Brugerinddragelse på kulturinstitutioner og idrætsanlæg

Kultur- og Fritidsudvalget skal tage stilling til forslag til principper for inddragelse af interessenter i kultur- og fritidsfaciliteterne i Københavns Kommune.

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Kultur- og Fritidsudvalget godkender principper for det videre arbejde med inddragelse af interessenter på kultur- og fritidsfaciliteterne i Københavns Kommune.

Problemstilling

Kultur- og Fritidsudvalget godkendte den 21. juni 2017 følgende medlemsforslag: ”Det foreslås, at forvaltningen udarbejder forslag til, hvordan brugere, Lokaludvalg og ansatte kan inddrages i driften og udviklingen af idrætsanlæggene og kulturinstitutionerne eksempelvis som brugerbestyrelser.”

Nærværende indstilling er forvaltningens forslag til inddragelse af brugere m.fl. i drift og udvikling af forvaltningens faciliteter.

Løsning

Kulturinstitutioner og idrætsanlæg i Københavns Kommune er meget forskellige, hvad angår formål, størrelse, anvendelse, brugergrupper og driftsformer. Inddragelsesmetoderne bør derfor afspejle både organiseringen i faciliteten og de konkrete udfordringer.

Der er stor variation i interessenternes engagement, og der er således også en variation i de samarbejder, der etableres med interessenterne. Valg af metode skal ske med respekt for, at nogle interessenter ønsker at engagere sig meget og være tæt på udviklingen af institutionen og/eller anlægget, mens andre ønsker at komme med synspunkter på enkeltproblemstillinger og herudover alene ønsker at være brugere af faciliteten.

Der arbejdes også med at etablere partnerskaber med foreninger, organisationer eller aktører. Partnerskaber kan bidrage til at inddrage flere, lokale og stærke ressourcer i forvaltningens udviklingsarbejde, og de kan understøtte, at indsatser og aktiviteter kan leve videre helt eller delvist drevet af eksterne samarbejdspartnere.

Det gælder imidlertid altid, at interessenterne både er målgruppen for aktiviteter og også dem, som kender behovene og mulighederne bedst. Det er derfor helt centralt med en målrettet og relevant involvering, der bedst muligt rammer engagementet i den enkelte forening/personkreds.

Nogle steder udvikles institutionerne og anlæggene ud fra borgernes ønsker, interesser og ressourcer. Her er der fokus på demokratisk kultur, hvor interessenterne har mulighed for at rammesætte profilen på faciliteten og stå for udvikling af store dele af facilitetens tilbud. Andre steder er det i højere grad forvaltningen, der sætter rammen for tilbuddet, mens brugerne gennem fx en brugerbestyrelse kan komme med input og være med i udviklingen af forskellige tiltag på stedet.

Inddragelse af interessenter kan både være i form af brugere og borgere, men det kan også være mere formelle organer, der inddrages som repræsentanter for bydelen og foreningslivet som fx Folkeoplysningsudvalget og lokaludvalgene.

Lokaludvalg
Der er en stor variation i, hvordan lokaludvalgene inddrages i udvikling og drift af kultur- og fritidsfaciliteterne. Inddragelsen hænger typisk sammen med det enkelte lokaludvalgs interesse i projektet. I nogle projekter er lokaludvalgene tæt inde over udviklingsopgaven, mens de i andre sager alene er høringspart, og involveringen er forankret i en given interessentkreds.

Kultur- og Fritidspolitikken
Den overordnede ramme for dialogen med interessenterne på kultur- og fritidsområdet er Kultur- og Fritidspolitikken.

Kultur- og Fritidspolitikken 2020-2023 rummer en vision om, at kultur- og fritidslivet i København skal udvikle sig på en måde, hvor der er blik for værdier som livskvalitet, fællesskaber, kreative potentialer, bevægelse og engagement. Centralt i Kultur- og Fritidspolitikken står fællesskaberne og muligheden for, at københavnerne udvikler deres egen by, samt børneområdet og udviklingen af kultur- og fritidsfaciliteterne.

Inddragelsesmetoder
Kultur- og Fritidsudvalget indførte i 2009 principper for brugerinddragelse (Bilag 1). Formålet med principperne var at understøtte et dokumenteret behov blandt brugerne for fleksibilitet og uformel inddragelse. På baggrund af en evaluering af principperne godkendte Kultur- og Fritidsudvalget den 7. marts 2014 en ny ramme for borger- og brugerinddragelse (Bilag 2). Den nye ramme havde endnu mere fokus på at inddrage brugere såvel som borgere i uformelle, indirekte og varierede former.

Borgerrepræsentationen vedtog den 28. januar 2016 et forslag til fælles kommunale principper for, hvordan Københavns Kommune vil øge dialogen og samarbejdet med københavnerne om byens udvikling. Dette mundede ud i  fem principper for dialog med københavnerne, som skal sikre, at Københavns Kommune altid bestræber sig på at skabe en tidlig, tydelig, engagerende og mangfoldig dialog sammen med københavnerne om byens udvikling (Bilag 3).

Kultur- og Fritidsudvalget forelægges med nærværende indstilling reviderede principper for interessentinddragelse anno 2020. Sigtet er en forventningsafstemning mellem interessenter, Kultur- og Fritidsforvaltningen og Kultur- og Fritidsudvalget i udviklingen og driften af kultur- og fritidsfaciliteterne. Kultur- og Fritidsudvalgets principper bygger oven på Købehavns Kommunes fem principper for øget dialog med københavnerne.

Principper for interessentinddragelse
Københavnerne skal opleve, at de inddrages meningsfuldt i udviklingen og driften af kulturinstitutioner og idrætsanlæg. Rammen for inddragelse fra 2014 blev udarbejdet med øje for, at inddragelse er en essentiel del af arbejdet med kulturinstitutionerne og idrætsanlæggene, og at det er brugerne, som står centralt i udvikling og drift af eksisterende kultur- og fritidsfaciliteter. Dette gælder stadig, men med de nye principper tages der også højde for, at lokaludvalgene er blevet centrale interessenter, som sammen med foreninger, brugere og borgere samles under overskriften ’interessenter’. De nye principper tager ligeledes højde for den nuværende organisering i Kultur- og Fritidsforvaltningen med tværgående bydelsenheder. Samtidig indeholder de reviderede principper også inddragelse i udviklingen af nybyggeri.

2. Inddragelsesmetoden skal altid tilpasses faciliteten og interessentkredsen
Alle huse og projekter er forskellige, og der er metodefrihed til at tilrettelægge og afprøve forskellige inddragelsesmetoder. Der skal være plads til at prøve af og vælge det til, der virker bedst muligt.

3. Der tages altid stilling til inddragelsesprocessen forud for en politisk behandling i Kultur- og Fritidsudvalget
Der er sager, der allerede er velbeskrevne, og hvor forvaltningen umiddelbart kan gå i gang med interessentinvolveringen inden sagen forelægges politisk. Andre projekter forudsætter en forudgående politisk drøftelse og et mandat til forvaltningen, inden interessenterne involveres.

4. Ved opstart af et større og/eller komplekst anlægsprojekt afholdes der altid et møde med lokaludvalget
Lokaludvalget er en central part i forhold til viden om lokalområdet og de lokale politiske prioriteringer.

5. I skolebyggerier skal der ske en afvejning af hensynet mellem skolebrug og de særlige funktioner, der skal anvendes til foreningernes aktiviteter
Flere og flere kultur- og idrætsfunktioner integreres i skolebyggerierne. Det fordrer samarbejde og et balanceret hensyn til begge parter. Det kan betyde merudgifter til byggeriet.

Kultur- og Fritidsudvalget forelægges forslagene med henblik på godkendelse af, at eventuelle merudgifter indgår i budgetforhandlingerne.

Særligt for byggeri af kultur- og fritidsfaciliteter
I alle byggeprojekter med Byggeri København som bygherre nedsættes et byggeudvalg. I udvalget sidder rådgiver, bygherre, projektlederen fra Kultur- og Fritidsforvaltningen samt en medarbejder fra forvaltningens lokale enhed. Interessenter inviteres til at sidde med i byggeudvalget. Der er udarbejdet en guide til interessenter i byggeudvalg, som giver interessenterne viden om hvor, hvornår og hvordan man bedst muligt kan få indflydelse i et byggeprojekt.

Hvis det forventes, at der vil være mange interessenter med tilknytning til en ny facilitet, suppleres byggeudvalget med en følgegruppe. I følgegruppen sidder interessenter, der hver især repræsenterer en given brugerkreds og de fremtidige brugere af faciliteten. Følgegruppen inddrages ved relevante nedslagspunkter i processen. Der er både eksempler på, at lokaludvalget sidder med i byggeudvalg, i følgegruppen og at der løbende holdes statusmøder om byggeprojektet med lokaludvalget. ’Følgegruppe’ er blot en betegnelse, og den kan have andre navne. Beslutningskompetencen ligger i styregruppen, og det betyder også, at hverken byggeudvalget eller følgegruppen har beslutningskompetence.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Kultur- og Fritidsforvaltningen arbejder videre med interessentinddragelse på baggrund af udvalgets drøftelser og tilkendegivelser.

Mette Touborg

                                                          /Mads Kamp Hansen

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 30. januar 2020:

Kultur- og Fritidsudvalget lægger til grund, at Kultur- og Fritidsforvaltningen altid involverer de relevante parter i forbindelse med udviklingen og driften af kultur- og fritidsfaciliteter, og udvalget kan derfor godkende principperne, idet disse, efter udvalgets opfattelse, er udtryk for almindelig sund fornuft.