Afrapportering af fremdriften i KE's handlingsplan
Afrapportering af fremdriften i KE's handlingsplan
Miljø- og Forsyningsudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde mandag den 2. februar 2004
7. Afrapportering af fremdriften i KE's handlingsplan
MFU 29/2004
INDSTILLING
Miljø- og Forsyningsforvaltningen indstiller
at Miljø- og Forsyningsudvalget tager afrapportering af fremdriften i KE's handlingsplan til forbedring af arbejdet med regnskabsprognoser, budgetter og regnskaber til efterretning.
RESUME
Som et led i handlingsplanen fra august 2003 til forbedring af økonomistyringen i KE skal udvalget hvert kvartal, i forbindelse med regnskabsprognoserne, have en status for arbejdet.
KE har kunnet afslutte en række af opgaverne fuldstændigt, mens enkelte er ved at blive afsluttet. En enkelt opgave – vedrørende opstilling af en "input-output"-model – har voldt flere vanskeligeheder end forventet og er blevet væsentligt forsinket i forhold til planen. Endelig fortsætter enkelte opgaver ind i 2004.
Sekretariatet foreslår, at det senest i august måned, i forbindelse med udvalgets behandling af revisionsprotokollatet vedrørende regnskabet for 2003, drøftes, om det videre arbejde med forbedring af KE's økonomistyring skal samles i en ny handlingsplan med nye opgaver og fokusområder. Fastlæggelsen af en ny handlingsplan på dette tidspunkt vil give mulighed for, at planen understøtter arbejdet med opfølgningen på det nye revisionsprotokollat, samtidig med, at planen vil kunne sætte fokus på eventuelle områder, hvor arbejdet med kvartalsregnskabet pr. 31. marts 2004 og regnskabsprognosen måtte vise, at KE fortsat har brug for styrkelse af økonomistyringen.
SAGSBESKRIVELSE
Miljø- og Forsyningsudvalget fik på udvalgsmødet den 11. august 2003 forelagt et forslag til handlingsplan for forbedring af KE's arbejde med regnskabsprognoser, budgetter og regnskaber.
Handlingsplanens formål er at forbedre kvaliteten og effektiviteten i KE's arbejde med økonomirapportering og økonomistyring ved - blandt meget andet - at udarbejde faste instrukser for månedsafslutninger, sikre månedsopdelingen af KE's budgetter, foretage systematisk opfølgning på revisionsprotokollater og udarbejde og implementere forretningsgange.
Som et led i handlingsplanen holdes udvalget løbende orienteret om udviklingen i arbejdet med at forbedre økonomirapporteringen. Denne opfølgning sker ved, at KE månedligt afrapporterer implementeringen af handlingsplanen til forvaltningens sekretariat, og at udvalget kvartalsvis – sammen med regnskabsprognoserne – får forelagt en redegørelse om fremdriften i arbejdet, bekræftet af KE's interne revisorer. Redegørelsen bliver efter forelæggelsen for udvalget desuden sendt til Økonomiforvaltningen.
Redegørelsen til udvalget i forbindelse med regnskabsprognosen pr. 30. september 2003 var indarbejdet i indstillingen (MFU 225/2003) til udvalgsmødet den 27. oktober 2003. Udvalget har herudover den 8. december 2003 fået forelagt en indstilling om justering af handlingsplanen (MFU 271/2003).
Vedlagt denne indstilling er KE's redegørelse af 14. januar 2004 om fremdriften af handlingsplanen, samt en oversigt over milepæle for de enkelte delprojekter.
Det fremgår af redegørelsen, at en række opgaver er afsluttet helt, herunder arbejdet med modellen for finansforskydninger, som ikke ved seneste regnskabsprognose i oktober 2003 havde fundet en form, som gjorde det muligt at vurdere kvartalsregnskabet og regnskabsprognosen. Arbejdet med vurderingen af finansforskydninger blev opprioriteret som et led i justeringen af handlingsplanen i december.
Sekretariatet finder det meget positivt, at arbejdet med modellen har kunnet afsluttes. Det bemærkes i den forbindelse, at Økonomiforvaltningen i forbindelse med behandlingen af regnskabsprognosen forudsatte, at arbejdet med modellen ville være afsluttet inden årets udgang, således at modellen kunne medvirke til at sikre, at der senest 1. januar 2004 er foretaget en periodisering af finansposterne i budgettet for 2004. KE har i forbindelse med afgivelsen af regnskabsprognosen for 2004 oplyst, at man har foretaget en sådan gennemgang af alle konti i den finansielle status og vurderet udviklingen hen over året særskilt.
Det fremgår videre af KE's redegørelse, at tre opgaver, som var forudsat afsluttet i 2003, står umiddelbart for at blive afsluttet. Projektet vedrørende periodeinstruksen (udarbejdelsen af instrukser for månedsafslutninger) mangler enkelte instrukser og kvalitetssikring af enkelte afstemninger, men det er KE's vurdering, at disse udeståender hurtigt bliver bragt på plads. KE betegner dette delprojekt som en succes, og finder, at resultatet af arbejdet vil vise sig i form af et veldokumenteret regnskab for 2003.
De få, udestående opgaver i forbindelse med periodeinstruksen skal ses på baggrund af, at projektet i oktober måned vurderes at være mindst tre uger forsinket i forhold til planen.
KE's direktion vil fortsætte opfølgningen på opgaverne, indtil disse er helt tilendebragt.
Et delprojekt vedrørende risikovurdering, der er forudsat afsluttet 1. juli 2004, er forsinket, idet opgaven er nedprioriteret. KE forventer dog, at forsinkelsen kan indhentes.
Projektet vedrørende sammenhængen mellem Axapta og projekter blev udskudt i forbindelse med justeringen af handlingsplanen i december. KE foreslog, at behovet for projektet blev revurderet i forbindelse med de første budgetopfølgninger i 2004. KE finder, at opgaverne i projektet i stor udstrækning er løst, men vil vurdere dette, når den første budgetopfølgning har fundet sted.
Endelig vil arbejdet vedrørende intern økonomirapportering fortsætte, om end ikke som et selvstændigt projekt, men som et led i arbejdet med regnskaber og prognoser. Udvalget vil kunne følge fremdriften i den interne økonomirapportering gennem bl.a. kvartalsregnskaber og rapporteringen af forbrugsdebitorer.
KPMG, som løbende og stikprøvevis følger KE's arbejde med handlingsplanen, har i sin rapportering af fremdriften i handlingsplanen vurderet, at KE's redegørelse giver en passende beskrivelse af status på og fremdrift i handlingsplanens enkeltopgaver. Det fremgår, at KE's direktion har oplyst, at man har fokus på opfølgningen på de afsluttede opgaver for at sikre, at man opnår det fulde udbytte af de nye værktøjer. Endelig har KE's direktion tilkendegivet, at man fortsat har særlig fokus på opgaven "input-output", der er en helt central nøgleproces i regnskabsaflæggelsen.
Sekretariatet vil fortsat følge KE's arbejde med de resterende opgaver i handlingsplanen gennem de månedlige afrapporteringer, og vil i løbet af foråret drøfte med KE, om kvaliteten af årsregnskabet, kvartalsregnskaber og regnskabsprognoser viser den stigende kvalitet, som kan forventes på baggrund af gennemførelsen af handlingsplanen.
Sekretariatet foreslår, at det senest i august 2004, i forbindelse med udvalgets behandling af revisionsprotokollatet vedrørende regnskabet for 2003, drøftes, om det videre arbejde med forbedring af KE's økonomistyring skal samles i en ny handlingsplan med nye opgaver og fokusområder. Fastlæggelsen af en ny handlingsplan på dette tidspunkt vil give mulighed for, at planen understøtter arbejdet med opfølgningen på det nye revisionsprotokollat, samtidig med, at planen vil kunne sætte fokus på eventuelle områder, hvor arbejdet med kvartalsregnskabet pr. 31. marts 2004 og regnskabsprognosen måtte vise, at KE fortsat har brug for styrkelse af økonomistyringen.
ØKONOMI
Gennemførelsen af handlingsplanen vil forbedre KE's regnskabsprognoser og budgetlægning væsentligt, hvilket vil sikre hurtigere og sikrere opfølgning på budgetafvigelser og større overblik over KE's økonomiske situation.
MILJØVURDERING
-
HØRING
-
BILAG
KE's notat af 14. januar 2004 om opfølgning på fremdrift af handlingsplan
KPMG's skrivelse af 20. januar 2004