B-sag: Fuldmagt til administration af fonde

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, 

1. at Kultur- og Fritidsudvalget giver fuldmagt til fem medarbejdere i Kultur- og Fritidsforvaltningen, med henblik på at minimum to af disse i forening, på bestyrelsens vegne, vil kunne tegne de fonde, som Kultur- og Fritidsudvalget er bestyrelse for, i forbindelse med økonomiske transaktioner. Fuldmagtsforholdet vil gælde, indtil det skriftligt tilbagekaldes, eller indtil ophør af medarbejderens ansættelsesforhold i Københavns Kommune.

Problemstilling

Kultur- og Fritidsudvalget udgør bestyrelsen for hver af de almennyttige fonde og legater, som Kultur- og Fritidsforvaltningen administrerer. I den egenskab gav Kultur- og Fritidsudvalget på sit møde den 24. september 2020 skriftlige fuldmagter til de medarbejdere i Kultur- og Fritidsforvaltningen, som udfører mange løbende transaktioner i forbindelse med denne administration.

Disse fuldmagter accepteres imidlertid ikke længere af bl.a. bankforbindelser, idet der også skal foreligge skriftlig dokumentation for den formelle beslutning, der ligger bag fuldmagterne.

Løsning

I forbindelse med fondsadministration foregår der en del transaktioner, som varetages af ansatte i Kultur- og Fritidsforvaltningen. Dette sker bl.a. i forbindelse med uddelinger fra fondene, ligesom der løbende er en dialog med fondenes pengeinstitut, Nordea, om bl.a. placering af fondsmidler. Tidligere har dette foregået i henhold til en stående stillingsfuldmagt, hvilket som ovenfor beskrevet ikke længere er tilstrækkeligt.

Nordea har således meddelt Københavns Kommune, at Finanstilsynet har præciseret reglerne for legitimering og identificering af bankens kunder, hvilket indebærer skærpede krav til dokumentation af bl.a. fuldmagtsforhold mellem bestyrelsen og den daglige administration. Disse krav følger af hvidvaskloven (lov om forebyggende foranstaltninger mod hvidvask og finansiering af terrorisme).

Forvaltningens LEI-udbyder, NordLEI, der udsteder den internationale identifikation, som bl.a. alle fonde skal have for at kunne handle med værdipapirer, har også efterspurgt udtrykkelig og præcis dokumentation for fuldmagtsforholdet mellem Kultur- og Fritidsudvalget og forvaltningen. 

Ved tiltrædelse af denne indstilling vil det over for Nordea og andre samarbejdspartnere kunne dokumenteres, at Kultur- og Fritidsudvalget har taget konkret stilling til at meddele navngivne medarbejdere fuldmagt til, på bestyrelsens (udvalgets) vegne, at forestå den løbende administration på fondsområdet.

Indstillingen medfører ingen ændringer af omfanget af det hidtidige fuldmagtsforhold, men er alene udtryk for, at lovgivningens krav om dokumentation imødekommes ved en udtrykkelig skriftlig beslutning om fuldmagtsforholdet.

For at undgå, at Kultur- og Fritidsudvalget skal underskrive en ny blanket, hver gang der er ændringer i sammensætningen af udvalget, skal hvert medlem af udvalget underskrive en fuldmagtsblanket. Herefter skal nye medlemmer blot selv skulle underskrive en blanket.

Fuldmagtsforholdet gælder, indtil det skriftligt tilbagekaldes, eller indtil ophør af medarbejderens ansættelsesforhold i Københavns Kommune.

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller nedenstående fem medarbejdere som befuldmægtigede:

1. Kontorchef Nanna Bugge
2. Kontorchef Anette Lund Hansen
3. Overassistent Linda Aagaard Therkildsen
4. Specialkonsulent Anders Hougaard Jørgensen
5. Chefkonsulent Dennis Krabbe Sørensen

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

De underskrevne blanketter sendes til Nordea og NordLEI.

Mette Touborg

  /Merete Evers Dewilde