B-sag: Sorteringsanlæg til Københavns Biblioteker - Internt lån og deponering

Borgerrepræsentationen skal tage stilling til indkøb af nyt sorteringsanlæg til bibliotekernes materialesamling samt etablering af et materialehotel. 

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler

1. at der gives en rådigheds- og anlægsbevilling på 4,2 mio. kr. i 2014 til indkøb af nyt sorteringsanlæg og ny kæde til Hovedbibliotekets sorteringsanlæg til Kultur- og Fritidsudvalget. Se tabel 1 i økonomiafsnit.
2. at de 4,2 mio. kr. finansieres ved et internt lån, der tilbagebetales over fire år i perioden 2015-2018, se tabel 3 i økonomiafsnit.
3. at Københavns Ejendomme bemyndiges til at indgå en lejeaftale (3. mandslejemål)
4. at Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen tager til efterretning, at deponeringsforpligtelsen bortfalder som følge af modregningsadgang for opsagt lejemål på Bispebjerg Bakke 6, jf. økonomiafsnittet.

Intelligent materialehåndtering.
For nylig introduceredes et nyt it- og logistik system til styring af bibliotekernes materialer, der hedder Intelligent Materialestyring. Systemet har til formål at effektivisere den tid, der bruges til sortering og transport af biblioteksmaterialer mellem bibliotekerne. Det nye sorteringsanlæg vil servicere alle Københavns Kommunes Biblioteker. Det eksisterende anlæg på Hovedbiblioteket er kun dimensioneret til Hovedbibliotekets behov. 

Det nye sorteringsanlæg vil også imødekomme påbud fra arbejdstilsynet om at fjerne tunge løft fra chaufførenheden i forbindelse med sortering af biblioteksmaterialer under transport mellem bibliotekerne. På nuværende tidspunkt foregår en stor del af sorteringen af bøger manuelt bag i bilerne, hvilket forårsager uhensigtsmæssige arbejdsstillinger for chaufførerne.

Finansiering
Der skal gives et lån på 4,2 mio. kr. fordelt med 3,5 mio. kr. til nyt sorteringsanlæg og 0,7 mio. kr. til ny kæde til eksisterende sorteringsanlæg på Hovedbiblioteket. Kæden er nødvendig for at sikre den nuværende driftsafvikling vedrørende sorteringen af bibliotekernes materialer.

Københavns Biblioteker vil med et nyt sorteringsanlæg både imødekomme påbuddet fra arbejdstilsynet og bidrage til en effektiv håndtering, sortering og transport af bibliotekernes materialer. Sorteringsanlægget har en estimeret pris på 3,5 mio. kr.

Københavns Biblioteker har i samarbejde med Københavns Ejendomme identificeret en ejendom på hvilken der tænkes indgået et lejemål (se fortroligt bilag 1).

Københavns Biblioteker forventer, at der med et nyt sorteringsanlæg vil give en driftsgevinst efter år 3. Det er planlagt at effektiviseringsmidlerne geninvesteres i nye tiltag på bibliotekerne – fra fysiske materialer til digitalt tilbud.

Tabel 1. Bevillingsmæssige konsekvenser

At-punkt	Udvalg	Bevilling (nr. og navn)	Funktion	Indtægt (I) / Udgift (U)	Beløb i 1.000 kr.* (2014)					Varig? ja/nej
					2014	2015	2016	2017	2018
2	KFU	3510 Kultur- og Fritid	3.32.50.3 - Folkebiblioteker	U	4.200					nej
2	KFU	1510 Kultur- og Fritid	3.32.50.1 - Folkebiblioteker	U		-1.106	-1.106	-1.106	-1.106	nej
I alt	-	-	-	-	4.200	-1.106	-1.106	-1.106	-1.106	-

*Øgede indtægter er indikeret med negativt fortegn, mens reducerede indtægter er indikeret med positivt fortegn. Øgede udgifter er indikeret med positivt fortegn, mens reducerede udgifter er indikeret med negativt fortegn.

Tabel 2. Anlægsbevillinger – frigivelse af anlægsmidler

Udvalg	Aktivitet/projekt	Bevilling (nr. og navn)	Funktion	Beløb i 1.000 kr. (2014)
				2014	2015	2016	2017
KFU	Indkøb af nyt sorteringsanlæg	3510 Kultur- og Fritid	3.32.50.3 - Folkebiblioteker	3.500	0	0	0
KFU	Ny kæde til eksisterende sorteringsanlæg	3510 Kultur- og Fritid	3.32.50.3 - Folkebiblioteker	700	0	0	0
I alt	-	-	-	4.200

Der optages et internt lån på 4,2 mio. kr., der afdrages over fire år. Lånet på 4,2 mio. kr. tilbagebetales i perioden 2015-2018 med en årlig rente på 3,6%.
 

Tabel 3 - Forløb af lånet i afdragsperioden:
	År 1	År 2	År 3	År 4	I alt
Gæld ultimo året:	3.205	2.174	1.106	0	-
Afdrag (inkl. renter) i året:	1.106	1.106	1.106	1.106	4.425

Deponering for det påtænkte lejemål er 2,8 mio kr. og dækkes af modregningsadgang frigjort fra et opsagt KFF-lejemål på Bispebjeg Bakke 6. Der er indtil 31. marts 2014 mulighed for at bruge denne modregningsadgang.

Godkendes indstillingen, indgår Københavns Ejendomme endelig lejekontrakt med udlejer, hvorefter Kultur- og Fritidsforvaltningen indgår et fremlejemål med Københavns Ejendomme. Desuden vil Københavns Biblioteker købe nyt sorteringsanlæg samt ny kæde. Det nye anlæg forventes at være klar primo august, 2014.

Carsten Haurum

                                                                                        /Mads Kamp Hansen

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 30. januar 2014:

Sagen blev behandlet umiddelbart efter dagsordenens punkt 1 (Godkendelse af dagsorden).
Indstillingen blev godkendt.