Bemyndigelse til at indgå leasingaftale

Kultur- og Fritidsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 30. januar 2003

 

 

11.      Bemyndigelse til at indgå leasingaftale

(KFU  35/2003)

 

INDSTILLING

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget over for Økonomiudvalget anbefaler,

at Borgerrepræsentationen bemyndiger Kultur- og Fritidsforvaltningen, Bibliotekerne til inden for egen budgetramme konto 3.50.1 at indgå leasingaftale på op til 7 mio. kr. i forbindelse med indkøb og installation af selvbetjeningsautomat er i de københavnske lokalbiblioteker.

 

 

RESUME

Ifølge den bibliotekspolitiske redegørelse er et af hovedindsatsområderne i bibliotekerne udvikling af elektroniske serviceydelser til borgerne, herunder selvbetjening.

Forvaltningen har derfor besluttet at installere selvbetjeningsautomater i alle de københavnske biblioteker i løbet af 2003.

På den baggrund er indkøb af selvbetjeningsautomater til de københavnske lokalbiblioteker sendt i EU-udbud. Forvaltningens skønner, at den samlede investering vil udgøre ca. 9 – 10 mio. kr., hvilket overstiger bibliotekernes muligheder for at foretage hele investeringen inden for ét budgetår, idet der kun er mulighed for frigørelse af midler på op til 3,5 mio. kr. til anskaffelser m.v. på budget 2003.

Der søges derfor om bemyndigelse til, at der i indeværende år  indgås en leasingaftale på en samlet indkøbssum op til 7 mio. kr. Aftalen vil indebære en leasingafgift på ca. 7,2 mio. kr., der betales med ca. 2,4 mio. kr. den 1.1. 2004, 1.1. 2005 og 1.1.2006 samt endeligt køb af udstyret til 1% af anskaffelsessummen i 2006. I alt samlede udgifter på ca. 7,3 mio. kr. Udgifterne afholdes inden for bibliotekernes årlige  budgetrammer på konto 3.50.1 i årene 2004, 2005 og 2006. Optagelse af et internt lån på samme beløb ville medføre en samlet udgift på ca. 7,5 mio. kr.

 

 

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

Ifølge den bibliotekspolitiske redegørelse er et af hovedindsatsområderne i bibliotekerne udvikling af elektroniske serviceydelser til borgerne, herunder selvbetjening.

Omlægningen til selvbetjente udlån og afleveringer vil aflaste den fysiske nedslidning af personalet og medvirke til bedre arbejdsmiljø og samtidig give mulighed for at yde bedre service til borgerne gennem omprioritering,  hvilket er en forudsætning for, at bibliotekerne kan frigøre ressourcer til den vejledning og betjening af publikum, som fortsat vil være en hovedopgave.

Forvaltningen har derfor besluttet at installere selvbetjeningsautomater i alle de københavnske biblioteker i løbet af 2003.

I forbindelse med forberedelsen til omlægningen har bibliotekerne i 2002 foretaget et internt udredningsarbejde og har i dette arbejde anvendt erfaringerne og viden fra bibliotekerne på Frederiksberg og især i Århus, hvor der begge steder er indført selvbetjening. Meldingerne fra Frederiksberg og Århus er, at indførelse af selvbetjeningen fungerer til brugernes tilfredshed.

Arbejdet med den praktiske tilrettelæggelse og indkøring, herunder indretning af lokaler, vil ske i tæt samarbejde med personalet og har i længere tid indgået som et fast punkt på dagsordenen i Bibliotekernes Samarbejdsudvalg.

 

Udgifter til selvbetjeningsautomater på lokalbibliotekerne

Indkøb af selvbetjeningsautomater til de københavnske lokalbiblioteker er sendt i EU-udbud. Tilbud foreligger den 27. februar 2003. Samlet pris på indkøbet af selvbetjeningsautomater, indgåelse af serviceaftale, ombygning, materialeklargøring m.v. kendes derfor først på et senere tidspunkt, men forvaltningens skøn viser, at den samlede investering vil udgøre ca. 9 – 10 mio. kr., hvilket overstiger bibliotekernes muligheder for at foretage hele investeringen inden for ét budgetår. I indeværende budgetår 2003 er der frigjort midler, således bibliotekerne inden for egen budgetramme kan afholde udgifter til anskaffelser og ombygning for op til ca. 3,5 mio. kr.

Den øvrige del af udgifterne foreslås finansieret via en leasingaftale.

 

Forvaltningens forslag

På den baggrund anmoder forvaltningen om bemyndigelse til, at der i indeværende år indgås en leasingaftale på en samlet indkøbssum op til 7 mio. kr. Aftalen vil indebære en leasingafgift på ca. 7,2 mio. kr., der betales med ca. 2,4 mio. kr. den 1.1. 2004, 1.1. 2005 og 1.1.2006 samt endeligt køb af udstyret til 1% af anskaffelsessummen i 2006. I alt samlede udgifter på ca. 7,3 mio. kr.

Optagelse af et internt lån på samme beløb ville medføre en samlet udgift på ca. 7,5 mio. kr.

 

MILJØVURDERING

Indstillingen har i sig selv ingen miljømæssige konsekvenser.

 

ØKONOMI

Udgifterne på ca. 7,3 mio. kr. afholdes inden for bibliotekernes årlige budgetrammer på konto 3.50.1 i årene 2004, 2005 og 2006.

 

BILAG

Ingen

 

 

Carsten Haurum

/Jan Østergaard Bertelsen