Miljø- ogForsyningsudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde mandag den 7. april 2003

8.      Særberetningom Københavns Kommunes repræsentationsudgifter

 MFU 72/2003

INDSTILLING

Miljø- og Forsyningsforvaltningen indstiller,

at Miljø- og Forsyningsudvalget godkendernedenstående kommentarer vedrørende særberetning om repræsentationsudgifter tilRevisionsudvalget.

RESUME

På baggrund af anmodning fra overborgmester Jens KramerMikkelsen, har Revisionsdirektoratet udarbejdet en særberetning til Borgerrepræsentationenom Københavns Kommunes repræsentationsudgifter.

Det er Miljø- og Forsyningsforvaltningens vurdering, at udgifternetil repræsentation på Miljø- og Forsyningsudvalgets område ikke afvigervæsentligt fra de øvrige udvalg.

Særberetningen giver dog anledning til at udarbejde enforretningsgangsbeskrivelse for afholdelse af repræsentationsudgifter samt atændre Miljø- og Forsyningsforvaltningens kontoplan for så vidt angårrepræsentationsudgifter, således at det fremover bliver muligt at adskille Sekretariatetsog Udvalgets repræsentationsudgifter. Ligeledes vil en mere snæver definitionaf repræsentations-begrebet medføre ændringer i forvaltningens hidtidigepraksis. Ændringerne afventer Revisionsudvalgets endelige anbefalinger.

Miljø- og Forsyningsforvaltningen har ikke øvrigebemærkninger til særberetningen.

SAGSBESKRIVELSE

Overborgmester Jens Kramer Mikkelsen anmodede i august 2002Revisionsdirektoratet om at foretage en gennemgang af sine udgifter tilrepræsentation. Dette skete som følge af en række kritikpunkter, fremført iEkstra Bladet den 8. august 2002.

Revisionsudvalget anmodede på denne baggrundRevisionsdirektoratet om at afgive en særberetning til Borgerrepræsentationenom Københavns Kommunes repræsentationsudgifter. Kommissoriet for undersøgelsenlyder:

"En revisionsmæssig undersøgelse som ønsket afoverborgmesteren i brevet af 8. august 2002. Af hensyn til kommunens fremtidigestyring af repræsentationsudgifter afholdt i relation til overborgmesterembedetsamt udgifterne afholdt af kommunens Økonomiudvalg, de stående udvalg og de 6øvrige borgmestre. Kortlægningen omfatter disses samlederepræsentationsudgifter (også her uanset konteringen i kommunens regnskab).Undersøgelsen omfatter ikke forvaltningernes repræsentationsudgifter, idet derhenvises til Økonomiforvaltningens skrivelse af 12. april 2002 om "Overordnederammer for afholdelse af udgifter til repræsentation mv.", da rammerne ervejledende for de beslutninger om forretningsgange og praksis, der skal træffesi de enkelte forvaltninger."

Til brug for særberetningen bad Revisionsdirektoratet i brevaf 1. november 2002 Miljø- og Forsyningsforvaltningen udfylde et spørgeskematil brug for en kortlægning af omfanget og indholdet af forvaltningensrepræsentationsudgifter for 2001.

Efterfølgende har Miljø- og Forsyningsforvaltningengennemgået et udkast til afsnit V, med henblik på verifikation af de faktuelleoplysninger.

Særberetningen foreligger nu, og Revisionsdirektoratet harudbedt sig Miljø- og Forsyningsudvalgets kommentarer til beretningen, herundersærligt udvalgets udgiftsområde.

Særligt interessant for Miljø- og Forsyningsudvalget ersåledes særberetningens afsnit V, der omhandler repræsentation i relation tilØkonomiudvalget, de stående udvalg og de øvrige borgmestre samt afsnit VI, deromhandler Københavns Kommunes fremtidige styring af repræsentationsudgifterne.

Særberetningensafsnit V: Udvalgene

Revisionsdirektoratet konstaterer, at ingen forvaltningerhar udarbejdet forretningsgangsbeskrivelser eller skriftlige retningslinjer forafholdelse af udgifter til repræsentation. Miljø- og Forsyningsforvaltningenvil udarbejde en sådan, så snart revisionsudvalgets behandling afsærberetningen foreligger.

Med hensyn til omfang ogdeltagerkreds for afholdte udgifter til repræsentation og rejseudgifter gælder,at bilag altid påføres oplysning om formål, anledning og deltagerkreds. Dettegælder dog ikke ydelser fra Rådhuskøkkenet og vingaver indkøbt til reserve. Forsidstnævnte gælder, at der i et særskilt skema registreres formål, anledning oggiver.

Udgifterne til Sekretariatets ogdet politiske niveaus repræsentationsudgifter registreres ikke særskilt. Miljø-og Forsyningsforvaltningen vil, når Revisionsdirektoratets anbefalingerforeligger, ændre kontoplanen, således at forvaltningens og det politiskeniveaus repræsentationsudgifter registreres særskilt.

Opgørelsen af udgifter til repræsentation på Miljø- ogForsyningsudvalgets område i 2001 fordeler sig således: Rådhuskøkkenet 130.078kr., gaver 23.055 kr., restaurationsbesøg 26.106 kr. og rejseudgifter 25.106kr. Det skal bemærkes, at udgifterne til Rådhuskøkkenet og gaver dækker såveludvalget som Sekretariatet.

Da definitionen af begrebet "Repræsentationsudgifter" samtopgørelsen heraf er forskellig i kommunens forvaltninger, er det ikke muligtdirekte at sammenligne udgifterne til repræsentation. Taget i betragtning atudgifterne på Miljø- og Forsyningsudvalgets område også indeholder mødeudgifterfor udvalget og Sekretariatet, er det Miljø- og Forsyningsforvaltningensvurdering, at udgifterne til repræsentation på Miljø- og Forsyningsudvalgetsområde ikke afviger væsentligt fra de øvrige udvalg.

Ifølge Indenrigsministeriets kontoplan bogføres udgiftervedrørende det politiske niveau på konto 6.41, medens forvaltningens udgifterregistreres på konto 6.51.

I 2001 har Miljø- og Forsyningsforvaltningen registreretrepræsentationsudgifter vedrørende udvalget på konto 6.51 (Sekretariatet).Dette blev ændret fra og med 2002.

Omvendt har den del af Sekretariatets repræsentationsudgifter,der leveres af Rådhuskøkkenet, hidtil været bogført på konto 6.41 (Udvalget).Dette vil blive ændret, når resultatet af nærværende undersøgelse foreligger.

Særberetningensafsnit VI: Den fremtidige styring

Det er Revisionsdirektoratets opfattelse, at KøbenhavnsKommune bør tilgodese interessenternes informationsbehov ved, at kommunen på enhurtig måde kan fremlægge korrekte og fyldestgørende oplysninger om udgifternetil repræsentation, og at der kan gives et godt overblik over udgiftsområdet.

Dette indebærer blandt andet følgende initiativer:

-        Det bør kunne specificeres, hvilke repræsentationsudgifter,der vedrører henholdsvis det politiske og det administrative niveau.

-        Der bør fastlægges en mere præcis definition af, hvad der iKøbenhavns Kommune skal forstås ved repræsentation.

-        Den fremtidige styring bør hvile på en standardkontoplan forkommunens udgifter til repræsentation, herunder en klar vejledning forkonteringen.

-        Der bør overvejes behovet for en årlig oversigt tilØkonomiudvalget, udvisende omfang og indhold af kommunensrepræsentationsudgifter.

Miljø- og Forsyningsforvaltningen er enig i behovet fordisse initiativer, og vil i givet fald benytte standardkontoplanen.

Revisionsdirektoratet anbefaler, at repræsentationsbegrebetdefineres snævert og alene angår afholdelse af udgifter til eksterne personer,dvs. personer, der ikke er en del af kommunens politiske henholdsvisadministrative niveau. En sådan definition er mere snæver, end den Miljø- ogForsyningsforvaltningen benytter. Eksempelvis medtages fortæringen til Miljø-og Forsyningsudvalgets møder som repræsentationsudgifter. Denne udgift vil påto punkter falde uden for en mere snæver definition, da den rettelig er enmødeudgift, ligesom deltagerkredsen ikke tilsiger, at udgiften bogfør es som repræsentation.

Miljø- og Forsyningsforvaltningen kan dog støtte enensartet, mere snæver definition af begrebet.

Samlet giver særberetningen anledning til, at Miljø- ogForsyningsforvaltningen vil ændre kontoplanen for så vidt angårrepræsentationsudgifter, således at det fremover vil være muligt at adskilledet politiske og det administrative niveaus repræsentationsudgifter. Arbejdetafventer standardkontoplanen for kommunen, og vil herefter blive foretaget medtilbagevirkende kraft for indeværende år.

Særberetningen giver ikke anledning til yderligerekommentarer.

ØKONOMI

Ingen konsekvenser

MILJØVURDERING

Der er ikke foretaget miljøvurdering

BILAG

Revisionsberetning omKøbenhavns Kommunes Repræsentationsudgifter, afsnit V og VI

Peter Elsman

/ JensBalslev