Opfølgning på revisionsbetænkningen vedrørende 2003-regnskabet

Kultur- og Fritidsudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 31. marts 2005

Sager til beslutning

17. Opfølgning på revisionsbetænkningen vedrørende 2003-regnskabet

(KFU 122/2005)

INDSTILLING

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

at Kultur- og Fritidsudvalget tager forvaltningens opfølgning på revisionsbetænkningen vedrørende 2003-regnskabet til efterretning for så vidt angår de dele af betænkningen, der vedrører Kultur- og Fritidsudvalgets område jf. sagsbeskrivelsen.

RESUME

Kultur- og Fritidsforvaltningen har i forhold til revisionsbetænkningen vedr. 2003-regnskabet fulgt op på de dele af betænkningen, der vedrører Kultur- og Fritidsudvalgets område. De væsentligste opfølgninger er udmøntet i nye og ændrede procedurer, mere instruktion og vejledning. Der er målt en positiv effekt ved kasse- og beholdningseftersyn, mens effekten af bedre statusspecifikation og indhentning af dagpengerefusioner først viser sig fremadrettet i løbet af 2005.

Kultur- og Fritidsforvaltningens opfølgning på de tværgående revisionsopgaver er også udmøntet i nye procedure og forretningsgange. Der igangsættes information og undervisningsforløb i forbindelse med kommunens indkøbsordning og udviklingen af økonomistyring er suppleret med vedtagne Balanced Score Card for alle enheder, og der arbejdes målrettet med den nye budgetmodel for 2006 og frem.

SAGSBESKRIVELSE

Revisionsudvalget skrev den 5. februar 2003 til alle fagudvalg og fremførte bl.a., at Økonomiudvalget og de stående udvalg bør sørge for at behandle forvaltningens opfølgning af revisionssager, fx i løbet af januar – februar måned i året efter den første behandling af revisionsprotokollatet.

Kultur- og Fritidsforvaltningen tilkendegav i notat af 19. februar 2003 over for Kultur- og Fritidsudvalget, at forvaltningen vil sørge for, at der fremover foreligger en indstilling til Kultur- og Fritidsudvalget i januar- februar måned, som med udgangspunkt i den seneste revisionsbetænkning og med skyldig hensyntagen til Revisionsudvalgets prioriteringsliste beskriver den faktiske opfølgning på de enkelte revisionssager.

I Økonomiudvalgets betænkning over Revisionsdirektoratets beretning om revisionen af Københavns Kommunes regnskab for 2003 (revisionsbetænkningen), tiltrådt af Borgerrepræsentationen den 25. november 2004 (BR 437/04), er Kultur- og Fritidsudvalget omtalt med følgende 2 overskrifter

a) Opfølgning og

b) Andre sager.

Derudover ønsker Revisionsudvalget

c) Opfølgning på tværgående sager. Disse tværgående sager omfatter styring af anlægsområdet, Københavns Kommunes repræsentationsudgifter, Kommunens indkøbsordning, udgifter til rejser til udlandet og udviklingen af Økonomistyringen i Københavns Kommune.

I det følgende gennemgås de ovenfor anførte områder nærmere.

Ad a) Opfølgning

Opfølgning beskriver Revisionsdirektoratets opfølgning af to større undersøgelser fra 2002.

1. Kommunens ressourcetildeling til fritidsområdet

Revisionsdirektoratet har fået en redegørelse fra forvaltningen. Revisionsdirektoratet finder redegørelsen tilfredsstillende.

2. Kommunens tilskud til folkeoplysning

Revisionsdirektoratet har fået fremsendt handlingsplanen, der omfatter i alt 13 tiltag, og indeholder oplysninger om, hvordan de enkelte tiltag er eller bliver implementeret.

Revisionsdirektoratets gennemgang af handlingsplanen giver ikke anledning til bemærkninger.

Kultur- og Fritidsforvaltningens bemærkninger

Kultur- og Fritidsforvaltningen har ingen bemærkning til disse 2 punkter der opfattes som afsluttede.

Ad b) Andre sager

I det følgende gennemgås de konkrete sager, der er nævnt under "andre sager" nærmere, således at revisionsbetænkningen citeres for de pågældende områder, hvorefter Kultur- og Fritidsforvaltningen anfører sine bemærkninger.

1. Dagpengerefusion

"Revisionsdirektoratet har for 14 afdelinger udskrevet en opfølgningsstatistik for fraværsmodulet over fravær på grund af graviditetsgener, barselsorlov og sygdom.

For at kontrollere om den berettigede dagpengerefusion blev indhentet, blev fraværsmodulets oplysninger sammenholdt med en løndelsrapport med oplysning om modtaget dagpengerefusion for perioden 1. januar til 30. september 2003.

Sammenholdelsen viste 8 sygefraværssager, hvor Revisionsdirektoratet ikke umiddelbart kunne konstatere, at der var indhentet refusion.

Kultur- og Fritidsforvaltningen har hertil oplyst:

I et tilfælde var der givet barselsorlov uden løn, og der skulle som følge heraf ikke indhentes refusion.

I to tilfælde havde bopælskommunen ikke svaret, og forvaltningen havde ikke i de seneste 4 måneder rykket for svar.

I et tilfælde var der givet afslag på grun d af for sen anmeldelse til bopælskommunen.

I tre tilfælde var lønmodtager afgået i forbindelse med sygeperioden og havde ikke returneret dagpengeskemaet i underskrevet stand. Forvaltningen har ikke efterfølgende foretaget sig yderligere i sagen.

I et tilfælde ville forvaltningen undersøge sagen nærmere.

Revisionsdirektoratet fandt det uheldigt, at sagsbehandlingen på området kan medføre tab af refusion.

Kultur- og Fritidsudvalget henviser i besvarelsen til, at Kultur- og Fritidsforvaltningen i 2004 har ændret proceduren vedrørende indhentning af sygedagpengerefusion, således at der er givet afdelingerne et større incitament til at overholde de snævre tidsfrister for indhentning af refusion for sygdom over 14 dage. Det tilføjes i besvarelsen, at det dog næppe vil være muligt helt at undgå tab af refusioner, da ydelse af refusion forudsætter, at den sygemeldte, som i nogle tilfælde er afskediget, selv indsender et underskrevet skema til kommunen".

Kultur- og Fritidsforvaltningens bemærkninger

Kultur- og Fritidsforvaltningen har som nævnt ændret proceduren i en ny forretningsgang, men det har endnu ikke, blandt andet på grund af Accentures manglende driftsposteringer af løn, været muligt at følge op på, om den indførte procedure får den ønskede effekt.

2. status og eventualforpligtelser mv.

"Revisionsdirektoratet udbad sig ved enslydende skrivelse af 31. oktober 2003 til samtlige forvaltninger en redegørelse om forskellige spørgsmål i relation til forvaltningernes arbejde med afstemning og specifikation af relevante statuskonti.

Efter Kultur- og Fritidsforvaltningens besvarelse af 8. december 2003 blev det aftalt, at afstemninger og specifikationer pr. 31. december 2003 skulle tilgå den stedlige revision snarest efter den 1. marts 2004.

Ved gennemgangen af forvaltningens årsregnskab 2003 har Revisionsdirektoratet hæftet sig ved, at der medio juni 2004 mangler 123 afstemninger/specifikationer til årsregnskabet, jf. Kasse- og Regnskabsregulativet og Regnskabscirkulæret, (ud af en balancesum på 708,9 mio. kr.).

Revisionsdirektoratet bad oplyst, hvornår de resterende afstemninger/specifikationer er til rådighed for den stedlige revision.

I Kultur- og Fritidsudvalgets besvarelse af 19. august 2004 oplyses, at på nuværende tidspunkt mangler forvaltningen at fremsende 42 statusspecifikationer til Revisionsdirektoratet. De vil blive fremsendt inden udgangen af september måned 2004.

Gennemgangen af de modtagne afstemninger/specifikationer har givet anledning til følgende bemærkninger:

Enkelte af de modtagne statusspecifikationer opfylder ikke de formelle krav fx om angivelse af, hvornår enkeltposterne er opstået og årsagen til, at de ikke er udlignet, som det foreskrives i rammebilaget om regnskab i årets løb.

Det oplyses i besvarelsen, at Kultur- og Fritidsforvaltningen har indført procedurer, der skal sikre, at statusspecifikationerne opfylder de formelle krav. Hvis det alligevel sker, at Revisionsdirektoratet trods de iværksatte tiltag modtager enkelte specifikationer, der ikke opfylder kravene, vil det være hensigtsmæssigt, om direktoratet med det samme vil indgå i en dialog med bogholderiet om indholdet, således at specifikationerne kan tilrettes straks".

Kultur- og Fritidsforvaltningens bemærkninger

Effekten af de indførte procedurer vil først vise sig, efter at Revisionsdirektoratet har modtaget statusspecifikationerne vedr. regnskab 2004, og accepteret disse. Kultur- og Fritidsforvaltningens statusspecifikationer for regnskab 2004 er ved at blive indsamlet, og fremsendes ad hoc til Revisionsdirektoratet.

3. kasse- og beholdningseftersyn

"Revisionsdirektoratet har gennemgået resultatet af de af Kultur- og fritidsforvaltningen foretagne interne eftersyn i 2003.

Forvaltningen har foretaget i alt 66 interne kasseeftersyn og har haft bemærkninger til de 23. Bemærkningerne har bl.a. omfattet følgende forhold:

· Maksimal tilladt kassebeholdning overskredet.

· Manglende bogføring i kassebog.

· Manglende underskrifter af 2 personer på dagligt regnskab.

· Udlægsbilag mangler datering.

Direktoratet bad oplyst, hvilke tiltag forvaltningen agter at iværksætte for at nedbringe de forholdsvis mange bemærkninger til eftersynene.

Kultur- og Fritidsudvalget oplyser, at forvaltningen har taget initiativ til en standardisering og forenkling af forvaltningens kasseinstrukser, hvilket vil gøre instrukserne mere overskuelige. Derudover vil der blive iværksat en tættere opfølgning, øget undervisning og support over for områderne. Det forventes, at disse tiltag vil nedbringe de forholdsvis mange bemærkninger væsentligt.

Revisionsdirektoratet har endvidere gennemgået de lokale kasseinstrukser.

De lokale kasseinstrukser bygger på principperne i forvaltningens overordnede forretningsgangsbeskrivelse.

Ifølge den overordnede forretningsgangsbeskrivelse er det bl.a. kassereren, der kan udpege en stedfortræder.

Efter Revisionsdirektoratets opfattelse bør det være lederen, der udpeger stedfortræder.

Forvaltningen er enig, og den overordnede forretningsgangsbeskrivelse vil blive rettet.

Revisionsdirektoratet bemærkede herudover, at der endnu ikke – for alle enheder med kasse – er udarbejdet kasseinstrukser.

Ifølge besvarelsen vil de manglende kasseinstrukser snarest blive udarbejdet og fremsendt til Revisionsdirektoratet.

Endelig bemærkede Revisionsdirektoratet, at instrukserne ikke indeholder bestemmelser om kasseoverdragelse, og at der i en del tilfælde er flere personer, der har adgang til kassebeholdningerne.

Ud fra et sikkerhedsmæssigt synspunkt finder vi dette for uheldigt, da ansvar for eventuelle uregelmæssigheder vanskeligt vil kunne placeres.

Det oplyses i besvarelsen, at i forbindelse med den tidligere nævnte standardisering af kasseinstrukserne vil det blive præciseret, hvorledes en kasseoverdragelse skal finde sted, og at der ikke er flere personer, der samtidig har adgang til kassebeholdningerne".

Kultur- og Fritidsforvaltningens bemærkninger

Effekten af Kultur- og Fritidsforvaltningens tiltag og opfølgning på bemærkningerne om kasse- og beholdningseftersyn er, at det i 2003 var første gang forvaltningen var på kasseeftersyn i kultur- og medborgerhusene. Derfor gav det forholdsvis mange bemærkninger ved kasseeftersynene, da forvaltningens krav og oplysninger viste sig at være nye for husene. I 2004 er mange af problemerne løst efter oplysning og vejledning fra kontrollanternes side. Blandt andet har kravet om, at hver afdeling selv udarbejder sin kasseinstruks efter den standardiserede kasseinstruks, som bygger på principperne i forvaltningens overordnede forretningsgangsbeskrivelse, været en god måde for afdelingerne at sættes sig ind i de gældende regler.

Den overordnede forretningsgangsbeskrivelse er tilrettet så det kun er lederen der udpeger en kasserer og en stedfortræder.

I den nye standardkasseinstruks skal det oplyses, hvorledes en kasseoverdragelse finder sted lokalt.

Alle afdelinger med kontantkasser er blevet anmodet om at udfylde skabelonen vedr. lokal kasseinstruks og de returneres for tiden til godkendelse i Økonomi & IT. Når alle instrukser er gennemgået og godkendt fremsendes de hurtigst muligt til Revisionsdirektoratet.

Ad c) Opfølgning af de tværgående sager

For så vidt angår styring af anlægsområdet, Københavns Kommunes repræsentationsudgifter, udgifter til rejser til udlandet og, forretningsgangsbeskrivelser, jf. Kasse og Regnskabsregulativet har

Kultur- og Fritidsforvaltningen indarbejdet de væsentligste tiltag i procedure og forretningsgange på de omtalte fælles områder. Således er der i forbindelse med rapportering om opfølgning på revisionsbetænkningen 2003 kun bemærkninger til nedenfor anførte, udvalgte tværgående sager.

1. Kommunens indkøbsordning

"Revisionsudvalget finder det påkrævet, at Økonomiforvaltningen opprioriterer arbejdet med at drage omsorg for indkøbsordningens forankring i kommunens forvaltninger. Revisionsudvalget har anmodet Revisionsdirektoratet om at blive holdt orienteret om resultatet af sagens opfølgning."

Kultur- og Fritidsforvaltningens bemærkninger

For at sikre en bedre forankring i brugen af indkøbsaftaler og indkøbssystem, har Kultur- og Fritidsforvaltningen bl.a. ændret på arbejdsgangene for de administrative enheder, som i 2004 blev samlet på Flæsketorvet 68, det medfører at indkøb sker mere effektivt og fælles for afdelingerne.

Efter at vareudbuddet på Den Offentlige Indkøbsportal (DOIP) i løbet af 2004 og begyndelsen af 2005 er blevet forøget, planlægger Kultur- og Fritidsforvaltningen desuden et større informations- og undervisningsforløb, med henblik på at øge brugen af indkøbsordningen.

2. Udviklingen af økonomistyring i Københavns Kommune.

"Revisionsudvalget finder det beklageligt, at Økonomiforvaltningen, Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen og Sundhedsforvaltningen ikke har ment at skule afgive reelle og relevante oplysninger om udviklingen i økonomistyringen – et område som både Revisionsudvalget og Revisionsdirektoratet gennem de seneste år har fremkommet med mange bemærkninger og anbefalinger til.

Revisionsudvalget har anmodet Revisionsdirektoratet om at blive holdt orienteret om resultatet af sagens opfølgning."

Kultur- og Fritidsforvaltningens bemærkninger

Økonomistyringen blev i foråret 2004 vurderet og offentliggjort i rapporten "Benchmarking af økonomistyringen i Københavns Kommune – resultater af 2. runde." Benchmarkingen er sket ved selvevaluering og med bistand fra Økonomiforvaltningen. Kultur- og Fritidsforvaltningen deltog på søjle/afdelingsniveau. Indplaceringsniveauet for de enkelte enheder var, at 2 af de 5 undersøgte enheder allerede opfylder Økonomichefkredsens erklærede mål om niveau 3 Aktivitetsstyring. De 3 andre opfylder niveau 2 Finansiel kontrol< /u>. Kultur- og Fritidsforvaltningen v/ Økonomi & IT følger forsat enhedernes udvikling bl.a. gennem budgetprocessen og den løbende budgetopfølgning. Til budget 2005 er der for alle områder sat fokus på Balanced Score Card og indberettede aktivitetsmål. Og der arbejdes målrettet med den nye budgetmodel for 2006 og frem. Benchmarkingen gentages med 2 års mellemrum for at måle fremdrift og forbedring i institutionernes økonomistyring. Effekten af om enhederne rykker op i niveau er ikke målt i 2004.

Økonomi

Indstillingen har ingen selvstændig økonomisk virkning

Miljøvurdering

Sagstypen er ikke omfattet af Kultur- og Fritidsforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

Andre konsekvenser

Høring

Bilag

Carsten Haurum

/ Olga Brüniche-Olsen

Til top