Nyt bookingprojekt - det videre arbejde
Indstilling og beslutning
Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,
- at Kultur- og Fritidsudvalget godkender det videre arbejde med et nyt bookingprojekt, jf. nærværende indstilling.
Problemstilling
Københavns Kommune har to IT-systemer (Interbook og Halbooking) til at håndtere bookinger og tildeling af tider på kommunens Idrætsanlæg.
Systemerne er ikke tilstrækkeligt brugervenlige og giver ikke et tilstrækkeligt overblik, hvilket giver unødvendigt meget administrativt arbejde samt er medvirkende til at ressourcer og kapacitet på anlæggene ikke udnyttes optimalt. Der er derfor behov for at finde en ny og mere tidssvarende løsning.
Kultur- og Fritidsudvalget er sidst blevet orienteret om bookingprojektet på mødet den 24. august 2015. Af indstillingen fremgik bl.a., at 2,295 mio. kr. af de midler, der oprindeligt var afsat til det første bookingprojekt, anvendes til forprojektering til et nyt bookingprojekt. Kultur- og Fritidsudvalget godkendte indstillingen, og anmodede om, at der på et kommende møde forelægges en konkret indstilling om forprojekteringen til et ny bookingprojekt.
Løsning
Kultur- og Fritidsforvaltningen arbejder i det ny booking-projekt med løsninger, der kan skabe værdi på kort sigt samt en mere langsigtet vision.
På kort sigt vil Kultur- og Fritidsforvaltningen:-
sikre at arbejdet med at tildele tider til foreningerne bliver lettere blandt andet ved at kigge på mindre forbedringer til systemet Interbook. Som led i dette arbejde implementeres et betalingsmodul i systemet i forlængelse af beslutningen om, at foreningerne fra årsskiftet i nogle tilfælde skal betale for idrætstider.
-
strømline administrationen af Halbooking, således at ressourcerne udnyttes optimalt, og at forvaltningen får bedre ledelsesinformation, bl.a. ved at konsolidere kontrakterne, der i dag ligger decentralt samt rydde op i systemets data.
-
forbedre brugervenligheden og overblikket på de eksisterende løsninger, evt. ved at indgå samarbejdsaftale med 3. parts leverandører der kan integrere med de eksisterende systemer og på den måde hurtigt etablere mere brugervenlige løsninger, app's mv.
Projektet skal således være med til at åbne døren til København på en enkel, fleksibel, overskuelig og inspirerende måde.
Fremgangsmåde og pejlemærker
Det nye projekt skal gribes an på en anden måde end det tidligere.
Fokus for det nye projekt vil således i højere grad være en fleksibel tilgang, hvor Kultur- og Fritidsforvaltningen ikke nødvendigvis går efter at indkøbe ét samlet system på bookingområdet, men i stedet ser på de forskellige behov der er i f.eks. idrætten og i kulturhusene. Dette kan meget vel resultere i indkøb af flere forskellige bookingsystemer, der hver især imødekommer de konkrete behov på de forskellige områder. For at sikre sammenhæng, ledelsesinformation og ikke mindst et godt samspil med tildelingen af tider til foreningerne, er det imidlertid afgørende, at disse systemer er i stand til at "arbejde sammen".
I projektet vil der derfor også være fokus på etablering af et moderne og brugervenligt system til tildeling og administration af tider til foreningerne og samspillet mellem dette og de bookingsystemer, der er rettet mod borgerne.
Som led i at sikre dette vil arbejdet blive guidet af en række principper:
1. Fleksibel tilgang og brug af prototyper
Ved at arbejde fleksibelt kan forvaltningen løbende sikre og følge fremdriften i projektet og med prototyper kan det løbende testes og demonstreres for brugerne hvordan løsningen opfylder de forskellige brugergruppers behov.
Den fleksible fremgangsmåde gør Kultur- og Fritidsforvaltningen i stand til løbende at tilpasse projektet til eventuelt kommende organisationsforandringer. Projektets evne til at ramme brugernes behov er afgørende for at kunne håndtere ændringerne på folkeoplysningsområdet, som er besluttet med de forvaltningsspecifikke effektiviseringer og samlet i Folkeoplysning 2020 programmet. Folkeoplysning 2020 indebærer bl.a. ændring af tilskud og praksis for lokaletildeling, hvor en forudsætning er nye måder at håndtere booking på.
2. Brugerinddragelse/samskabelse
Ved at inddrage de respektive brugergrupper af Københavns Kommunes booking-systemer, kan Kultur- og Fritidsforvaltningen sikre, at der tages højde for de forskellige brugertypers behov og ønsker og dermed opnå ambassadører for det ny system og en højere grad af brugervenlighed.
I projektets opstartsfase har Kultur- og Fritidsforvaltningen allerede været i dialog og indhentet data fra såvel foreninger, uorganiserede brugere og institutioner samt kommunens administrative medarbejdere. Kultur- og Fritidsforvaltningen har benyttet interview, observationer, fokusgruppe og spørgeskemaundersøgelse. Ud fra de mange data er Kultur- og Fritidsforvaltningen nået frem til i alt fem fokusområder. De fem fokusområder udgør væsentlige pejlemærker for projektet.
De fem pejlemærker er (se illustrationer i bilag 1):
1) Bedre design = Bedre udnyttelse af byens ressourcer
Løsningerne skal være designet på en måde, som medvirker til at optimere udnyttelsen af kommunens ressourcer. Det skal blandt andet ske ved at give bedre overblik over muligheder både for administrationen og slutbrugere, men også fx via ventelister og push-beskeder ved aflysninger. Inspiration til brug af ”ikke bookede ressourcer”.
2) Tre indgange
Brugerne af løsningen/løsningerne skal være med til at sætte retning for projektet fra første dag og det er vigtigt, at tænke brugerne som tre hovedgrupper: foreninger, brugere som ikke er organiseret i klubber og foreninger, samt kommunens medarbejdere centralt og lokalt som skal arbejde med løsningen/løsningerne.
3) Tænke ”før” og ”efter” ind i booking-oplevelsen
Brugerne ser værdi i, at løsningen understøtter og håndterer ikke bare selve bookingen, men også det der ligger forud for bookingen. F.eks. at en bruger kan sende en anmodning til sin badmintonmakker om en bane en bestemt dag og tidspunkt, som makkeren så kan acceptere og dermed booke. Ligeledes peger brugerne på en værdi i at kunne booke og betale for f.eks. fjerbolde og badmintonketcher i forbindelse med den øvrige booking, samt at få information om f.eks. man selv skal sætte badmintonettet op, hvor nettet er osv.
4) Booking som inspirationskilde
Et pejlemærke for løsningen er, at kunne inspirere brugerne til nye oplevelser. En bruger kunne således vælge at se, hvilke muligheder der er tirsdag aften klokken 20 på Vesterbro. Forslag kunne så fx være bordtennis, squash og foredrag. Udover naturligvis at inspirere borgerne og vise nye muligheder og derigennem opnå flere der dyrker idræt, så skulle det også gerne kunne medvirke til en bedre udnyttelse af ressourcerne.
5) Døren til København
”Booking” kan folde byen ud, det er jo meget mere end et bookingsystem (det binder byen sammen). Brugerne ser værdi i, at kunne ”booke” meget mere og andet end en badmintonbane. Pejlemærket skal sikre, at Kultur- og Fritidsforvaltningen tænker bredere end blot idræt og derved undersøger muligheder for at lave en løsning, så borgere på sigt kunne booke en plads i byen, en sal på rådhuset eller måske en parkeringsplads. Tanken er, skal man booke noget i København, så er det én og samme indgang.
Tidsplanen for projektet fremgår af bilag 2.
Økonomi
Figuren viser budgettet for projektet
|
|
|
|
|
Anlægsmidler (fra sidste bookingprojekt) |
|
2.295.000 |
|
Sparede driftsmidler årligt 2015-2017 på (Interbook) |
|
500.000 |
|
|
|
|
Projektets budget til udvikling af løsninger består af en del af de midler, der oprindeligt var afsat til det første bookingprojekt jf. Borgerrepræsentationens beslutning den 8. oktober 2015.
Derudover er der de eksisterende driftsbudgetter til halbooking, som projektet vil forsøge at samle og forhåbentlig opnå en besparelse, som vil kunne anvendes til nye og supplerende løsninger.
Såfremt der opstår behov for yderligere finansiering vil der bliver udarbejdet businesscases til puljen for smarte investeringer.
Videre proces
Der etableres en styregruppe og projektet igangsættes.Kultur- og Fritidsudvalget vil blive orienteret, når der sker større ændringer.
Carsten Haurum
/Thomas Vinther
Beslutning
Indstillingen blev godkendt.