Udbudsstrategi for Amager Bio
Kultur- og Fritidsudvalget besluttede i 2020, at driften af spillestederne Amager Bio og BETA (herefter samlet ”Amager Bio”) skulle sendes i udbud.
Kultur- og Fritidsforvaltningen har siden 1997 drevet først Amager Bio og siden også det mindre spillested BETA. Det er i sig selv en lovlig kommunal opgave at drive et spillested.
I forbindelse med implementering af kommunens nyeste cirkulære for indtægter er alle Kultur- og Fritidsforvaltningens indtægter blevet gransket nærmere. I den forbindelse har det vist sig, at den nuværende konstruktion for driften af Amager Bio ikke er hensigtsmæssig.
Det skyldes bl.a. konstruktionen for samarbejdet med Musikforeningen 5-øren. Foreningen deltager i dag i afviklingen af ca. 2/3 af koncerterne i Amager Bio. Det økonomiske resultat for disse arrangementer deles med Musikforeningen 5-øren med halvdelen til hver, uanset om der er tale om over- eller underskud. Det gør det vanskeligt at overholde kommunens tilskuds- og indtægtscirkulærer. Hertil kommer, at selve driften af bar og garderobe er accessorisk virksomhed, som en kommune har pligt til at søge bortforpagtet.
Udbuddet blev udsat på grund af pandemien, og udvalget besluttede den 27. oktober 2022, at udbuddet skulle igangsættes. Herefter har Kultur- og Fritidsforvaltningen arbejdet på en strategi for udbuddet, som udvalget her præsenteres for.
Indstilling
Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,
- at Kultur- og Fritidsudvalget drøfter udbudsstrategi for Amager Bio.
Problemstilling
Kultur- og Fritidsudvalget skal tage stilling til, hvilken udbudsstrategi der skal anbefales i forbindelse med det kommende udbud af Amager Bio.
Løsning
På baggrund af Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning den 27. oktober 2022 har KFF løbende haft dialog med medarbejderne og på baggrund af den sammen med KEID drøftet en udbudsstrategi med Københavns Ejendomme og Indkøb (KEID), som skal forestå bortforpagtningen af Amager Bio og Beta. Bedømmelsen af de indkomne tilbud vil ske administrativt i KEID med inddragelse af kultur- og musikfaglig ekspertise i KFF.
For at gøre forpagtningen attraktiv for tilbudsgivere anbefales det, at den udbydes for en periode på seks år med mulighed for forlængelse i yderligere to år, hvis begge parter ønsker det.
Det foreslås, at strategien hviler på følgende elementer:
Musikprofil (vægt 70 %)
Tilbudsgiver skal beskrive musikprofilen for det kommende Amager Bio. Tilbudsgiver skal i den forbindelse garantere mindst 100 årlige musikarrangementer i Amager Bio med nationale og internationale kunstnere og orkestre, der har deres rødder i 60’erne, 70’erne og 80’erne med sigte på ”det modne koncertpublikum”.
Tilbudsgiver skal garantere mindst 90 årlige arrangementer i BETA med nationale og internationale kunstnere og orkestre inden for vækstlaget for den brede rock, metalrock og flere nichegenrer inden for både pop og singer/songwriter. Kriteriet vil blive vægtet på baggrund af tilbudsgivers beskrivelse af program fordelt på genrer, vægtningen mellem originale bands og kopibands og vægtningen mellem etablerede og up-coming bands. Vægtningen sker særskilt for henholdsvis Amager Bio og Beta, hvor Amager Bio vægter 60 % og Beta 40 %.
Frivillighed (vægt 30 %)
Amager Bio og Beta drives i dag i vidt omfang sammen med frivillige, og et element af samarbejde med frivillige skal sikres i den fremtidige forpagtning. En kommende forpagter skal redegøre for, hvilken frivillighedsstrategi der vil blive fulgt og angive økonomien forbundet hermed. Kriteriet vil blive vægtet på baggrund af tilbudsgivers beskrivelse af setup for frivillige og antal frivillige. Herudover skal forpagter beskrive, hvordan der vil blive samarbejdet med lokale aktører.
Kommunale dage i Amager Bio og Beta (absolut krav)
Det foreslås, at forpagter hvert år skal stille Amager Bio og Beta til rådighed for Københavns Kommune i hhv. 11 og 8 dage. Dagene skal bruges til at afholde kommunale aktiviteter i samarbejde med lokale kulturaktører. Københavns Kommune skal mindst et år i forvejen meddele hvilke dage, der skal benyttes.
Som det også kendes fra aftalen om Øksnehallen, vil de kommunale dage medføre en forholdsmæssig nedsættelse af lejen i det omfang, dagene reelt anvendes.
Fast lejeafgift + omsætningsbestemt forpagtningsafgift (absolut krav)
Da formålet med udbuddet er at få den rette forpagter til at indfri de indholdsmæssige ønsker, foreslås det, at der ikke konkurreres om lejeafgiften, men at den fastsættes på baggrund af en markedsvurdering og markedsdialog. Alle bydere vil derfor være økonomisk ligestillede, og Københavns Kommune vil alligevel få del i et eventuelt overskud.
Markedsvurderingen vil blive foretaget af en erhvervsmægler.
Fremtidigt tilskud
Det foreslås, at det nuværende driftstilskud til Amager Bio på ca. 6,5 mio. kr. konverteres til aktivitetstilskud, som Kultur- og Fritidsudvalget kan beslutte rammerne for og udmøntningen af. Hermed sikres det, at såvel ikke-kommercielle som kommercielle aktører kan byde på forpagtningen, at forpagterne ikke skal konkurrere om størrelsen på et kommunalt tilskud, og at eventuelle tilskud øremærkes.
Sociale klausuler og arbejdsklausuler
Forpagteren vil skulle overholde de samme sociale klausuler og arbejdsklausuler, som gælder for leverandører til Københavns Kommune. Det indebærer bl.a., at medarbejderes løn, arbejdstid og arbejdsvilkår som minimum skal være på niveau med de gældende overenskomster for samme type arbejde.
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.
Videre proces
Der arbejdes videre under følgende overordnede tidsplan:
- Marts-august: Udbudsmateriale: udbudskriterier, teknisk opmåling, udformning af kontrakt m.m.
- August-september: Udbudsfase
- Oktober-november: Screening, evaluering
- December: Tildeling
Udvalget vil på møde den 8. juni 2023 få forelagt de endelige udbudskriterier, og inden da vil forvaltningen afholde et markedsmøde for at måle interessen og få input fra potentielle tilbudsgivere til processen. Efter offentliggørelse af udbuddet vil KEID afholde en egentlig markedsdialog.
Søren Tegen Pedersen
/Mads Kamp Hansen
Beslutning
Kontorchef Nanna Bugge og chefkonsulent Dennis Krabbe Sørensen deltog under behandlingen af punktet.
Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 30. marts 2023:
Udvalget drøftede udbudsstrategien og anmodede forvaltningen om at vende tilbage til udvalget med en fornyet indstilling på baggrund af udvalgets bemærkninger og tilkendegivelser.