Evaluering af forsøg med enstrenget ledelse for fælles folke- og skolebibliotek - FÆLLESINDSTILLING KFF, BUF

Udvalgene skal tage stilling til forslag om forlængelse af forsøg med en énstrenget ledelsesmodel på det fælles folke- og skolebibliotek i Ørestad samt oprettelse af nyt forsøg med énstrenget ledelse for Solvang folkebibliotek og Dyvekeskolen.

Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF) og Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) indstiller til Kultur- og Fritidsudvalget og Børne- og Ungdomsudvalget,

1. at udvalgene tager evalueringen ” Evaluering af samarbejdsaftale mellem Ørestad Skole og Ørestad Bibliotek 2013 ” til efterretning
2. at det igangværende forsøg på det fælles folke- og skolebibliotek i Ørestad med en énstrenget ledelsesorganisation, der referer til Kultur- og Fritidsforvaltningen fortsætter til 1. juli 2016 - under forudsætning af, at Undervisningsministeriet forlænger dispensationen til forsøget
3. at der i perioden 1. maj 2014 til 1. juli 2016 igangsættes et forsøg for Solvang folkebibliotek og Dyvekeskolens pædagogiske læringscenter/skolebibliotek med en énstrenget ledelsesorganisation, der refererer til Kultur- og Fritidsforvaltningen - under forudsætning af, at Undervisningsministeriet giver dispensation til at påbegynde forsøget

I forbindelse med byggeriet af Ørestad Bibliotek og Ørestad Skole besluttede Kultur- og Fritidsudvalget og Børne- og Ungdomsudvalget henholdsvis den 3. december og 24. november 2010 i sagen om ”Samtænkning af folke- og skolebiblioteker” at begynde et forsøg med énstrenget ledelse af det fælles folke- og skolebibliotek i Ørestad. Dvs. at der på forsøgsbasis blev oprettet en organisation i Ørestad folke- og skolebibliotek, hvor bibliotekets leder refererer til Kultur- og Fritidsforvaltningen.

Forudsætningen for at gennemføre forsøget var, at det daværende Ministerium for Børn og Undervisning godkendte forsøget, hvor en anden end skolelederen leder skolebiblioteket/pædagogisk læringscenter. Økonomi- og Indenrigsministeriet godkendte efterfølgende en forsøgsperiode frem til udgangen af skoleåret 2013/2014 vedr. forsøget i Ørestad.

Forvaltningerne fremægger hermed evalueringen af det hidtidige forsøg, bilag 1, samt bemærkninger hertil. Forvaltningerne fremlægger i tilknytning hertil forslag om, at forsøget skal videreføres yderligere to år, hvilket forudsætter, at ministeriet kan godkende det. Det skal desuden besluttes, om der skal igangsættes et tilsvarende forsøg mellem Solvang folkebibliotek og Dyvekeskole i perioden januar 2014 – juli 2016.

Ørestad folke- og skolebibliotek

Ørestad Bibliotek er integreret bygnings- og indretningsmæssigt i Ørestad Skole, hvilket i forbindelse med åbningen af skole og bibliotek i 2011 gav anledning til at forsøge at skabe en administrativ og organisatorisk model, der tager højde for den bedst mulige opgave- og ansvarsfordeling af dels det borgerrettede bibliotekstilbud og dels det bibliotekstilbud, der vedrører skolen og herunder skolens pædagogiske center/skolebibliotek.

Samarbejdet er fulgt af en styregruppe og beskrevet i en samarbejds- og driftsaftale mellem BUF og KFF. Aftalen regulerer den fælles anvendelse af faciliteter og lokaler på det fælles bibliotek i Ørestad samt klarlægger de gensidige forpligtigelser i forhold til servicering af skole og borgere, ansvars- og opgavefordeling, åbningstider mv.

Solvang bibliotek og Dyvekeskolen

Solvang folkebibliotek og Dyvekeskole er placeret i samme bygning og det har derfor gennem flere år været naturligt for de to institutioner at samarbejde. Solvang folkebibliotek er i sommeren 2013 blevet renoveret indvendigt med henblik på en styrket profil for børn. En renovering, som skolen som samarbejdspartner har været involveret i på det idemæssige plan. I forbindelse med renoveringen er folkebibliotekets og skolens materialesamlinger blevet integreret, såvel fysisk som via folkebibliotekets registreringssystem. Skolen planlægger desuden en renovering af skolens læringscenter m.h.p. at integrere det yderligere med bibliotekets lokaler.

De to parter ser det som en yderligere styrkelse af tilbuddet, hvis samarbejdet formaliseres og organisatorisk støttes ved at indføre enstrenget ledelse efter samme model som på Ørestad bibliotek.

Evalueringens primære konklusion er, at forsøget ikke har været i gang længe nok til, at de deltagende parter har haft tid til at udvikle og hjemtage den fulde effekt af et fælles bibliotek og samarbejdet herom. De deltagende parter fra elever, borgere, biblioteksansatte, folkeskoleansatte og til skolebestyrelsen er enige om, at forsøgets potentiale i forhold til f.eks. elevernes adgang til et større fysisk bibliotek, større materiale samling samt fælles planlægning af arrangementer og events ikke er udnyttet på den korte tid, som forsøget har været i gang.

De deltagende parter i evalueringen (elever, borgere, skolebestyrelse, folkeskole- og folkebiblioteks ansatte) er enige om, at det fælles bibliotek giver biblioteket en børneprofil med et højt fagligt indhold, da især det faglige samarbejde har udviklet sig positivt og har givet det faglige indhold et løft ift. f.eks. indkøb af fælles materialer.

Evalueringen viser, at der med samarbejdet mellem biblioteket og skolen – er skabt et fundament, hvorpå det biblioteksfaglige personale, lærere og ledere samt skolebestyrelse kan arbejde videre. Der er en bred enighed om, at samarbejdet på sigt vil kunne finde en form, hvorunder de ønskede og forventede effekter kan skabes.

Der kan efter det første skoleår, hvor samarbejdet har fungeret, ses fordele ved samarbejdet eller tegn på, at disse vil indfinde sig:

• Den enstrengede ledelse betragtes som en klar fordel, idet denne giver en klar opgavefordeling og mere enkle arbejdsgange i den daglige drift. Det opleves som en gevinst, at skole- og folkebibliotekarer fagligt kan supplere hinanden såvel fagligt som praktik i f.eks. travle perioder.
• I udviklingen af de faglige tilbud til såvel skolens elever som det øvrige publikum anser forvaltningerne det for en stor fordel, at skolebibliotekar og folkebibliotekarer kan samarbejde og give hinanden indsigt i hhv. de didaktiske og mere almene aspekter ved dét at benytte et bibliotek. Den fysiske konstruktion er en gevinst ift. elevernes brug, idet elever ’flyder frit’ mellem skolen og biblioteket.
• Åbningstiderne giver – med både den betjente og selvbetjente adgang – en udvidet adgang til bibliotekets tilbud i tidsrummet samt en bredere betjeningsmulighed for skolens brugere.  

Fælles materialeindkøb, distribution, logistik og it-løsninger
I beslutningen om ”Samtænkning af folke- og skolebiblioteker” er det angivet, at der skal ses på mulighederne for generelt at sikre, at ressourcerne udnyttes bedst muligt, f.eks. ved etablering af et administrativt fællesskab om indkøb af fysiske og digitale materialer, logistik og it-løsninger.

Dette arbejde er kommet et skridt nærmere en løsning vedr. it og til dels logistik.

På baggrund af et udbud foretaget i sommeren 2013 er der en planlægning i gang for at etablere en fælles national bibliotekssystemløsning for skoler og folkebiblioteker. Løsningen, der forventes klar i 2014 og implementeret i 2015, bliver et fælles bibliotekssystem for skoler og folkebiblioteker, der understøtter administrative biblioteksfunktioner og bygger på en national infrastruktur, herunder brug af nationale data. Systemet vil muliggøre fælles drift og systemadministration. Det bliver en moderne og tidssvarende biblioteksløsning, baseret på brugerkrav og dermed vil det understøtte samarbejdet og samtænkningen mellem folkebibliotek og skolernes læringscentre.

Ved etablering af fælles bibliotekssystem vil der være mulighed for at hente yderligere gevinster ved den fælles varetagelse af opgaven.  En effektivisering findes ved hel eller delvis afløftning af systemadministrationen og konsolidering af driften i færre enheder.

Forvaltningerne vil i fællesskab arbejde videre med at udforme en fremadrettet vision for samspillet mellem biblioteker og skoler, både der hvor de fysiske rammer umiddelbart muliggør en integreret drift, og hvor dette ikke er tilfældet.

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser. Det fælles skole- og folkebibliotek i Ørestad drives indenfor en fælles driftsaftale mellem skolen og folkebiblioteket. Aftalen revideres og forlænges, hvis det godkendes, at forsøget fortsætter.

Der vil i givet fald blive indgået en lignende driftsaftale mellem Solvang folkebibliotek og Dyvekeskole.

I forbindelse med forsøget i Ørestad er der nedsat en administrativ styregruppe bestående af repræsentanter for begge forvaltninger, hvilket der også vil blive i forbindelse med begyndelse af forsøg på Solvang Bibliotek og Dyvekeskolen. Styregrupperne vil stå for udarbejdelse af dispensationsansøgninger for forsøgene, udformning/forlængelse af samarbejds- og driftsaftaler samt model for evaluering af forsøgene.

Såfremt Undervisningsministeriet ikke forlænger forsøget i Ørestad, vil udvalgene få fremlagt en model til organiseringen af Ørestad folke- og skolebibliotek indenfor den eksisterende lovgivning. Hvis ministeriet ikke giver dispensation til at begynde nyt forsøg mellem Solvang folkebibliotek og Dyvekeskole fortsætter samarbejdet som hidtil.



                                    Else Sommer                                  Carsten Haurum