Temadrøftelse om tildeling af lejemål

Kultur- og Fritidsudvalget anmodede på udvalgsmøde den 3. marts 2022 om oplæg til en temadrøftelse om proces for tildeling af lokaler til kultur- og fritidsformål. Når et lejemål, som forvaltningen lejer af Københavns Ejendomme og Indkøb, bliver ledigt, kan det stilles til rådighed for nye brugere gennem en beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget. Der er pt. ikke en fast proces for, hvordan denne tildeling finder sted. Formålet med drøftelsen er at sikre en transparent proces for at stille kommunale lejemål til fuld rådighed for én eller flere faste brugere gennem brugsaftaler. Kultur- og Fritidsudvalget skal drøfte tildeling af lejemål til kultur- og fritidsformål.

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

at Kultur- og Fritidsudvalget drøfter tildeling af lejemål til kultur- og fritidsformål.

Problemstilling

Kultur- og Fritidsudvalget besluttede den 3. marts 2022, at der skal afholdes en temadrøftelse om proces for tildeling af lokaler f.eks. på baggrund af henvendelser fra foreninger og kulturaktører.

Ønsket om at drøfte processen for tildeling af lejemål er bl.a. opstået på baggrund af processerne om tildeling af de ledige lejemål Kapelvej 4 og Halmtorvet 17B. Desuden er der løbende ansøgninger til f.eks. Klubhuspuljen om etablering af nye klubhuse og foreningsfaciliteter, som tildeles den ansøgende forening med et tilskud.

Bygninger i Københavns Kommune er alle godkendte til konkrete formål f.eks. lager, ophold/arbejdsplads eller mulighed for adgang for publikum. Hvis bygningen skal anvendes til andet formål, skal det godkendes og vil i flere tilfælde desuden kræve en ændret indretning, afhængigt af formål.

Løsning

Københavns Kommunes ejendomme ejes som hovedregel af Københavns Ejendomme og Indkøb (KEID), som udlejer lejemålene med udgangspunkt i den såkaldte huslejemodel, vedtaget i Borgerrepræsentationen, på én af følgende måder:

interne aftaler, som anvendes ved udlejning til fagforvaltningerne til kommunale aktiviteter.
erhvervslejekontrakter, som anvendes ved udlejning til eksterne aktører, bl.a. til kommercielle aktiviteter.

Hvis lokalerne ønskes stillet til rådighed for én eller flere eksterne aktører, kan der ved leje gennem interne lejeaftaler vælges én af følgende modeller:

Kultur- og Fritidsforvaltningen kan administrere lejemål, f.eks. et kulturhus, og forestå udlån til brugere med lovlige kommunale aktiviteter. Udlejning til kommercielle aktiviteter kan ske midlertidigt, hvis der er overskudskapacitet.
Kultur- og Fritidsudvalget kan beslutte, at forvaltningen indgår aftale med en eller flere eksterne aktører om, at de får stillet lejemålet til rådighed gennem en brugsaftale til aktørernes lovlige kommunale aktiviteter.

Brugsaftaler er en aftale mellem Kultur- og Fritidsforvaltningen og bruger, som beskriver, til hvad bygningen kan anvendes, og hvilke forpligtelser bruger har i forhold til lejemålet. Tildeling af brugsaftale er et tilskud, og skal derfor altid være politisk besluttet.

Kultur- og Fritidsforvaltningens administration af udlån og udleje af lejemål

Forvaltningen kan selv administrere lejemål og leje eller låne disse ud, som det sker i forvaltningens kulturhuse. Dette kan enten være til enkeltstående arrangementer eller i længere perioder, såfremt der er tale om lovlige kommunale aktiviteter.

Langt det største udlån af lokaler foregår gennem Foreningsportalen, hvor folkeoplysende foreninger søger om tildeling af tider for to år ad gangen.

Udlån og midlertidig udlejning af overskudskapacitet vil som udgangspunkt ske gennem Book Byen eller en bydelsenhed, og der vil være behov for en bevilling til administration mv. Udlejning af overskudskapacitet skal følge de takster, Borgerrepræsentationen har vedtaget i takstkataloget.

Denne model er ofte hensigtsmæssig for aktørerne, hvis mange forskellige brugeres ønsker skal imødekommes, og den mangfoldighed af aktiviteter, der er, skal kunne rummes af kulturhusene.

Tildeling af interne lejemål til nye brugere gennem brugsaftaler

Der, hvor aktører og foreninger får tildelt en brugsret til lokaler eller bygninger i al den tid, bygningerne anvendes, udarbejdes en brugsaftale, hvor bruger får den fulde råderet over al tid i bygningen.

Kultur- og Fritidsudvalget har ønsket at drøfte mulige måder at udvælge aktører til brugsaftaler.

Rammer for brugsaftaler og brugeres rettigheder i disse er beskrevet i bilag 1.

Af nedenstående skema fremgår fordele og ulemper ved forskellige mulige beslutninger, som Kultur- og Fritidsudvalget kan træffe, når et internt lejemål bliver ledigt. Det kan drøftes om bygninger skal overdrages til kendte formål, som har behov for nye faciliteter, om bygninger skal tildeles efter kendte ansøgninger eller om bygningerne skal udbydes til nye ansøgere.

Beslutning	Fordele	Ulemper
Lejemålet opsiges.	Frigør midler på udvalgets budget.	Lejemålet kan ikke længere benyttes.
Kultur- og Fritidsforvaltningen overtager administrationen af lejemålet og udlåner og udlejer det til eksterne aktører inden for de politisk besluttede rammer.	Stor kontrol med den daglige drift. Velegnet, når mange forskellige brugeres ønsker skal imødekommes.	Der skal afsættes midler til administration i forvaltningen.
Lejemålet tildeles en allerede kendt aktør, som har rettet henvendelse til udvalget.	Processen er hurtig, og lejemålet vil derfor muligvis stå ledigt i kortere tid. Det kan f.eks. være relevant, hvis en aktør har mistet et lejemål og har akut brug for et nyt.	Andre aktører får ikke mulighed for at ansøge. Muligvis er der mere egnede aktører.
Der indhentes ansøgninger med udgangspunkt i kriterier for aktiviteterne, som Kultur- og Fritidsudvalget sætter.	Flere aktører får mulighed for at ansøge, og udvalget har derfor et bredere beslutningsgrundlag. Udvalget kan tegne retningen. Aktørerne kan tilrette projektet efter de kriterier, der er sat.	Eventuelle idéer, som ligger uden for udvalgets kriterier, vil ikke blive inddraget.
Der indhentes ansøgninger uden kriterier for aktiviteterne.	Hvis Kultur- og Fritidsudvalget ikke på forhånd har besluttet, hvilket formål, lejemålet skal benyttes til, kan dette være en mulig model. Udvalget får et endnu bredere beslutningsgrundlag. Her kan kendskabet til det ledige lejemål udbredes gennem bl.a. lokaludvalg og forvaltningens bydelsenheder, hvorefter der kan indsendes ansøgninger og forslag til brug. Der kan i forbindelse med indkaldelse af ansøgninger desuden afholdes aktørmøder, der kan kvalificere beslutningen om, f.eks. hvilke aktører der passer bedst ind i bydelens profil. Ved indkaldelse af ansøgninger om brug af et ledigt lejemål, skal der i indkaldelsen gøres opmærksom på, hvilke formål bygningen kan og ønskes anvendt til. F.eks. er nogle bygninger allerede indrettet til teatre, nogle kan anvendes til publikumsrettede aktiviteter m.v.	Jo flere, der ansøger, jo flere aktører har også forgæves brugt ressourcer på processen. Større tids- og ressourceforbrug for Kultur- og Fritidsforvaltningen.
Forvaltningen iværksætter en proces med relevante aktører, med henblik på at kvalificere en senere beslutning.	Kan skabe stor indsigt i, hvad der er af ønsker og behov blandt aktører og borgere. Kan give et større lokalt ejerskab.	Tidskrævende. Ressourcekrævende både i forvaltningen og hos aktører. Kan skabe uforløste forventninger hos mange aktører.

Proces for erhvervelse af nye interne lejemål

Det følger af Københavns Kommunes porteføljestrategi og totaløkonomiske interesser i denne forbindelse, at kommunen så vidt muligt skal eje de ejendomme, som kommunen benytter permanent, og leje på det private marked, når der er tale om midlertidig brug.

Incitamentet til ikke at leje permanent på det private marked understøttes endvidere af Indenrigsministeriets lånebekendtgørelse, hvoraf det følger, at kommunen skal deponere et beløb svarende til den pågældende ejendoms seneste offentlige ejendomsvurdering, hvis der lejes lokaler på det private marked.

Det følger af huslejemodellen, at Københavns Kommune som udgangspunkt selv benytter egne ejendomme, og at det således blot er overskudskapacitet, der udlejes på erhvervslejekontrakter eller eventuelt sælges.

Når en intern lejeaftale eller en erhvervslejekontrakt bliver opsagt, vil det ledige lejemål blive sat i udbud blandt forvaltningerne. Dette sker konkret ved, at KEID skriver til bestillerenhederne i hver forvaltning.

Forvaltningen kan løbende orientere Kultur- og Fritidsudvalget om nye ledige lejemål, som sættes i udbud blandt forvaltningerne. Udvalget kan desuden løbende bede forvaltningen afsøge mulighederne for, at ledige interne lejemål kan opfylde konkrete aktørers behov og vende tilbage til udvalget herom.

Salg af ejendomme

Team Ejendomsoptimering (TEo) under Økonomiforvaltningen screener løbende kommunens ejendomme med henblik på at optimere ejendomsporteføljen. Hvis TEo vurderer, at det tjener porteføljestrategiske interesser, at en ejendom eller grund sættes til salg, indstilles dette overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen, som tager stilling i sagen.

Økonomiforvaltningen fører en fortrolig oversigt over ejendomme på salgslisten, og Kultur- og Fritidsudvalget kan drøfte, hvilke typer af ejendomme udvalget ikke ønsker solgt.

Hvis Kultur- og Fritidsudvalget ønsker, at en konkret ejendom ikke skal sælges, kræves det, at udvalget overtager lejemålet til et lovligt kommunalt formål inden for udvalgets ressort, herunder finder finansiering til dette.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Forvaltningen arbejder videre på baggrund af udvalgets drøftelser.

Søren Tegen Pedersen

/Mads Kamp Hansen

Beslutning

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 31. maj 2022:

Kultur- og Fritidsudvalget drøftede sagen.

Plan- og tilskudschef, Mads Kamp Hansen, og kontorchef for Tilskud, Marianne Kruckow, deltog under punktets behandling.