Klubhuspuljen - nye vejledende kriterier for udmøntning

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Kultur- og Fritidsudvalget godkender nye vejledende kriterier for udmøntning af Klubhuspuljen med virkning fra udmøntningen af Klubhuspuljen 2021.

Problemstilling

Klubhuspuljen blev oprettet med Budget 2009, og der har i årene 2009-2014 været afsat et beløb i størrelsesordenen 5 mio. kr. årligt. I årene 2015 til 2019 har puljen været suppleret med yderligere 5 mio. kr. årligt. Puljen udmøntes af Kultur- og Fritidsudvalget.

Med denne indstilling lægges der op til en ændring af de vejledende kriterier, som skal ses i sammenhæng med en række udfordringer med:

• Større projekter, mere rådgivning og ønske om fleksibel udbetaling
• Egenbetaling
• Ufordrende byggeprojekter med lang sagsbehandlingstid

Løsning

Baggrund

Udfordringerne, der er nævnt i Problemstillingen, kan kort beskrives således:

Større projekter, mere rådgivning og ønske om fleksibel udbetaling

De projekter, der finansieres af midler fra puljen, er generelt blevet større, hvilket kan ses i sammenhæng med, at minimumsbeløbet er hævet fra 250.000 kr. til 500.000 kr. Tidligere var der i højere grad tale om mindre ombygninger som f.eks. istandsættelse af køkkener, nye vinduer m.m. I dag (med)finansierer klubhuspuljen byggerier i størrelsesordenen 20 mio. kr. (Husum Boldklub og spejderne 21st Barking). Det stiller nye krav til rådgivning fra Kultur- og Fritidsforvaltningen, og foreningerne tilkendegiver behov for i højere grad at kunne få midlerne udbetalt løbende.

Egenbetaling

De større projekter giver også anledning til at se nærmere på foreningernes egenbetaling. I henhold til vejledende kriterier skal foreningerne egenfinansiere minimum 10% af det tildelte beløb fra Klubhuspuljen. Når projektudgifterne bliver et tocifret millionbeløb bør størrelsen af egenfinansieringen revurderes, ligesom der bør ses på, om der skal indføres et loft over denne.

Udfordrede byggeprojekter med lang sagsbehandlingstid

De større projekter stiller krav om en mere omfattende myndighedsbehandling, der ofte involverer flere forskellige instanser både i og udenfor Københavns Kommune. Det betyder, at det kan være svært for foreningerne at overholde den tidsplan, der er udarbejdet på ansøgningstidspunktet.

I en kommunal kontekst giver forsinkelser af foreningernes projekter udfordringer i forhold til udbetaling af midler indenfor rammerne af afsatte anlægsmåltal. Det skyldes, at projekterne ofte ikke bliver igangsat indenfor et år. Dette gør det vanskeligt at periodisere midlerne i Klubhuspuljen.

Det skal for god ordens skyld bemærkes, at der ikke er afsat midler til administration af klubhuspuljen.

Med nærværende indstilling lægges der op til ændring i grundlaget for bevilling, krav til egenfinansiering, udbetalingsraterne og tinglysning (bilag 1 og 2).

Revideret grundlag for bevilling
Med de reviderede kriterier opdeles ansøgningerne i to kategorier:

1. Udviklingsprojekter - Byggerier med en økonomi på mere end to mio. kr., som skal udvikles gennem en projektbevilling. 
2. Mindre projekter - (om)bygninger og renoveringer, som er tilstrækkeligt planlagt og afdækket i forhold til tilladelse til at igangsættes med det samme.

Udviklingsprojekter
Udviklingsprojekter med en økonomi på over to mio. kr. kan få en udviklingsbevilling. Bevillingen er på op til 200.000 kr. og kan udbetales, så snart ansøgningen er godkendt i Kultur- og Fritidsudvalget. Bevillingen skal gøre det økonomisk muligt for foreningen at komme hurtigt i gang med dialog med rådgiver, myndigheder m.m.  

Med en udviklingsbevilling skal projektet være kvalificeret og afdækket indenfor det følgende budgetår med sigte på, at byggeriet kan igangsættes umiddelbart efter behandling og finansiering i den følgende udmøntning af klubhuspuljen. Med en udviklingsbevilling kan der også gives tilsagn om en efterfølgende anlægsfinansiering, hvis foreningen formår at indfri ambitionerne fra ansøgningen ved en udviklingsbevilling.

Udviklingsbevillingen skal bidrage til, at gøre det muligt at udarbejde og overholde den tidsplan, foreningen udarbejder. Dette vil også understøtte økonomistyringen i Kultur- og Fritidsforvaltningen.

At arbejde med en udviklingspulje indebærer en vis risiko for, at det i udviklingsfasen viser sig, at projekterne ikke kan realiseres - f.eks. på grund af planmæssige udfordringer, eller fordi det er vanskeligt at opnå eventuel forudsat fondsfinansiering.

• Finansieringen skal være fuldt og helt afdækket, herunder fonds- og/eller anden ekstern finansiering,
• Planmæssige forhold skal være afdækket, herunder om der er andre planer for området, om projektet kræver ejerfuldmagt fra grundejer
• Det skal være afdækket, om projektet kræver byggetilladelse, lejekontrakt fra Københavns Ejendomme, eller om der skal indgås brugs- og/eller driftsaftaler med Københavns Kommune.

Hvis planforhold og økonomi er tilstrækkeligt afdækket, vurderer forvaltningen, at byggeriet  kan igangsættes indenfor et år. Det indstilles i så fald til Kultur- og Fritidsudvalget, at foreningen umiddelbart får en bevilling. Forvaltningen udarbejder en almindelig tilskudsaftale jf. de vejledende kriterier. Af tilskudsaftalen vil det fremgå, hvornår byggeriet forudsættes igangsat og afsluttet.  

Egenbetaling
I de gældende vejledende kriterier skal foreningerne have en egenfinansiering på minimum 10% af det bevilgede beløb fra Klubhuspuljen, hvilket kan give udfordringer i større byggeprojekter.

For at sikre, at foreningerne har mulighed for at finansiere egenbetalingen lægges der med de nye kriterier loft over denne, så der maksimalt er krav om 200.000 kr. Egenfinansiering kan fortsat være både økonomiske bidrag og bidrag i form af frivilligt arbejde eller lignende.

Likviditet og behov for mellemfinansiering
Med tilskudsaftale efter gennemført planlægning gennem en udviklingsbevilling, vurderer forvaltningen i samarbejde med foreningen, om der er behov for at lave en særlig udbetalingsplan, der afviger fra de nuværende udbetalingsrater på 50%, når byggeriet er halvvejs, 40% når byggeriet er færdigt, og 10% når ibrugtagning og godkendt regnskab foreligger.

En udbetalingsplan udarbejdes af forvaltningen på baggrund af foreningens plan for finansiering, som afdækkes i forbindelse med udviklingsbevillingen, og som skal følge foreningens forbrug i projektet.

Ændringer i udbetalingsraterne foretages ved behov for at undgå, at projekter går i stå, fordi foreningerne ikke har mulighed for at mellemfinansiere større projekter over 2 mio. kr. Dermed minimeres risici for, at foreningerne står med halvfærdige byggerier og ikke kan komme videre.

Tinglysning
Hvis foreningen ejer bygningen, forpligter foreningen sig til at tinglyse indholdet som en deklaration på bygningens blad i tingbogen. Udgifter hertil afholdes af foreningen.

Hvis foreningen har råderet over bygningen, kan denne ikke afhændes, overdrages eller overgå til andre, uden at Borgerrepræsentationen har givet tilladelse hertil.

Ikrafttrædelse af nye vejledende kriterier
Udbetaling af Klubhuspuljen 2020 og 2021 er udskudt til 2022 på grund af anlægsloftet. Kultur- og Fritidsudvalget har besluttet, at der dette til trods sker en udmøntning af puljerne i 2020 og 2021 primo 2020. Midlerne udbetales fra 2022.

Klubhuspuljen 2020 havde ansøgningsfrist 15. januar. Ændring i de vejledende kriterier anbefales derfor at træde i kraft fra og med udmøntning af Klubhuspuljen 2021, som har ansøgningsfrist i efteråret 2020.  

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Såfremt Kultur- og Fritidsudvalget godkender indstillingen, vil de nye vejledende kriterier for Klubhuspuljen træde i kraft fra fordelingsåret 2021.

Mette Touborg 

                                                       /Mads Kamp Hansen

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 30. januar 2020:

Punktet blev behandlet efter dagsordenens punkt 17. 

Kultur- og Fritidsudvalget godkendte indstillingen.