Udfordringer med kultur- og idrætsbyggerier

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Kultur- og Fritidsudvalget drøfter udfordringer med kommunalt finansierede kultur- og idrætsbyggerier.       

Problemstilling 

Kultur- og Fritidsudvalget behandlede den 4. september 2019 to indstillinger om status og erfaringsopsamling på henholdsvis skøjtebanen på Genforeningspladsen og Kulturcenter Kildevæld (bilag 1 og 2). Udvalget anmodede om, at erfaringsopsamlingen vedrørende de to projekter, skal ske på et kommende udvalgsmøde.

Generelt er der et godt samarbejde mellem Byggeri København og Kultur- og Fritidsforvaltningen. Der kan imidlertid fortsat ske forbedringer omkring byggeprojekterne.

Nærværende indstilling samler op på følgende:

• Byggeri København - erfaring og nye metoder

• Overgangen fra byggeri til drift (BtD) og de udfordringer, der kan ligge heri

• De mindre byggerier og styringen af økonomien heri
• Partnerskabsaftale mellem bestillere af byggerier og Byggeri København

Løsning

Kultur- og idrætsbyggerier er ofte kendetegnet ved at være unikke. Det kan f.eks. være i kraft af funktion, brugergruppe og/eller stor medfinansiering fra en eller flere fonde. Eksempler herpå er Kampsportens Hus, fjernmagasinet, skøjtehallerne i henholdsvis Ørestad og på Østerbro, vandkulturhuset på Papirøen og Københavns Museum. 

Sammenfattende er der tale om meget forskelligartede byggerier, hvor der ofte er særlige fondskrav som f.eks. arkitektkonkurrencer, og hvor det blandt andet derfor er vanskeligt at udarbejde de standardfunktionsprogrammer som f.eks. Børne- og Ungdomsforvaltningen i vidt omfang gør brug af. At projekterne er særlige og ofte stærkt lokalt forankrede betyder også, at der ofte er en omfattende brugerdialog med andre end blot kommunale institutioner. Det drejer sig f.eks. om foreninger, organisationer, forbund, kulturaktører, lokaludvalg, fonde og andre eksterne parter.

At byggeprojekterne på kultur- og fritidsområdet er meget forskelligartede er i sig selv ikke et problem, men det stiller særlige krav til samarbejdet mellem Byggeri København og Kultur- og Fritidsforvaltningen om projekterne og kalder på overvejelser om metode. 

Byggeri København – erfaring og nye metoder 
I 2016 blev der indført en ny fasemodel, hvilket indebærer, at der i så godt som alle byggesager først afsættes midler til en planlægningsfase og dernæst en anlægsbevilling. Fasemodellen skal sikre, at der har været den nødvendige indledende myndighedsdialog, at brugerønskerne er afdækkede og at økonomien i byggeprojektet er klarlagt bedst muligt, inden der afsættes midler til at gennemføre byggeriet. Byggeri København oplyser, at dette har givet højere hastighed i eksekveringerne og større sikkerhed for, at byggerierne kan gennemføres til tiden og til den afsatte sum, uden at dette dog kan eliminere risiko for fordyrelser eller forsinkelser i løbet af en byggesag.

Samtidig har Byggeri København ændret udbudsstrategi. Byggeri København udbyder nu primært projekter i totalentreprise, hvor én kontraktpart har ansvaret for både at projektere og udføre byggeriet. Byggeri København har desuden to strategiske partnerskaber, hvor et hold af entreprenører og rådgivere er gået sammen i en rammeaftale med Byggeri København om at gennemføre en større portefølje af projekter. Byggeri København vurderer, at den ændrede udbudsstrategi generelt fører til et bedre samarbejde mellem parterne, som forventes at betyde færre udfordringer i byggerierne fremadrettet.

Overgangen fra byggeri til drift og de udfordringer, der kan ligge heri
En tilbagevendende udfordring i forhold til kommunale kultur- og idrætsbyggerier er overgangen fra byggeri til drift (BtD). Det er den fase, hvor Byggeri København afleverer det færdige byggeri til Københavns Ejendomme og Indkøb (KEID), der udlejer bygningerne til fagforvaltningerne. En af forklaringerne på en vanskelig overgang fra anlæg til drift synes at være, at der både kan være udfordringer i forhold til aflevering fra entreprenør til bygherre og koblingen til de problemer, der opstår, når byggeriet skal i drift.

Det er oplevelsen, at der er et behov for et mere fokuseret samarbejde mellem Byggeri København og KEID. Eksempelvis står fagforvaltningerne flere gange med byggeri, der er sat i drift, men som KEID ikke er villig til at overtage. Det gælder f.eks. hvis der er mange mangler. Selv om både Byggeri København og KEID har fokus på dette, er der fortsat tale om en udfordring. Blandt de seneste projekter, hvor der har været problemer i overgangsfasen, er Skøjtehallen i Ørestad, Tingbjerg Bibliotek og fjernmagasinet.

For at dæmme op for udfordringerne er der nedsat en række arbejdsgrupper på tværs af Byggeri København og KEID. På nuværende tidspunkt er man imidlertid ikke kommet i mål med en løsning, der generelt sikrer, at man kommer uden om disse problemer.

De mindre byggerier og styringen af økonomien heri
De mindre byggerier, som f.eks. klubhusbyggerierne og Bellahøj 21st Barkings spejderhytte, er kendetegnet ved, at både tid og økonomi ofte er udfordret. Byggerierne falder i to grupper med hver deres udfordringer.

• Byggerier finansieret af klubhuspuljen, og som realiseres af foreningerne selv. Eksempler herpå er Husum Boldklub og 21st Barking.

• Byggerier finansieret i en budgetaftale, og som gennemføres af Byggeri København. Eksempel herpå er Valby Boldklubs klubhus.

De tilbagevendende udfordringer med økonomien - både når foreningerne selv bygger, og når det er Byggeri København, der står i spidsen for projekterne - kalder på overvejelser omkring metode.

Kendetegnende for projekterne finansieret af klubhuspuljen er, at de generelt bliver større og større, og at der ofte er store fondsbidrag med dertilhørende forventninger til tid og kvalitet. Her synes der at være tilbagevendende udfordringer omkring at få økonomien til at hænge sammen, og projekter, der syntes at være færdige og finansierede, vender tilbage til det politiske niveau. 

Det kunne kalde på overvejelser om, hvorvidt Københavns Kommune skal påtage sig en større rolle omkring udførelsen, f.eks. gennem skærpede krav til projekter, der får finansiering fra klubhuspuljen. En sådan ændring skal i givet fald ske med respekt for, at flere af byggerierne bliver mere komplekse og ambitiøse, bl.a. fordi de får store fondsbidrag.

For så vidt angår de byggerier, der gennemføres i regi af Byggeri København, synes der at være behov for en tidlig og mere klar forventningsafstemning mellem forening og forvaltning. Kultur- og Fritidsforvaltningen og Byggeri København har i fællesskab en central rolle i at sikre, at dette sker. 

Partnerskabsaftale mellem bestillere af byggerier og Byggeri København
I 2016 vedtog bestillere af byggerier og Byggeri København en partnerskabsaftale, som benyttes i de konkrete byggeprojekter. Aftalen skal understøtte fleksibilitet, innovation samt et tillidsbaseret og løsningsorienteret samarbejde. Samtidig definerer partnerskabsaftalen generelle politiske målsætninger og ansvarsområder i byggerier.

Partnerskabsaftalen evalueres pt. Kultur- og Fritidsforvaltningen arbejder i den sammenhæng - som bestiller - på følgende:

• Tydeligere ansvarsfordeling i byggeprojekter

• Større fokus på overgang fra byggeri til drift med tæt inddragelse af bestiller og bruger i processen

• Større fokus på funktioner, drift, kvalitet og brugertilfredshed med slutprodukter, frem for (primært) på billigere byggeri

• Retningslinjer for klubhusbyggerier

• Screeninger i byggesager (inden planlægningsbevilling)

• Nye værktøjer og best practice/forretningsgange, som samler op på erfaringer og søger at løse de konkrete udfordringer, der har været i mange byggeprojekter

• Pilotprojekter for bedre brugertilfredshed med slutprodukter samt løbende evalueringer

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Kultur- og Fritidsforvaltningen arbejder sammen med relevante interessenter videre på baggrund af udvalgets drøftelser og tilkendegivelser.

Mette Touborg  

                                                 /Mads Kamp Hansen