Handleplaner til to revisionsrapporter fra Intern Revision vedrørende den løbende revision 2019 om kommunens administration af visse borgeres økonomi

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Kultur- og Fritidsudvalget tager revisionsrapporten vedrørende Kultur- og Fritidsforvaltningens kontrol med udbetalinger til ”alternative modtagere” via systemet KMD-Aktiv til efterretning
2. at Kultur- og Fritidsudvalget tager revisionsrapporten vedrørende kommunens administration af visse borgeres økonomi (administrationssager) til efterretning
3. at Kultur- og Fritidsudvalget godkender forvaltningens handleplaner for henholdsvis kontrol med udbetalinger til ”alternative modtagere” og administrationssager.

Problemstilling

Intern Revision (IR) foretager som led i sin løbende revision en række undersøgelser. På Kultur- og Fritidsforvaltningens område har IR foretaget en undersøgelse af forvaltningens kontrol med udbetalinger til ”alternative modtagere” via systemet KMD-Aktiv samt en undersøgelse af forretningsgange og interne kontroller i forbindelse med kommunens administration af visse borgeres økonomi (administrationssager).

Nedenfor gengives hovedindholdet i revisionsbemærkningerne samt Kultur- og Fritidsforvaltningens handleplaner for de konkrete bemærkninger, som også er indarbejdet i revisionsrapporterne under ”forvaltningens iværksatte tiltag”.

Løsning

”Alternative modtagere”

Udbetalinger til ”alternative modtagere” via systemet KMD-Aktiv er f.eks. ydelser til eller på vegne af borgere, hvor kommunen betaler beløb direkte til leverandør, fx boligforeninger (husleje), Ørsted, flyttefirmaer, Ikea osv. Det kan også være skifteretssager, hvor kommunen udbetaler overskud til bobestyrer.

Udbetaling til ”alternative modtagere” er et af de områder, hvor besvigelsesrisikoen generelt vurderes som høj. Revisionen har medført en rød revisionsbemærkning, hvorfor Kultur- og Fritidsforvaltningen skal udarbejde en handleplan. I Kultur- og Fritidsforvaltningen er disse udbetalinger forankret i enheden Tillæg 65+.

Revisionsrapporten er vedlagt som bilag 1.

Rød bemærkning vedrørende ”alternative modtagere”

Revisionen bemærker, at en del udbetalinger fra KMD-Aktiv sker til “alternative modtagere”, hvilket vil sige betalinger, som foretages for borgere, direkte til leverandører. Da disse betalinger ikke foregår via NEM konti, og da det er muligt at ændre på betalingsstrømmene, bør betalingerne underlægges en kontrol, der sikrer, at betalingerne tilgår rette modtager.

Revisionen bemærker, at Kultur- og Fritidsforvaltningen har designet og implementeret en 100 % legalitetskontrol vedrørende oprettelse/ændring i stamdata, men at de løbende udbetalinger til ”alternative modtagere” gennemføres med kun én godkender (uden funktionsadskillelse).

Revisionen oplyser, at bogføring og betalingsformidling med kun én godkender medfører en iboende risiko for fejl forårsaget af besvigelser. Risikoen relaterer sig primært til bevidste fejl, som sædvanligvis søges skjult eller sløret.

Revisionen bemærker, at der under revisionen ikke er konstateret konkrete forhold, der giver anledning til mistanke om tilsigtede eller utilsigtede uregelmæssigheder eller besvigelser som følge af ovenstående forhold.

Revisionen anbefaler, at der indføres stikprøvekontrol, jf. revisionsrapportens bilag 2.

Handleplan for kontrol med udbetalinger til ”alternative modtagere”

Kultur- og Fritidsforvaltningen vil umiddelbart iværksætte følgende tiltag, der skal sikre kontrol med de løbende udbetalinger, som gennemføres med kun én godkender (uden funktionsadskillelse):

• der iværksættes en undersøgelse, som giver et klart billede af antal sager med "alternative modtagere" for december 2019 og januar og februar 2020
• med baggrund i bilag 2 til rapporten og datagrundlaget besluttes det, hvor stor den månedlige stikprøve, der skal kvalitetskontrolleres, skal være (f.eks. 5-10 sager af et gennemsnit på f.eks. 100 sager om måneden)
• hver måned trækkes lister fra Kvantum, som danner grundlaget for udvælgelse af stikprøverne. Tillæg 65+ udfører kvalitetskontrollen med opstart fra maj 2020.

Administrationssager

Intern Revision har undersøgt Københavns Kommunes administration af visse borgeres økonomi (administrationssager). Det er f.eks. borgere, der af forskellige årsager ikke selv kan administrere deres økonomi, herunder f.eks. misbrug, at pårørende tømmer borgers konto eller manglende forståelse og overblik over økonomi, som ender med huslejerestance, lukning af elektricitet, lukning af telefon m.v.

Administrationssagerne på de borgere, som har været under administration i Socialforvaltningen, overgår til enheden Tillæg 65+ i Kultur- og Fritidsforvaltningen, når borgerne når pensionsalderen. Revisionsrapporten har medført en gul bemærkning, hvorfor Kultur- og Fritidsforvaltningen skal udarbejde en handleplan.

Revisionsrapporten er vedlagt som bilag 2.

Gul bemærkning vedrørende administrationssager

Revisionen bemærker, at administrationssagerne er et af de områder, hvor besvigelsesrisikoen generelt vurderes som høj. Ved gennemgangen er det konstateret, at administrationsaftale eller anden form for dokumentation generelt ikke har kunnet forevises i administrationsaftaler, der er overført fra Socialforvaltningen, som krævet i forretningsgangen.

Revisionen henstiller, at Tillæg 65+ snarest får udarbejdet administrationsaftaler for alle borgere under administration i overensstemmelse med forvaltningens retningslinjer.

Handleplan for administrationssager

Kultur- og Fritidsforvaltningen oplyser, at forvaltningen allerede har ændret arbejdsgangen, så der udarbejdes administrationsaftaler på alle nye sager, som kommer fra Socialforvaltningen.

Herudover tager Kultur- og Fritidsforvaltningen kontakt til Socialforvaltningen med henblik på nedsættelse af en arbejdsgruppe, der har til opgave:

• at afdække muligheden for og beslutte en ensartet registrering og opbevaring af administrationsaftaler
• at sikre, at der udarbejdes behørige administrationsaftaler på alle gamle sager generelt

Kultur- og Fritidsforvaltningen forventer, at der vil være oprettet administrationsaftaler på alle gamle sager inden 1. november 2020.

Desuden vil Tillæg 65+ implementere en forretningsgang, hvor administrationsaftalerne revurderes en gang årligt.

Økonomi

Denne indstilling har ingen selvstændige økonomiske eller bevillingsmæssige konsekvenser.

Videre proces

Rapporterne er forelagt Revisionsudvalget den 22. april 2020. Rapporterne vil endvidere blive sendt til Økonomiforvaltningens direktion til eventuel videre foranstaltning over for Økonomiudvalget.

Mette Touborg

  / Annegrete Vallgårda