Indstilling om oprettelse af elektronisk borgerpanel for Miljø- og Forsyningsforvaltningen

Miljø- og Forsyningsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde mandag den 7. februar 2005

 

 

4.      Indstilling om oprettelse af elektronisk borgerpanel for Miljø- og Forsyningsforvaltningen

 MFU 31/2005

INDSTILLING

Miljø- og Forsyningsforvaltningen indstiller,

at                  Miljø- og Forsyningsudvalget tiltræder oprettelsen af et elektronisk borgerpanel for forvaltningen til anvendelse i henhold til de beskrevne retningslinjer.

 

 

RESUME

Miljø- og Forsyningsudvalget blev den 6. september 2004 orienteret om forvaltningens initiativ til et elektronisk borgerpanel. Formålet med panelet er at give en bedre og mere præcis fornemmelse af borgernes ønsker til service og udvikling inden for forvaltningens område. Desuden udnyttes ressourcerne bedre, da antallet af selvstændige spørgeundersøgelser kan begrænses. Det elektroniske panel består af ca. 1000 københavnere, som er repræsentative på en række parametre. I efteråret 2004 er der gennemført tre pilotundersøgelser i panelet:

1.        Information fra Københavns Energi til gaskunderne i forbindelse med overgangen til Bygas2.

2.        Tilfredsheden blandt borgerne med R98's indsamling af dagrenovation.

3.        Forhåndskendskabet til jordforurening blandt borgerne i København forud for iværksættelsen af informationskampagne om lettere forurenet jord.

Miljø- og Forsyningsudvalget får senere forelagt resultaterne af disse undersøgelser.  De foreløbige resultater understøtter imidlertid forvaltningens forventninger til brugbarheden af panelet. Det foreslås derfor at sætte panelet i drift med en evaluering ultimo 2006.

De tre undersøgelser er alle undersøgelser af forskellige aspekter af den kommunale service. Dette er den ene type undersøgelser, som borgerpanelet tænkes anvendt til. Borgerpanelet skal således primært ses som et middel til at optimere forvaltningens service. En anden type undersøgelser, som vil kunne gennemføres i borgerpanelet er undersøgelser af borgernes holdninger til konkrete spørgsmål. Sådanne undersøgelser har endnu ikke været gennemført.

Driftsudgifterne til det elektroniske borgerpanel andrager 150.000 kr. årligt. Udgiften fordeles ligeligt mellem Miljø- og Forsyningsforvaltningens Sekretariat, Københavns Energi og Miljøkontrollen og afholdes inden for den eksisterende ramme.

 

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

Miljø- og Forsyningsforvaltningen besluttede i maj 2004 at undersøge mulighederne for at oprette et elektronisk borgerpanel til brug for forvaltningen. Der blev derfor nedsat en tværgående projektgruppe med direktionen som styregruppe. Udvalget blev orienteret herom den 6. september 2004 (MFU 205/2004 a).

Der er i efteråret 2004 indgået aftale med et konsulentfirma om oprettelse og sammensætning af borgerpanelet. Panelet er rekrutteret af konsulentfirmaet ved telefonisk kontakt, således at der er sikret repræsentativitet ud fra en række parametre. Det er muligt at differentiere svarene ud fra bl.a. køn, alder, bydele, børnefamilier, beskæftigelse, boform, miljøinteresse m.v. I driftsfasen vil der ske en løbende udskiftning på 25 % pr. halve år, så der sikres fornyelse og fortsat repræsentativitet i panelet.

I pilotfasen er der gennemført tre undersøgelser:

1.      Information fra Københavns Energi til gaskunderne i forbindelse med overgangen til Bygas2.

2.      Tilfredsheden blandt borgerne med R98's indsamling af dagrenovation.

3.      Forhåndskendskabet til jordforurening blandt borgerne i København forud for iværksættelsen af informationskampagne om lettere forurenet jord.

Resultaterne af disse undersøgelser forelægges Miljø- og Forsyningsudvalget, når resultaterne er bearbejdet og sammenfattet.

De tre undersøgelser er alle undersøgelser af forskellige aspekter af den kommunale service. Dette er den ene type undersøgelser, som borgerpanelet tænkes anvendt til. Borgerpanelet skal således primært ses som et middel til at optimere forvaltningens service. En anden type undersøgelser, som vil kunne gennemføres i borgerpanelet er undersøgelser af borgernes holdninger til konkrete spørgsmål. Sådanne undersøgelser har endnu ikke været gennemført.

 

Formål

Formålet med borgerpanelet er at styrke demokratiet i kommunen ved at give forvaltningen en bedre og mere præcis fornemmelse af borgernes ønsker til den kommunale service og udvikling på forvaltningens område. Borgerpanelet kan bidrage til et bedre beslutningsgrundlag og løbende serviceforbedringer. Derudover skal panelet bidrage til effektivisering af forvaltningens brug af analyser ved begrænsning af øvrige spørgeundersøgelser.

 

Erfaringer fra pilotundersøgelserne

De foreløbige resultater understøtter forvaltningens forventninger til brugbarheden af panelet. Men der er også indhøstet nogle erfaringer fra de tre pilotundersøgelser:

·           Borgerpanelet er et godt og fleksibelt redskab til at måle på forvaltningens service og ydelser. Ud fra de foreliggende erfaringer, herunder en tilfredsstillende svarprocent er der intet der tyder på, at borgerpaneler ikke også vil være et velegnet redskab til pejling af københavnernes holdninger på miljø-, energi og forsyningsområdet.

·           Der bør såvidt formuleres klare succeskriterier, så det er entydigt om, og i givet fald hvordan, der skal ageres på undersøgelsesresultaterne.

·           Undersøgelserne i det elektroniske borgerpanel bør tilrettelægges med et klart blik for, hvordan resultaterne tænkes anvendt og formidlet.

 

Drift af det elektroniske borgerpanel

Miljø- og Forsyningsforvaltningen foreslår, at driften af det elektroniske borgerpanel sker efter disse principper:

·        Forvaltningens direktion udgør styregruppen for borgerpanelet.

·        Driften varetages af en tværgående arbejdsgruppe, som forankres i Miljø- og Forsyningsforvaltningens sekretariat. Udover repræsentanten for sekretariatet indgår en fast repræsentant fra henholdsvis Miljøkontrollen og Københavns Energi i arbejdsgruppen. I forbindelse med de konkrete undersøgelser indgår desuden en repræsentant for de relevante faglige enheder ad hoc i arbejdsgruppen.

·        Repræsentanterne i arbejdsgruppen indhenter forslag til undersøgelsestemaer i forvaltningen. Derudover kan Miljø- og Forsyningsudvalget foreslå undersøgelsestemaer.

·        Arbejdsgruppen udvælger og prioriterer forvaltningens undersøgelsestemaer, og forelægger disse for styregruppen.

·        Styregruppen godkender de enkelte undersøgelsestemaer og tager stilling til, om forvaltningens undersøgelser har en sådan (politisk) karakter, at de skal forelægges Miljø- og Forsyningsudvalget inden igangsættelsen.

·        Styregruppen forelægger resultater og konklusioner af alle undersøgelser for Miljø- og Forsyningsudvalget.

·        Styregruppen tager stilling til, hvorvidt offentliggørelse af undersøgelsesresultater skal afvente forelæggelse for Miljø- og Forsyningsudvalget.

·        Resultater og konklusioner offentliggøres på MFF-delen af www.kk.dk eller på MFF-institutionernes egne hjemmesider og KKnettet.

 

Arbejdsgruppen varetager desuden kontakten til det konsulentfirma, som bistår forvaltningen med den praktiske drift af borgerpanelet. Arbejdsgruppen varetager endvidere kontakten til de enkelte institutioner og fagkontorer, m.h.p. at tilvejebringe relevante undersøgelsestemaer.

Arbejdsgruppen står endvidere sammen med konsulentfirmaet for udarbejdelse af spørgeskemaer. Endelig forelægger arbejdsgruppen undersøgelsesresultaterne for styregruppen, og forbereder dem for offentliggørelse og orientering af Miljø- og Forsyningsudvalget.

 

Evaluering af panelet

De tre gennemførte pilotundersøgelser peger på, at forvaltningen kan opnå en række fordele ved at oprette et elektronisk borgerpanel, og at panelet kan leve op til dets formål. For løbende at tilpasse panelets opbygning og virkemåde til kommunens og forvaltningens udvikling foreslås det, at driften af panelet evalueres inden udgangen af 2006.

 

Konsekvenser for borgerne

Det elektroniske borgerpanel skal sikre forvaltningen et effektivt redskab til løbede at holde sig orienteret om tilfredsheden blandt borgerne med den leverede service, således at serviceniveauet optimeres. Borgerpanelet skal samtidig kunne give forvaltningen en pejling på borgernes holdninger til kommunens tiltag, så der er muligt at tilpasse forvaltningens ydelser og f.eks. udbudet af aktiviteter på Miljøfestivalen.

Det er vigtigt at fastslå, at det enkelte medlem af panelet ikke har en selvstændig indflydelse på hverken kommunens politik eller på kommunens serviceniveau. Via sin frivillige medvirken har panelmedlemmerne imidlertid en indirekte indflydelse på serviceniveauet. Forvaltningen har ved rekrutteringen af de godt 1000 repræsentativt udvalgte paneldeltagere lagt vægt på at formidle denne sammenhæng.

 

ØKONOMI

Der er foretaget følgende skøn over udgifter til videreførelsen af det elektroniske borgerpanel:

 

Vedligeholdelse og support af panel, opsætning af system og spørgeskemaer, afvikling af 7 årlige undersøgelser, statistisk bearbejdning m.m.	90.000 kr.
Ekstra rådgivning og analyser	20.000 kr.
Ekstra undersøgelser	40.000 kr.
I alt	150.000 kr.

 

Udgiften fordeles ligeligt mellem Miljø- og Forsyningsforvaltningens Sekretariat, Københavns Energi og Miljøkontrollen og afholdes inden for den eksisterende ramme.

 

MILJØVURDERING

Sagstypen er ikke omfattet af Miljø- og Forsyningsforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

 

ANDRE KONSEKVENSER

Ingen.

 

HØRING

Ingen.

 

BILAG

Ingen

 

 

Hjalte Aaberg                    /  Jørgen Lund Madsen