Beretning om revisionen af kommunens årsregnskab for 2004

Kultur- og Fritidsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 29. september 2005

 

Afbud:

·        Karin Storgaard (Andet offentligt hverv)

·        Tanwir Ahmad (Andet offentligt hverv)

 

Helle Sjelle forlod mødet ml. 17.00 inden behandlingen af punkt 3.

Hellen Hedemann forlod mødet kl. 18.20 under punkt 12.

 

 

 

Sager til beslutning

 

17.      Beretning om revisionen af kommunens årsregnskab for 2004

(KFU 347/2005)

 

INDSTILLING

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

at Kultur- og Fritidsudvalget tager Beretning om revisionen af Københavns Kommunes regnskab for 2004 (Revisionsberetning 2004) til efterretning for så vidt angår den del, der vedrører Kultur- og Fritidsudvalget. 

 

 

RESUME

Kultur- og Fritidsudvalgets svar på revisionsprotokollat 20/2004 danner grundlag for Revisionsdirektoratets beretning om revisionen af Københavns Kommunes regnskab 2004. Beretningen kan dog også indeholde emner, der ikke har været behandlet i forbindelse med regnskabsprotokollatet.

Revisionsberetning 2004 er modtaget den 15. september 2005 med anmodning om Kultur- og Fritidsudvalgets stillingtagen til den del af beretningen, der angår udvalgets forvaltning.

Udvalgets svar skal være fremsendt til Revisionsdirektoratet snarest belejligt og senest den 13. oktober 2005.    

I forbindelse med stillingtagen til Revisionsberetning 2004 skal Kultur- og Fritidsudvalget orienteres om forvaltningens opfølgning på de omtalte emner.

Kultur- og Fritidsforvaltningen har udvalgt de dele af beretningen, der er relevant for Kultur- og Fritidsudvalget.  Yderligere bemærkninger  og forvaltningens opfølgning fremgår af sagsbeskrivelsen.

Kultur- og Fritidsforvaltningen vurderer, at den del af revisionsberetningen, der angår udvalgets forvaltning overvejende omhandler emner, som Kultur- og Fritidsudvalget tidligere har givet forklaring til, enten i revisionsprotokollatet eller ved stillingtagen til revisionsberetning 2003. Udvalgets forklaringer indgår i Revisions-beretning 2004.

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller at Kultur- og Fritidsudvalget tager Revisionsberetning 2004 til efterretning, da den del, der vedrører Kultur- og Fritidsudvalget ikke giver anledning til yderligere bemærkninger.   

 

 

SAGSBESKRIVELSE

Kultur- og Fritidsudvalget tiltrådte den 11. august 2005 (KFU 278/2005) svar på revisionsprotokollat 20/2004 vedrørende udvalgets regnskab for 2004.

Revisionsprotokollater med tilhørende svar fra de enkelte fagudvalg danner grundlag for Revisionsdirektoratets beretning om revisionen af Københavns Kommunes regnskab, der i henhold til revisionsvedtægten skal afgives til Borgerrepræsentationen. Beretningen kan dog også indeholde emner, der ikke har været behandlet i forbindelse med revisionsprotokollatet.

Revisionsberetning 2004 er modtaget den 15. september 2005 med anmodning om Kultur- og Fritidsudvalgets stillingtagen til den del af beretningen, der angår udvalgets forvaltning.

Til orientering kan det oplyses, at medlemmer af Kultur- og Fritidsudvalget fra den 16. september 2005 har kunnet få udleveret beretning 2004 fra Borgerrepræsentationens Sekretariat. 

Udvalgets svar, der af Revisionsdirektoratet videresendes til Revisionsudvalget, skal afgives til Revisionsdirektoratet snarest belejligt og senest den 13. oktober 2005.

Kultur- og Fritidsforvaltningen vurderer, at den del af revisionsberetningen, der angår udvalgets forvaltning overvejende omhandler emner, som Kultur- og Fritidsudvalget tidligere har givet forklaringer til, enten i revisionsprotokollatet eller ved stillingtagen til revisionsberetning 2003. De afgivne forklaringer indgår i Revisions-beretning 2004 og giver ikke anledning til yderligere bemærkninger i svaret til Revisionsdirektoratet.

I forbindelse med stillingtagen til Revisionsberetningen 2004 skal Kultur- og Fritidsudvalget orienteres om forvaltningens opfølgning på de omtalte områder.

Den del af beretningen, der direkte vedrører Kultur- og Fritidsudvalget, findes på siderne 82-88.

Revisionsdirektoratet har valgt at omtale følgende emner under overskriften "Andre sager" i beretningen; Kultur- og Fritidsforvaltningens opfølgning er anført med kursiv:

 

Lønområdet (side 82)

Kultur- og Fritidsudvalget tiltrådte den 11. august 2005 følgende i forbindelse med behandlingen af årsrevisionsprotokollatet 2004:

"Protokollatet omtaler en undersøgelse, Revisionsdirektoratet har gennemført i slutningen af 2004 og starten af 2005 om registrering af lønudgifter i KØR."

Svar:

"Difference mellem Revisionsdirektoratets og Kultur- og Fritidsforvaltningens opgørelse.

Indledningsvist skal der gøres opmærksom på en difference mellem størrelsen af Kultur- og Fritidsforvaltningens samlede udgifter til løn, som disse fremgår af side 4, indledning til punktet, 404,2 mio. kr. og de samlede lønudgifter, der if. side 5, 4. afsnit i protokollatet er opgjort til 410,5 mio. kr.

404,2 mio. kr. er det korrekte tal. Forskellen skyldes, at bogføringen i kommunen for 2004 var afsluttet på det tidspunkt, Kultur- og Fritidsforvaltningen svarede på Revisionsdirektoratets omtalte henvendelse af 21. december 2004, og at det daværende regnskabsresultat på 410,5 mio. kr. derfor betragtedes som det endelige resultat. Imidlertid blev regnskabet for 2004 efter svartidspunktet og efter, at systemet i praksis var lukket for bogføringer fra forvaltningerne, yderligere påført bogføringer via Accentures lønsystem (ANC-systemet), der altså reducerede lønforbruget med 6,3 mio. kr."

* * * * *

"Protokollatet omtaler en manglende bogføring af udgifter på 1,6 mio. kr., der var det beløb Økonomiforvaltningen på daværende tidspunkt havde oplyst som manglende vedrørende forskellige ferieposteringer."

Svar:

"Kultur- og Fritidsforvaltningen fik, inden regnskabet blev lukket, valget mellem enten at få det pågældende beløb bogført på en opsamlingskonto i 2004 uden mulighed for specifikation af beløbet eller at vente med bogføringen til 2005, når det endelig beløb og den endelige kontofordeling var kendt.

Forvaltningen valgte den sidste løsning, hvilket fik til konsekvens, at den beløbsramme, der var til rådighed for bevillingsoverførsler fra 2004 til 2005, beregningsmæssigt blev reduceret med 1,6 mio. kr., svarende til det beløb, den samlede bogførte lønudgift skønsmæssig var for lav. Denne reduktion forventes kompenseret bevillingsmæssigt i 2005, hvor de faktiske posteringer er gennemført.

De endelige posteringer i 2005 er udgifter på 1,1 mio. kr."

* * * * *

"Protokollatet omtaler de vanskeligheder, forvaltningen har haft med at gennemføre en effektiv tilstedeværelseskontrol via ANC-lønsystemet"

Svar:

"I fortsættelse af årsprotokollatet og med baggrund i det forhold, at Københavns Kommune i foråret 2004 besluttede at ophæve kontrakten med Accenture, og i stedet indgå en foreløbig kontrakt på 1 år med Kommunedata (KMD), kan Kultur og Fritidsforvaltningen oplyse, at man har en forventning om, at nødvendige attestationslister fra og med lønnen for oktober måned 2005 vil kunne leveres fra den nye løn-udbyder, og at Kultur- og Fritidsforvaltningen i den forbindelse tilslutter sig leverancen af disse lister."

 

* * * * *

"Revisionsdirektoratet anfører, at differencer på fejlkonti er udposteret pr. 31. december 2004 til midlertidig konto nr. 12630.0000.1289000086."

Svar: 

"Beløbet er stadig placeret på den midlertidige konto, da det endnu ikke har været muligt at identificere beløbene. Beløbene stammer fra fejl, som ikke var rettet med lønopgørelsen pr. 31. december 2004, hvorfor Accenture til brug for årsopgørelsen har foretaget klonrettelser i periode 13-04. Der arbejdes på en løsning."

 

Beretningen giver ikke anledning til yderligere bemærkninger.

Forvaltningens opfølgning:

Der er så sent som medio september 2005, mod forventning, modtaget nye indberetninger vedr. 2004 fra Accenture; opfølgning er iværksat.

Kultur- og Fritidsforvaltningen forventer forsat, at man fra oktober /november måned 2005 vil få leveret de nødvendige attestationslister fra den nye lønudbyder. 

Forvaltningen arbejder stadig på at få identificeret nogle af posterne fra de modtagne rettelser der først effektueres i 2005. Afstemningen af fejlkontoen/midlertidig konto forventes at være udført inden udgangen af september 2005.   

 

Balance (side 86)

Kultur- og Fritidsudvalget tiltrådte den 11. august 2005 følgende i forbindelse med behandlingen af årsrevisionsprotokollatet 2004:

"Revisionsdirektoratet anfører, at gennemgangen af de modtagne afstemninger/specifikationer giver anledning til bemærkninger, at enkelte statusspecifikationer ikke opfylder de formelle krav om angivelse af, hvornår enkeltposterne er opstået og årsagen til, at de ikke er udlignet, som det foreskrives i rammebilaget om regnskab i årets løb."

Svar:

"Forvaltningen har noteret sig ovennævnte og vil fremover tilstræbe, at alle statusspecifikationer lever op til specifikationskravene."

 

Beretningen giver ikke anledning til yderligere bemærkninger.

 

Forvaltningens opfølgning:

Forvaltningen tilstræber forsat, at alle statusspecifikationer lever op til specifikationskravene.

 

 

Kasse- og beholdningseftersyn (side 87)

Kultur- og Fritidsudvalget tiltrådte den 11. august 2005 følgende i forbindelse med behandlingen af årsrevisionsprotokollatet 2004:

"Revisionsdirektoratet anfører: " Vi har bemærket, at de lokale kasseinstrukser i mange tilfælde indeholder bestemmelser om, at der ikke foretages kasseoverdragelse, og at der i mange tilfælde er flere personer, der har adgang til kassebeholdningerne. Ud fra et sikkerhedsmæssigt synspunkt er dette uheldigt, da ansvar for eventuelle uregelmæssigheder måske kun vanskeligt vil kunne placeres.

Standardiseringen af kasseinstrukserne – og de af forvaltningen bebudede præciseringer heri er tilsyneladende endnu ikke tilendebragt."

Svar:

"Forvaltningen er principielt enig i det uheldige i, at der ikke i alle tilfælde foretages kasseoverdragelse, men må samtidig erkende, at det ikke i alle tilfælde kan lade sig gøre i praksis, da det nogle steder vil være til stor gene for vore kunder at foretage en kasseoverdragelse i kassens åbningstid. Det kan tilføjes, at standardiseringen af kasseinstrukserne er gennemført."

 

Beretningen giver anledning til følgende supplerende bemærkning:

Revisionsdirektoratet har noteret sig, at antallet af bemærkninger til eftersynene er væsentlig færre i år end tidligere.

Revisionsdirektoratet omtaler Amager Kulturpunkt, hvor forvaltningen selv har påtalt en for stor kassebeholdning. Efterfølgende er udarbejdet en ny lokal kasseinstruks gældende fra marts 2005. Heraf fremgår, at kassebeholdningen maksimalt må være på 125.000 kr. tillagt eventuel omsætning.

Revisionsdirektoratet peger på, at det fremgår af forvaltningens overordnede forretningsgang for kasseområdet, at kassebeholdningen skal holdes på et minimum. Ud fra en sikkerhedsmæssig betragtning, men også ud fra rente- og likviditetsmæssige årsager, bør likvide midler, der ikke skal anvendes i den daglige drift, indsættes i bank.

Bemærkningen om kassebeholdning er ikke behandlet i udvalgets svar til revisionsprotokollatet.  

Forvaltningens opfølgning:

Med hensyn til Amager Kulturpunkt har forvaltningen givet tilladelse til den maksimale kassebeholdnings størrelse, fordi den er en forudsætning for det daglige virke i Amager Kulturpunkt. Der er 3 underliggende institutioner med hver sin kasse, hvoraf den ene er koncertsalen med en væsentlig omsætning og en nødvendig byttepengebeholdning på 50.000 kr. Yderligere forlanger udenlandske kunstnere, at få honoraret udbetalt kontant.         < /span>    

 

Tværgående opgaver

Ud over emnerne, der direkte vedrører Kultur- og Fritidsudvalget, omtaler revisionsberetningen på siderne 626-658 en række tværgående revisionsopgaver, der for en dels vedkommende også henvender sig til Kultur- og Fritidsudvalget.

Flere af de tværgående emner er opfølgning fra 2003. Kultur- og Fritidsvalgets tidligere besvarelser til de tværgående emner indgår i beretning 2004.

Kultur- og Fritidsforvaltningens opfølgning af de tværgående emner er indarbejdet under overskrifterne fra revisionsberetningen.

 

Kontraktledelse i Københavns Kommune (side 626)

Kultur og Fritidsforvaltningen har noteret sig, at der er udarbejdet en revideret vejledning om kontraktledelse der kan findes på nettet og i tykt form. 

 

Kommunernes indkøbsordning (side 626)

Kultur- og Fritidsforvaltningen har med interesse læst indkøbsredegørelsen 2005.

Forvaltningens opfølgning:

Forvaltningen arbejder forsat målrettet på at følge nye anvisninger og medvirke til udvikling af ordningen selv om systemet stadig er tungt og langsommeligt at arbejde med.  

 

Udgifter til rejser i udlandet (side 628)

Afsnittet handler primært om BR-medlemmers rejser, og det er Økonomiforvaltningen der svarer på opstramningen.

Forvaltningens opfølgning:

Kultur- og Fritidsforvaltningen følger den udstukne rejsepolitik i de tilfælde, hvor rejserne foretages i Kultur- og Fritidsudvalgets regi.    

 

 

Andre sager (tværgående)

Udviklingen af økonomistyringen i Københavns Kommune (side 635)

Udgangspunktet er Revisionsdirektoratets opfølgning af Økonomiforvaltningens rapport om "Benchmarking af økonomistyringen i Københavns Kommune – Resultater af 2. runde. 

Revisionsdirektoratet har fulgt op på forvaltningernes fortsatte arbejde med udviklingen af økonomistyringen ved at trykke Kultur- og Fritidsudvalgets oplysninger fra sagen om "opfølgning på revisionsbetænkningen vedrørende 2003- regnskabet.", heri svares, at effekten, af om enhederne rykker op i niveau, ikke er målt i 2004.      

Forvaltningens opfølgning:

Kultur- og Fritidsforvaltningen har endnu ikke foretaget en ny måling på udviklingen af økonomistyringen, men fået tilkendegivelser om, at 2 af de 3 institutioner på niveau 2 Finansiel kontrol i 2005 opfylder niveau 3 Aktivitetsstyring. Der arbejdes målrettet med den nye budgetmodel for 2006 og frem. Balanced Score Card (BSC) indgår sammen med at et aktivitetsbaseret regnskabssystem (Activity Based Costing) – ABC i Bibliotekerne - er iværksat som pilotprojekt.         

 

Forretningsgangsbeskrivelser jf. kasse- og regnskabsregulativet (side 642)

Revisionsdirektoratet har udbedt sig ajourførte lister over udarbejdede forretningsgangsbeskrivelser pr. 1. juli 2004 fra alle forvaltninger. 

Konklusionen på de fremsendte lister er, at for Kultur- og Fritidsudvalgets område foreligger de nødvendige og pligtige forretningsgangsbeskrivelser.

 

Anlægsområdet (side 651)

Kultur- og Fritidsforvaltningen er noteret for 2 afsluttede anlægsarbejder pr. 30. september 2004, hvor der ikke er fremsendt anlægsregnskaber efter gældende frist.

I Revisionsberetning 2004 indgår Kultur- og Fritidsudvalgets svar til revisionsprotokollat 20/2004.

ad BR-nr. 245/03 – Skaterprojekt X-hall – vedtaget den 11. juni 2003 med ibrugtagning i juni 2004.

Projektet er gennemført med tilskud på 1 mio. kr. fra IPIP – IdrætsPolitisk IdeProgram under Lokale- og Anlægsfonden.

En af betingelserne for at modtage støtte fra IPIP er bl.a., at ansøgeren forpligter sig til at gennemføre en evaluering af projektet. Evalueringsrapporten vil blive udfærdiget i løbet af efteråret 2005. Rapporten skal vedlægges anlægsregnskabet forinden det fremsendes til attestation hos Revisionsdirektoratet, da det er en af betingelserne i bevillingsskrivelsen.

 

ad BR nr. 355/02 – Skaterhal på Enghavevej – vedtaget den 12. juni 2002 med ibrugtagning i efteråret 2003.

Projektet har været drøftet på de afholdte økonomimøder med KI, hvor der gentagne gange er blevet lovet en samlet redegørelse for projektet. Ifølge opgørelse fra KI dateret 16. marts 2005 er det samlede forbrug på projektet opgjort til 7,383 mio. kr., hvilket giver en samlet budgetmæssig overskridelse på 2,383 mio. kr. Projektet fremgår bl.a. af referat af mødet med KI den 27. marts 2005, hvor Revisionsdirektoratet deltog.

KI mangler fortsat at fremkomme med en forklaring på overskridelsen. En forklaring fra de projektansvarlige vil blive søgt indhentet snarest muligt.

 

Beretningen giver ikke anledning til yderligere bemærkninger.

 

Forvaltningens opfølgning:

Rapporten om evaluering af Skaterprojekt X-hall udarbejdes i september 2005 og anlægsregnskabet fremsendes til Revisionsdirektoratet hurtigst muligt efter modtagelsen.    

Der er gentagne gange, over for de projektansvarlige for" Skaterhal på Englandsvej", anmodet om forklaring, senest primo september 2005. 

 

Økonomi

Sagen har ingen selvstændig økonomisk virkning

 

Miljøvurdering

Sagstypen er ikke omfattet af Kultur- og Fritidsforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

 

Andre konsekvenser

Ingen

 

Høring

Ingen

 

Bilag

Ingen

 

Carsten Haurum

 

/Olga Brüniche-Olsen