Status på Borgerservice og Borgerservice 2020
Indstilling
Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,
- at Kultur- og Fritidsudvalget tager status på borgerserviceopgaven samt status på fremdrift i smart investeringsforslaget Borgerservice 2020 til efterretning.
Problemstilling
Borgerservice har, med udflytningen af borgerserviceopgaven til bibliotekerne og initiativerne i Borgerservice 2020, påbegyndt en større serviceomlægning af borgerservice. Serviceomlægningen påvirker både borgernes henvendelsesmønstre og medarbejdernes arbejdsopgaver.
I dag oplever Borgerservice store udsving i antallet af henvendelser både i forhold til den enkelte dag og i forhold til måneder/sæsoner. Det medfører risiko for lange ventetider i forbindelse med peakperioder, og gør det vanskeligt at sikre optimal kapacitetsudnyttelse af medarbejderressourcer.
Henvendelserne i Borgerservice er, på trods af den øgede digitalisering, kun marginalt faldende, hvilket primært kan tilskrives, at der fortsat er en vækst i antallet af borgere, der flytter til Købehavn med deraf følgende servicebehov.
Københavns Borgerservice servicerer i dag nogle af de mest digitaliserede borgere i Danmark. Det stiller krav til fortsat at sikre nem og tilgængelig borgerservice for alle og samtidig sikre, at de ikke-digitaliserede borgere fortsat har lige adgang til ydelserne i borgerservice.
Se bilag 1 for en samlet oversigt over statistik i forbindelse med henvendelser i Københavns Borgerservice.
Løsning
Initiativerne i Borgerservice 2020 sikrer en nem, tilgængelig og nutidig service i Københavns Borgerservice. Som en direkte følge af serviceomlægningen har KBS mulighed for at give mere service til de udsatte og svage borgere samt de unge, som har svært ved at kommunikere med det offentlige.
Status er som følger:
Initiativ
|
Effekt |
Status |
Smartvisitering og tidsbestilling |
Større proaktiv styring af henvendelsesmønster både ift. kanalvalg og peak på henvendelser
|
Smartvisitering og tidsbestilling er indført i alle 8 borgerserviceindgange pr. 1. april 2017 |
Skærmservice |
Tilgængelig borgerservice i flere indgange via skærmservice i form af Borgerservice Online Bokse
|
Der er etableret pilotforsøg på 3 lokationer. Rigspolitiet har godkendt udvidelse af mulighederne for udstedelse af pas via skærm. Øvrige borgerserviceydelser implementeres løbende i 2017 |
Mobil bemanding |
Mobile og krydsoplærte medarbejdere, der kan betjene flere kanaler i flere indgange
|
Ny organisering indført i Københavns Borgerservice pr. 1. marts 2017, der skal sikre at 70% af alle medarbejdere er krydsoplært med udgangen af 2017 |
Automatisering |
Højere grad af automatiseret telefonbetjening og sagsbehandling
|
Pilotforsøg er igangsat med 3 forskellige leverandører. Robot indkøbt. |
Lige adgang |
Opsøgende borgerservice til fordel for udsatte borgere
|
Læringspakke med digitale borgerfærdigheder til skoler udviklet i samarbejde med BUF målrettet 9. klasse. Samarbejde med SOF om udvikling af koncept til målrettet servicetjek af udsatte borgere. Pilotforsøg er i gang sat i marts.
|
Kompetenceudvikling |
Intern ensartet opfattelse af service og serviceniveau |
Uddannelsesforløb i servicekultur og servicedesign er igangsat for alle medarbejdere i KBS. Kompetenceudvikling af niveau 3 og 4 ledere igangsat
|
Økonomi
Økonomien for Borgerservice 2020 er særskilt beskrevet i businesscasen for Borgerservice 2020.
Borgerservice 2020 initiativet får samlet tilført 19,4 mio. kr. i anlægsmidler frem til 2021 og leverer fra og med 2020 en årlig bruttobesparelse på 7,7 mio. kr.
Specifikt for Københavns Borgerservice betyder Borgerservice 2020 initiativet, at der investeres 7,5 mio. kr. over de næste 3 år, samt at der fra og med 2020 leveres en bruttobesparelse på 6 mio. kr.
Videre proces
Serviceomlægningen og implementeringen af Borgerservice 2020 fortsætter de næste 2-3 år og får følgende betydning ved fuld implementering:
For københavnerne:
-
Borgerservice-bokse giver høj faglighed på mange lokationer i byen, hvor der ikke er Borgerservice eller faglige kompetencer
-
Digitalt fokus og høj tilgængelighed i alle indgange med Borgerservice
-
Kortere ventetid og øget fleksibilitet for københavnerne til at få løst opgaverne, når det passer dem
-
Hurtig og effektiv sagsbehandling grundet automatisering af manuelle arbejdsgange
For KFF:
-
Bidrager til krav om effektivisering
-
Afsæt i Kultur- og Fritidspolitikken ift. ”Styrk borgerne” og ”Den digitalt tilgængelige by”
-
Høj kvalitet i alle indgange
-
Med tidsbestilling er Borgerservice bedre til at udnytte og disponere over egne ressourcer, og der er fokus på at give ekstra hjælp til dem, der ikke kan selv.
-
Automatisering af manuelle arbejdsgange frigør mere tid til kerneopgaven.
Mette Touborg
/Flemming Otto
Beslutning
Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 30. marts 2017:
Kultur- og Fritidsudvalget udsatte sagen til mødet den 20. april 2017.