Manglende adgang til Stadsarkivets arkivalier

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Kultur- og Fritidsudvalget tager stilling til finansieringen af 1,43 mio. kr. i 2014 (2014 p/l) og 0,92 mio. kr. i de efterfølgende år til en akut tilgængeliggørelse af 11 km. af Stadsarkivets arkivalier.
2. at Kultur- og Fritidsudvalget og Økonomiudvalget anbefaler overfor Borgerrepræsentationen, at forslaget til udtalelse i de to sager til Statsforvaltningen godkendes.

11 km. af Stadsarkivets arkivalier blev tidligere opbevaret i et magasin hos Amagerforbrændingen stort set gratis. Der har derfor ikke været afsat midler til opbevaring på forvaltningens budget. Amagerforbrændingen opsagde imidlertid aftalen med fraflytning i 2010. 

Da Københavns Kommunes huslejemodel ikke tager højde for udgifterne til leje af et nyt magasin, godkendte Kultur- og Fritidsudvalget den 10. juni 2010, at arkivalierne blev nedpakket og opbevaret hos et eksternt firma. Denne billigste løsning blev valgt med henblik på, at der efterfølgende blev fundet en permanent løsning på problemet. Der er endnu ikke fundet finansiering hertil. Den nuværende opbevaring er ikke i overensstemmelse med lovgivningen på området.

Hertil kommer, at Statsforvaltningen har bedt Borgerrepræsentationen om en udtalelse på baggrund af en klage over manglede adgang til arkivalierne. Sagen blev behandlet i Borgerrepræsentationen den 10. oktober 2013, hvor Borgerrepræsentationen tilbageviste sagen til fornyet behandling i Kultur- og Fritidsudvalget med anmodning om stillingtagen til en løsning inden for den eksisterende budgetramme.

Der er efterfølgende kommet endnu en klage fra Statsforvaltningen. Begge klager håndteres med indstillingen.

De 11 hyldekilometer svarer til afstanden fra København til Lyngby. Forudsat at kun halvdelen har tryk på begge sider, vurderes arkivalierne at indeholde knap 100 mio. ark.

Arkivalierne er tæt pakket på plastombundne paller uden en særlig registrering af, hvad der står hvor. Det er derfor ikke muligt at ekspedere i arkivalierne, da det vil kræve, at hele paller pakkes ud hver gang.

Der har været 2.859 henvendelser om indsigt i de nedpakkede arkivalier. Over 20 har resulteret i deciderede klager til forvaltningen. Omfanget af henvendelser er stigende. De nedpakkede arkivalier er hovedsageligt patientjournaler. Det er derfor  yderst sjældent, at de samme arkivalier efterspørges flere gange.

Siden 2007 har Kultur- og Fritidsforvaltningen undersøgt flere mulige mulige løsninger på Stadsarkivets pladsproblemer. I forhold til de 11 km. nedpakkede arkivalier er den økonomisk set mest fordelagtige model på kort sigt at betale en ekstern leverandør for at stille arkivalierne på hylder og ekspederer i dem. Det vil koste 1,43 mio. kr. i 2014 og 0,92 mio. kr. årligt i de efterfølgende år. Det er samtidig langt den hurtigste løsning, så Københavns Kommune igen overholder lovgivningen på området. Fra finansieringen er fundet, vil der kunne ekspederes i arkivalierne inden for 2-3 måneder. 

Der er ingen gevinst ved løbende at digitalisere enkelte sager og dokumenter, da arkivalierne ikke er registreret enkeltvis. I alle tilfælde vil det derfor være nødvendigt at fremsøge hele papirserier manuelt. Stadsarkivet har imidlertid en målsætning om at digitalisere de mest efterspurgte arkivserier. Et eksempel er Politiets registerblade. 

Baggrund
I alt rummer Stadsarkivet 40 km. arkivalier, der er fordelt på fire magasiner inkl. det eksterne firma. Der er yderligere ca. 10 km. bevaringsværdige arkivalier i forvaltningerne, der ikke har kunne afleveres til Stadsarkivet siden april 2007 på grund af pladsproblemerne. En samlet løsning vil dermed skulle rumme i alt 50 km. arkivalier. Det skønnes at svare til 450 mio. ark papir, hvoraf en stor del ikke er i standardformater. Det bemærkes, at der ikke kommer nye papirarkivalier efter, at Københavns Kommune er overgået til digital sagsbehandling.

Kultur- og Fritidsforvaltningen har siden 2007 set på følgende løsningsmuligheder for Stadsarkivet:

1. Ombygning af eksisterende kommunale bygninger. Der er undersøgt en udbygning af Voldparken Skole og en ombygning af Artillerivej 126. De to projekter er imidlertid ikke teknisk mulige. Det skyldes primært, at bygningskonstruktionerne ikke kan holde til vægten af arkivalierne. 
2. Leje af eksisterende lagerbygninger til et samlet arkiv uden flytning af administration og publikumsfaciliteter. Der blev set på Københavns Energis vandreservoirer i Gladsaxe og Statens Arkivers midlertidige lagerarkiv i Glostrup. Udfordringerne er også her vægten af arkivalierne, ligesom der vil være store udgifter til bl.a. ventilation og varmeanlæg for at sikre de historiske arkivalier.  
3. Nybyggeri af et samlet Stadsarkiv. I forbindelse med forhandlingerne om Budget 2010 blev det foreslået at opføre et nyt samlet Stadsarkiv på en kommunal grund på Gl. Køge Landevej 107. Det vurderes at koste 93 mio. kr., fremskrevet til 2014-priser. Der blev ikke afsat midler til formålet.  
4. Etablering af et nyt samlet stadsarkiv i det tidligere Landsarkiv på Nuuks Plads. Projektet indgik i  forhandlingerne om budgetterne for 2012, 2013 og 2014. Det er vurderes, at denne løsning vil koste 87,3 mio. kr. Der er ikke afsat finansiering.  
5. Digitalisering af arkivalierne. Den lavest kendte markedspris for digitalisering er 1,75 kr. pr. ark. Det betyder en samlet udgift på 173 mio. kr. for scanning af de 11 km. arkivalier, der i dag er utilgængelige. En stor del af arkivalierne er imidlertid ikke i standardformater, hvilket øger prisen. Hertil kommer betragtelige udgifter til registrering, opbevaring og administration. En fuld scanning af Stadsarkivets 40 km. og de 10 km. i forvaltningerne skønnes at koste 787 mio. kr. Hvis en opgave af den størrelse sættes i udbud, kan prisen blive mindre. Det vil dog i alle tilfælde koste mange hundrede mio. kr. En digitalisering af de 11 km. arkivalier vil tage 12 år. En fuld digitalisering af de i alt 50 km. forventes at tage 56 år.
6. En midlertidig tilgængeliggørelse af de 11 km. arkivalier. I forbindelse med overførselssagen og Budget 2014 er der fremlagt forslag om en midlertidig løsning.  Løsningen indebærer, at en privat leverandør stiller arkivalierne på hylder og ekspederer i dem. Det vil koste 1,43 mio. kr. i 2014 og 0,92 mio. kr. om året i de efterfølgende år.  

Udtalelse til Statsforvaltningen
Statsforvaltningen har videresendt to klager over manglende adgang til Statsarkivets arkivalier til Københavns Kommune. Klagerne er fra hhv. professor Ulrik Langen over manglende adgang til Sundhedskommissionens arkivalier og fra journalist Kristine Kloster Andersen over manglende adgang til patientjournaler fra 6. afdeling på Kommunehospitalet. Modsat aftalen med Statsforvaltningen er den sidstnævnte sendt til Stadsarkivet og ikke til Borgerrepræsentationens sekretariat.

Kultur- og Fritidsforvaltningens forslag til en udtalelse i de to sager til Statsforvaltningen fremgår nedenfor.

"Københavns Stadsarkiv har store pladsproblemer. Arkivet har derfor placeret arkivalier på flere forskellige adresser i byen. Opbevaringsaftalen for knap en fjerdedel af Københavns Stadsarkivs arkivalier blev opsagt af Amagerforbrændingen med fraflytning i udgangen af 2010. Kultur- og Fritidsudvalget godkendte på den baggrund den 10. juni 2010, at de berørte arkivalier blev nedpakket og opbevaret hos et eksternt firma som en midlertidig foranstaltning. Disse arkivalier har siden været utilgængelige for offentligheden.

Både Kultur- og Fritidsudvalget og Kultur- og Fritidsforvaltningen er opmærksomme på, at den nuværende midlertidige løsning ikke er i overensstemmelse med arkivlovens tilgængelighedsregler. Beslutningen blev truffet med en forventning om, at der fandtes en permanent løsning på Stadsarkivets pladsproblem indenfor en kortere tidsperiode. Kultur- og Fritidsudvalget har siden arbejdet for, at der afsættes midler til enten opførelse eller køb af et nyt, samlet Stadsarkiv i forbindlese med budgetforhandlingerne.

Kultur- og Fritidsforvaltningen arbejder forsat på at finde en løsning, så der igen bliver adgang til arkivalierne."

Det vil koste 1,43 mio. kr. i 2014 (2014p/l) og 0,92 mio. kr. i de efterfølgende år at gøre de 11 km. nedpakkede arkivalier tilgængelige for offentligheden.

Udtalelserne til Statsforvaltningen vil blive opdateret på baggrund af Kultur- og Fritidsudvalgets drøftelser.

Carsten Haurum
                                                               /Merete Evers Dewilde