Evaluering af udvalgets arbejde i perioden 2022-2025

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller overfor Kultur- og Fritidsudvalget,

1. at udvalget gør status på og evaluerer de seneste års arbejde, herunder udvalgets mødevirksomhed, dagsordner til møderne og den løbende sekretariatsbetjening af udvalget

Problemstilling

Nuværende praksis i forvaltningens betjening af Kultur- og Fritidsudvalget er bl.a. tilrettelagt og justeret på baggrund af evalueringen i august 2022.

Formålet med nærværende drøftelse er at evaluere og afklare, om der er behov for justeringer til den sidste del af udvalgsperioden og forberede opstarten for det kommende udvalg. Kultur- og Fritidsudvalgets drøftelser kan tage afsæt i følgende hovedtemaer: Kultur- og Fritidsudvalgets møder og andre møder, dagsorden til møder og den løbende sekretariatsbetjening af udvalget.

Løsning

Nedenfor følger en oplistning af de forskellige hovedområder for udvalgets arbejde, som udvalget kan drøfte.

Kultur- og Fritidsudvalgets møder og andre møder

Kultur- og Fritidsudvalgets møder holdes som udgangspunkt på torsdage på Rådhuset. Ugedagen er koordineret tæt med de øvrige fagudvalg, Økonomiudvalget samt Borgerrepræsentationen for at undgå sammenfald med andre udvalgsmøder. Til de fleste af møderne er der afsat 4 timer, undtagen de, der ligger i forlængelse af budgetseminarer samt sommer- og julemiddage.

I perioden har der hvert år været afholdt et heldags budgetseminar med efterfølgende udvalgsmøde i februar måned (inkl. overnatning), og et halvdagsbudgetmøde i august forud for budgetforhandlingerne (uden overnatning).

Dagsordner til Kultur- og Fritidsudvalgets møder

Det følger af udvalgets forretningsorden, at dagsordenen skal udsendes senest fire hverdage inden mødet. I praksis bliver dagsordenen udsendt om fredagen i ugen før mødet, hvis mødet ligger en torsdag. I uger hvor mødet ligger efter en ferieperiode, fx påskeferie eller vinterferie, vil dagsordenen blive udsendt inden ferien.

Der stiles efter, at der er omkring 15 sager - maksimalt 20 sager - på hver dagsorden. I meget særlige tilfælde kan der være flere sager. Der kan være højst to temadrøftelser til hvert møde. Sekretariatet stiler desuden efter, at indstillingernes længde er på maksimalt tre sider, samt at resumeet afspejler det, som der skal tages stilling til i at-punkterne.

På møder hvor udvalget skal tage stilling til ansøgninger til puljen for disponible midler, tilstræbes en kortere dagsorden, så der er tid til at drøfte ansøgningerne. Udvalget får ansøgningerne til behandling umiddelbart efter ansøgningsfristen.

Den løbende sekretariatsbetjening af udvalget

Udvalgets medlemmer og andre medlemmer af Borgerrepræsentationen kan stille politikerspørgsmål og få svar fra forvaltningen inden for otte dage (inkl. lørdag). Henvendelser og spørgsmål fra politikere skal som udgangspunkt koordineres via Borgmester- og Direktionssekretariatet. Forvaltningssvar sendes først til det medlem, der har stillet spørgsmålet, og efterfølgende til alle udvalgets medlemmer med den ugentlige oversigt over informationer til Kultur- og Fritidsudvalget.

I 2022 var der 72 politikerspørgsmål til Kultur- og Fritidsforvaltningen.

I 2023 var der 58 politikerspørgsmål til Kultur- og Fritidsforvaltningen.

I 2024 var der 78 politikerspørgsmål til Kultur- og Fritidsforvaltningen.

I 2025 (januar-marts) var der 27 politikerspørgsmål til Kultur- og Fritidsforvaltningen.

Hver fredag bliver der publiceret forskellige former for information til udvalget på KFU-Portalen. Det kan fx være invitationer, eventuelle driftsforstyrrelser og hvordan de håndteres, notater som forvaltningen har udarbejdet om et aktuelt tema eller uddybninger samt bestillinger, som udvalget har efterspurgt m.v.

Hastende information sendes ud til udvalget så hurtigt som muligt og eventuelt af flere omgange, såfremt der er brug for opfølgning. Informationer fra forvaltningen vil som udgangspunkt altid sendes via Borgmester- og Direktionssekretariatet (udvalgsteamet).

Direktionen og sekretariatet bestræber sig på at være tilgængelige for Kultur- og Fritidsudvalget i hverdagen via mail, telefon m.v.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Forvaltningen vil arbejde videre med udvalgsbetjeningen på baggrund af udvalgets drøftelser.

Der vil i løbet af første halvår 2026 komme en ny evaluering i forhold til at få afstemt behov og ønsker fra det nye udvalg. 

Mikkel Boje

                             / Assal Raun