshåndbog suppleres med rammer for, hvordan forvaltningen skal agere i forhold til selskabet og dets bestyrelse, kommunens repræsentanter i selskabet samt de respektive udvalg og Borgerrepræsentationen. Formålet er at sikre en ensartet minimumsadministration i de enkelte forvaltninger.

• Udformning af et fyldestgørende beslutningsgrundlag ved stiftelsen af eller indtræden i et selskab.
• Omfanget af den formelle kontrol vedrørende budget, regnskab, årsberetninger, revisionsprotokollater, mødereferater o.l.
• Retningslinier for omfanget af sagsmateriale (fx vedtægter, mødereferater, budgetter, regnskaber, årsberetninger, revisionsprotokollater, opfølgnings- og evalueringsnotater, aktiebreve m.v.) vedrørende deltagelsen i de enkelte selskaber.
• Omfanget af den forvaltningsmæssige kontrol, der bl.a. indeholder en vurdering af opfyldelsen af samfundsmæssige mål, en vurdering af hvorvidt selskabet drives økonomisk forsvarligt med henblik på øget effektivitet, en vurdering af grundlaget for investeringsplaner m.v.
• Retningslinier for mødeforberedelse mellem forvaltningen og kommunens repræsentant, herunder hvilken information forvaltningen skal forsyne repræsentanten med, og hvilke informationer forvaltningen skal sikre sig at få tilbagemeldinger om fra repræsentanten og eventuelt selskabets ledelse. Disse retningslinier skal bygge på kommunens instruktionsbeføjelser over for repræsentanten (Informationspolitik).
• Retningslinier for, hvornår forvaltningen skal give udvalget henholdsvis Borgerrepræsentanten tilbagemeldinger omkring selskabets situation – fx væsentlige ændringer i formålet med selskabet, usædvanlige aktiviteter.

Miljø- og Forsyningsudvalget godkendte i sit møde den 9. august 1999 en foreløbig besvarelse af revisionsprotokollatet (M 95/99), hvori det bl.a. foreslås, at man tilslutter sig et forslag fra Økonomiforvaltningen om, at der nedsættes en arbejdsgruppe med det formål at behandle Revisionsdirektoratets bemærkninger og forslag.

Den nedsatte arbejdsgruppe, som havde deltagelse fra øvrige forvaltninger og Revisionsdirektoratet, har udarbejdet en selskabsoversigt, der blev fremlagt for Økonomiudvalget i forbindelse med godkendelse af regnskabet for 1999.

Arbejdsgruppen har udarbejdet et forslag til regningslinier for kommunens deltagelse i selskaber. Forslagene er indeholdt i arbejdsgruppens rapport.

Det foreslås, at selskaber, der opfylder nedenstående kriterier, omfattes af rapportens forslag til kriterier:

• Københavns Kommune skal være repræsenteret i ejerkredsen med en ejerandel på minimum 20 % eller med et økonomisk engagement af en ikke uvæsentlig størrelse
• Københavns Kommune skal være repræsenteret i ledelsen, eksempelvis via bestyrelse eller repræsentantskab.
• Selskabet skal løse opgaver, som er af ikke uvæsentlige kommunal interesse, og som ikke på anden måde er underlagt en anden form for kommunalt tilsyn gennem en driftsaftale.

Retningslinierne findes i rapportens afsnit 4, hvortil der henvises for en nærmere beskrivelse.

Retningslinierne vedrører

• Fyldestgørende beslutningsgrundlag ved stiftelse eller indtræden i et selskab
• Den forvaltningsmæssige kontrol
• Kontrol vedr. budget og regnskab
• Mødeforeberedelse
• Tilbagemelding fra repræsentant til forvaltning
• Tilbagemelding til det politiske niveau

Retningslinierne imødekommer de ovenfor nævnte henstillinger i revisionsprotokollatet. Retningslinierne vil blive indarbejdet i kommunens Budget- og Renskabshåndbog ultimo 2000. Der er dog en undtagelse herfra – nemlig ønsket om at retningslinierne skal bygge på kommunens instruktionsbeføjelser over repræsentanter i selskabernes ledelser.

Arbejdsgruppen har konstateret, at man ikke som udgangspunkt kan gå ud fra, at der består en instruktionsbeføjelse. Det skyldes bestemmelser i den kommunale styrelseslov og i selskabsretlige regler.

En afklaring af, hvilke regler der gælder for kommunens deltagelse i de enkelte selskaber mv., herunder om deltagerne er omfattet af offentligretlige eller privatretlig regulering, forudsætter en nærmere gennemgang af gældende ret på området. Økonomiforvaltningen har foreslået og Økonomiudvalget har godkendt, at en sådan gennemgang vil blive foretaget selvstændigt i en anden arbejdsgruppe. Da de juridiske problemstillinger vedrørende kommunens repræsentanter i selskabsledelser er af generel karakter vil Økonomiforvaltningen søge, at inddrage indenrigsministeriet og de kommunale landsforeninger i arbejdet.

Miljø- og Forsyningsforvaltningen deltager i stort omfang i selskaber på miljø- og forsyningsområdet, og der er i forbindelse med gennemførelse af elreformen etableret en række nye selskaber på energiområdet. Der er en stor variation i selskabsformer og deres opgaver på Miljø- og Forsyningsforvaltningens område, ligesom selskaberne omfatter såvel offentligretligt regulerede selskaber som privatretligt regulerede, ligesom der er mellemformer (f.eks. R98). Miljø- og Forsyningsforvaltningen finder det derfor relevant, at man indgår i det juridiske udredningsarbejde vedrørende hvilke bestemmelser kommunens repræsentanter er omfattet af i de forskellige selskabstyper.

Det er derfor aftalt med Økonomiforvaltningen, at Miljø- og Forsyningsforvaltningen deltager i det udvalg, som har til opgave at beskrive de juridiske problemstillinger.

Ingen

Rapport fra arbejdsgruppen om Københavns Kommunes deltagelse i selskaber

Brev til Revisionsdirektoratet

Niels Juul Jensen

/Jens Purup