Fraværsindsatsen i Kultur- og Fritidsforvaltningen 2007 - 2009

Kultur- og Fritidsudvalget

 

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde torsdag den 29. marts 2007

 

Afbud:

·        Borgmester Martin Geertsen

 

udvalgets næstformand, Simon Strange, varetog mødeledelsen.

 

Fraværende:

·        Leslie Arentoft

·        Frank Hedegaard

 

 

 

9.      Fraværsindsatsen i Kultur- og Fritidsforvaltningen 2007 - 2009

(KFU 184/2007)

 

 

INDSTILLING OG BESLUTNING

Kultur- og Fritidsforvaltningen redegør i indstillingen for, hvordan forvaltningen planlægger at løse forvaltningens opgaver som led i indsatsen for et lavere fravær i Københavns Kommune.

 

Beslutning

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget tager forvaltningens handlingsplan for den fælles fraværsindsats i Københavns Kommune til efterretning.     Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 29. marts 2007: Kultur- og Fritidsudvalget tog handlingsplanen til efterretning.

 

Problemstilling

Som et led i Københavns Kommunes indsats for et lavere fravær besluttede Økonomiudvalget den 12. december 2006 blandt andet, at hver forvaltning skal lave en handlingsplan for indsatsen, som forelægges for fagudvalget senest den 1. april 2007. Handlingsplanen skal indeholde en beskrivelse af de aktiviteter, som de enkelte forvaltninger er ansvarlige for at tilrettelægge og udføre.

Løsning

Til kvalificering af forvaltningens indsats har forvaltningen gennemført en analyse af Kultur- og Fritidsforvaltningens fraværstal for 2006.

 

Analysen har afdækket mønstre og sammenhænge, som kan gøre det muligt for forvaltningen i højere grad at målrette det videre arbejde med nedbringelse af sygefraværet i forvaltningen. Analysen har afdækket følgende forhold:

 

* Fraværet i KFF er lavere end gennemsnittet for Københavns Kommune

* Det lange fravær udgør størstedelen af fraværet.

* Ældre har mere langtidsfravær end unge.

* Kvinder har mere fravær end mænd.

* Grupper med fysisk krævende arbejde har højst langtidsfravær

* Kontormedarbejdergruppen har højere korttids- end langtidsfravær

* Bibliotekarer har højere fravær end øvrige AC'ere

 

Af nedenstående skema fremgår, hvordan Kultur- og Fritidsforvaltningen gennem flere forskellige tiltag vil løse fraværsopgaven. Tiltagene har været behandlet i Hovedsamarbejdsudvalget den 7. marts 2007, hvor de blev taget til efterretning.

En væsentlig del af løsningen indebærer et øget ledelsesfokus på fraværet, hvilket forvaltningen underbygger med en ny vejledning til lederne i, hvordan de kan håndtere fraværet decentralt.

Herudover planlægger forvaltningen at afholde en fraværskonference, hvor medarbejdere og ledere fra udvalgte grupper med højt fravær inviteres til at drøfte og udvikle nye ideer til målrettede indsatser/ordninger, der kan forøge trivslen og nedbringe fraværet for udvalgte grupper i forvaltningen med et særligt højt fravær.

	Forvaltningens ansvar i henhold til ØU beslutning	Indsats i KFF	Tidsplan (Frist)
1. Attraktiv arbejdsplads	Trivsel på dagsordenen en gang årligt	Der følges op på medarbejdernes trivsel i Ledelsesgruppen, på lederstormøder, i HSU og i afdelingerne 1 gang årligt. Trivselsundersøgelsen danner baggrund for dialogen.	Hvert forår
2.	Definition af attraktiv arbejdsplads og handlingsplan	Personalepolitikken revideres. Alle lokale SU'er bidrager med forslag til hvordan en revideret Personalepolitik kan understøtte udviklingen af den attraktive arbejdsplads. Udmøntning af det nye ledelsesgrundlag tager samme udgangspunkt.	1. halvår 2007     (December 2008)
3. Efteruddannelse af medarbejdere	Fokus på efteruddannelse og kompetenceudvikling	Kompetenceudviklingsplaner gøres til en fast og seriøs del af MUS lokalt.	1. halvår 2007
	Evt. tilbyde kurser til enkelte medarbejdergrupper	KFF kan søge midler i budgetaftalen. Der designes kurser inden for KFF's indsatsområder.	(April 2007 og løbende)
4. Fleksibel arbejdstilrettelæggelse	Indtænkes i fraværs- og fastholdelsespolitikker	Vi afventer, om temaet bliver taget op på KFF's fraværskonference, se nedenfor.	(Juli 2007)
5. Lederuddannelse, sparring og støtte	Personaleansvarlige sikres kompetence i gennemførelse af fraværssamtaler	KFF præciserer forvaltningens procedure for håndtering af sygefravær i afdelingerne. Der tilbydes temadrøftelser i lederfora samt individuel assistance til lederne i konkrete sager.	Februar 2007
6. Fælles fraværsstatistik	Sikring af bedre disciplin i registrering af fravær i Vagtplan	P&O underviser i korrekt Vagtplanregistrering, og indfører en kontrolprocedure	Marts 2007
7. Intranetside om fravær/nærvær	Link fra KKnet til forvaltningsspecifikke informationer	P&O sørger for relevante opdaterede informationer	Januar 2007 og løbende
9. Kommunikation	Løbende kommunikation om trivsel og fravær fra borgmester og direktion til alle medarbejdere	Informationsafdelingen	Fra februar 2007

 

Forvaltningsspecifik indsats ud over de "bundne opgaver":

 

KFF- specifik indsats for større trivsel hos udvalgte/udsatte medarbejdergrupper		Arbejdende fraværskonference for udvalgte medarbejdergrupper m.h.p. at udvikle nye ideer til øget trivsel.	Primo juni 2007
Generel sundhedspolitisk indsats		Tilbyde sundhedstjek via Arbejdsmiljø København

 

Økonomi

Forvaltningen søger om finansiering fra de af Borgerrepræsentationen afsatte midler til arbejdet med den attraktive arbejdsplads til udgifter forbundet med afholdelsen af fraværskonferencen samt til kursusudgifter og evt. udgifter til særlige indsatser.

Øvrige udgifter afholdes inden for forvaltningens administrations- og kursusbudget.

 

Videre proces

Handlingsplanen sendes til Økonomiforvaltningen til orientering.

 

Bilag

1.      Rapport: Sygefravær i Kultur- og Fritidsforvaltningen i 2006.

 

                                            Carsten Haurum

                                                                                       Pernille Bahnson