Mødedato: 30.01.2014, kl. 16:00
Mødested: Rådhuset, 1. sal, værelse 87

B-sag: Sorteringsanlæg til Københavns Biblioteker - Internt lån og deponering

Borgerrepræsentationen skal tage stilling til indkøb af nyt sorteringsanlæg til bibliotekernes materialesamling samt etablering af et materialehotel. 

Indstilling og beslutning

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler

  1. at der gives en rådigheds- og anlægsbevilling på 4,2 mio. kr. i 2014 til indkøb af nyt sorteringsanlæg og ny kæde til Hovedbibliotekets sorteringsanlæg til Kultur- og Fritidsudvalget. Se tabel 1 i økonomiafsnit.
  2. at de 4,2 mio. kr. finansieres ved et internt lån, der tilbagebetales over fire år i perioden 2015-2018, se tabel 3 i økonomiafsnit.
  3. at Københavns Ejendomme bemyndiges til at indgå en lejeaftale (3. mandslejemål)
  4. at Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen tager til efterretning, at deponeringsforpligtelsen bortfalder som følge af modregningsadgang for opsagt lejemål på Bispebjerg Bakke 6, jf. økonomiafsnittet.

Problemstilling

Københavns Biblioteker har behov for et nyt sorteringsanlæg med kapacitet til at sortere bibliotekernes materialer. Baggrunden er bl.a. indførelsen af intelligent materialestyring og påbud fra arbejdstilsynet. Der er fundet et egnet lejemål i Rødovre.

Løsning

Intelligent materialehåndtering.
For nylig introduceredes et nyt it- og logistik system til styring af bibliotekernes materialer, der hedder Intelligent Materialestyring. Systemet har til formål at effektivisere den tid, der bruges til sortering og transport af biblioteksmaterialer mellem bibliotekerne. Det nye sorteringsanlæg vil servicere alle Københavns Kommunes Biblioteker. Det eksisterende anlæg på Hovedbiblioteket er kun dimensioneret til Hovedbibliotekets behov. 

Det nye sorteringsanlæg vil også imødekomme påbud fra arbejdstilsynet om at fjerne tunge løft fra chaufførenheden i forbindelse med sortering af biblioteksmaterialer under transport mellem bibliotekerne. På nuværende tidspunkt foregår en stor del af sorteringen af bøger manuelt bag i bilerne, hvilket forårsager uhensigtsmæssige arbejdsstillinger for chaufførerne.

Finansiering
Der skal gives et lån på 4,2 mio. kr. fordelt med 3,5 mio. kr. til nyt sorteringsanlæg og 0,7 mio. kr. til ny kæde til eksisterende sorteringsanlæg på Hovedbiblioteket. Kæden er nødvendig for at sikre den nuværende driftsafvikling vedrørende sorteringen af bibliotekernes materialer.

Københavns Biblioteker vil med et nyt sorteringsanlæg både imødekomme påbuddet fra arbejdstilsynet og bidrage til en effektiv håndtering, sortering og transport af bibliotekernes materialer. Sorteringsanlægget har en estimeret pris på 3,5 mio. kr.

Københavns Biblioteker har i samarbejde med Københavns Ejendomme identificeret en ejendom på hvilken der tænkes indgået et lejemål (se fortroligt bilag 1).

Københavns Biblioteker forventer, at der med et nyt sorteringsanlæg vil give en driftsgevinst efter år 3. Det er planlagt at effektiviseringsmidlerne geninvesteres i nye tiltag på bibliotekerne – fra fysiske materialer til digitalt tilbud.

Økonomi

Tabel 1. Bevillingsmæssige konsekvenser

At-punkt

Udvalg

Bevilling

(nr. og navn)

Funktion

Indtægt (I) /
Udgift (U)

Beløb i 1.000 kr.*

(2014)  

Varig?
ja/nej

2014

2015

2016

2017 

2018

2

KFU

 

 3510 Kultur- og Fritid

 

3.32.50.3 - Folkebiblioteker 

 

U

 

 4.200
         nej

2

KFU

1510 Kultur- og Fritid

3.32.50.1 - Folkebiblioteker

 

-1.106

-1.106

-1.106

-1.106

nej

I alt

-

-

-

-

4.200

-1.106

-1.106

-1.106

-1.106 

-

*Øgede indtægter er indikeret med negativt fortegn, mens reducerede indtægter er indikeret med positivt fortegn. Øgede udgifter er indikeret med positivt fortegn, mens reducerede udgifter er indikeret med negativt fortegn.

Tabel 2. Anlægsbevillinger – frigivelse af anlægsmidler

Udvalg

Aktivitet/projekt

Bevilling

(nr. og navn)

Funktion

Beløb i 1.000 kr.

(2014)

2014

2015

2016

2017

KFU 

 Indkøb af nyt sorteringsanlæg 

3510 Kultur- og Fritid 

 

3.32.50.3 - Folkebiblioteker

3.500 

0

0

KFU 

 Ny kæde til eksisterende sorteringsanlæg

 3510 Kultur- og Fritid

3.32.50.3 - Folkebiblioteker 

700 

I alt

-

-

-

4.200



Der optages et internt lån på 4,2 mio. kr., der afdrages over fire år. Lånet på 4,2 mio. kr. tilbagebetales i perioden 2015-2018 med en årlig rente på 3,6%.
 
Tabel 3 - Forløb af lånet i afdragsperioden:
  År 1 År 2 År 3 År 4 I alt
Gæld ultimo året: 3.205 2.174 1.106 0 -
Afdrag (inkl. renter) i året: 1.106 1.106 1.106 1.106 4.425



Deponering for det påtænkte lejemål er 2,8 mio kr. og dækkes af modregningsadgang frigjort fra et opsagt KFF-lejemål på Bispebjeg Bakke 6. Der er indtil 31. marts 2014 mulighed for at bruge denne modregningsadgang.

Videre proces

Godkendes indstillingen, indgår Københavns Ejendomme endelig lejekontrakt med udlejer, hvorefter Kultur- og Fritidsforvaltningen indgår et fremlejemål med Københavns Ejendomme. Desuden vil Københavns Biblioteker købe nyt sorteringsanlæg samt ny kæde. Det nye anlæg forventes at være klar primo august, 2014.

Carsten Haurum

                                                                                        /Mads Kamp Hansen

Beslutning

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 30. januar 2014:

Sagen blev behandlet umiddelbart efter dagsordenens punkt 1 (Godkendelse af dagsorden).
Indstillingen blev godkendt.
Til top