Elektroniske påmindelser og hjemkaldelser af lånte biblioteksmaterialer

Kultur- og Fritidsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 30. marts 2006

 

Fraværende

 

 

 

Sager til beslutning

 

2.      Elektroniske påmindelser og hjemkaldelser af lånte biblioteksmaterialer

(KFU 128/2006)

 

INDSTILLING

Kultur og Fritidsforvaltningen indstiller,

at Kultur- og Fritidsudvalget beslutter, at bibliotekerne inden lånetidens udløb sender elektroniske påmindelser til lånere, der har oplyst deres e-post-adresse og/eller mobilnummer

at Kultur- og Fritidsudvalget beslutter, at bibliotekerne i videst muligt omfang overgår til at udsende hjemkaldelser og andre henvendelser fra bibliotekerne elektronisk

at forslaget træder i kraft den 1. juni 2006

at lånereglerne konsekvensrettes i overensstemmelse med beslutningerne.

 

 

RESUME

Det foreslås at udvide servicen ved inden lånetidens udløb at sende elektroniske påmindelser til lånerne. Denne serviceudvidelse forventes at indebære et fald i gebyrindtægterne på 5-10 %. Samtidig foreslås, at hjemkaldelser og andre meddelelser fra bibliotekerne i videst muligt omfang udsendes elektronisk. Derved forventes indtægtsfaldet opvejet af en tilsvarende reduktion i udgifterne til porto og håndtering af trykte hjemkaldelser mm.

 

 

SAGSBESKRIVELSE

Bibliotekerne foreslår at udvide servicen ved inden lånetidens udløb at sende elektroniske påmindelser til lånerne med besked om, at det lånte materiale snart skal afleveres. Forslaget er et led i en fortsat udvikling af bibliotekernes servicetilbud og nye digitale ydelser. Samtidig er det en service, som mange lånere har efterspurgt.

 

I praksis vil systemet fungere ved, at der sendes en mail eller sms ud til de lånere, der har oplyst deres mobilnummer eller e-post-adresse. En sms besked vil være kortfattet og lyde på, at låneren snart skal aflevere X antal materialer, mens der i en mail vil stå, hvilke titler der skal afleveres.

 

Andre biblioteker har allerede indført den beskrevne serviceudvidelse. Udvalget er tidligere orienteret om, at de første tilbagemeldinger herfra har givet indtryk af, at gebyrindtægterne blev reduceret væsentligt som følge af den nye service. Fornyet research viser, at konsekvenserne er mindre end først antaget. Efter en indkøringsperiode har de adspurgte biblioteker kun oplevet et fald i gebyrindtægterne på 5-10 %.  På den baggrund forventes det, at indtægtstabet kan kompenseres ved i videst muligt omfang at få lånerne til at benytte elektroniske tilbud og dermed spare portoudgifter og udgifter til håndtering af bl.a. trykte hjemkaldelser. Biblioteksdriften i København er i alt væsentligt finansieret ved bevillinger. Bruttobudgettet er knapt 220 mio. kr., og den væsentligste egenindtægt er gebyrer på ca. 12 mio. kr. 

 

Serviceudvidelsen med indførelse af elektroniske påmindelser forslås finansieret inden for bibliotekernes ramme ved at lånere, der har opgivet e-post-adresse eller mobiltelefonnummer, fremover vil få hjemkaldelser via mail eller sms. I dag sender bibliotekerne som en service hjemkaldelser via almindelig papirpost til lånerne 10 dage efter lånetidens udløb. Elektroniske hjemkaldelser vil betyde, at lånerne får hurtigere besked, hvis de er tilmeldt ordningen. Samtidig vil bibliotekerne spare penge til porto og håndtering.

 

Lånerne skal tilmelde sig elektroniske påmindelser og hjemkaldelser. Ifølge Lov om persondata må de oplysninger, bibliotekerne allerede har om lånernes e-post-adresser og mobilnumre, ikke benyttes til at sende påmindelser eller andet. Det skyldes, at lånerne kun har accepteret at modtage reserveringsmeddelelser elektronisk. Derfor vil Bibliotekerne iværksætte en kampagne for at informere lånerne om det nye tilbud og opfordre dem til at tilmelde sig.

 

Kampagnen skal også gøre lånerne opmærksomme på, at det er deres ansvar, at deres låneroplysninger er korrekte. Hvis bibliotekerne får elektroniske beskeder til lånerne retur, vil deres mobilnummer og/eller e-post-adresse blive slettet fra systemet. Lånerne vil herefter kun få papirpost fra bibliotekerne, indtil de evt. tilmelder sig de elektroniske tilbud igen.

 

Bibliotekssystemet fungerer teknisk således, at tilbydes en service elektronisk, vil den blive sendt til alle, der har opgivet e-post-adresse eller mobilnummer. Det er ikke muligt for brugerne at vælge at få nogle typer meddelelser elektronisk og andre på papir. Lånere må altså vælge enten at få både reserveringsmeddelelser, påmindelser og hjemkaldelser elektronisk eller at få reserveringsmeddelelser og hjemkaldelser per brev. Vælger man at få reserveringsmeddelelser per brev, skal der betales for portoen.

 

Lånereglerne, der blev vedtaget af Kultur- og Fritidsudvalget på mødet den 19. januar 2006 (KFU 13/2006), konsekvensrettes i overensstemmelse med udvalgets beslutninger.

 

Miljøvurdering

Sagen er ikke omfattet af Kultur- og Fritidsforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

Økonomi

Forslaget har ingen økonomiske konsekvenser, idet serviceudvidelsen kan finansieres inden for bibliotekernes rammebudget.

Bilag

Ingen

 

 

Carsten Haurum

/Jens Ingemann Larsen