Mødeplan for Kultur- og Fritidsudvalget 2024

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Kultur- og Fritidsudvalget godkender udkast til mødeplan for Kultur- og Fritidsudvalget for 2024,
2. at Kultur- og Fritidsudvalget godkender datoer for budgetseminar i februar og budgetmøde i august 2024,
3. at Kultur- og Fritidsudvalget drøfter og beslutter, om der skal planlægges en studietur i 2024 og i bekræftende fald fastlægger tidspunkt for studieturen.

Problemstilling

I henhold til § 20, stk. 1, i lov om kommunal styrelse skal de stående udvalg og Økonomiudvalget for hvert regnskabsår beslutte, hvornår og hvor udvalgsmøderne skal holdes.

Løsning

Kultur- og Fritidsudvalgets møder afholdes sædvanligvis på torsdage, ligesom også Borgerrepræsentationen og Sundheds- og Omsorgsudvalget afholder deres møder på torsdage.

Forvaltningerne undgår så vidt muligt at placere udvalgsmøder for flere udvalg på samme tidspunkt, da det skal være muligt for udvalgsmedlemmerne at sidde i flere udvalg eller at rokere mellem udvalg i løbet af valgperioden. De foreslåede mødedatoer er derfor koordineret med Borgerrepræsentationens og Sundheds- og Omsorgsudvalgets mødekalendere.

Der er i 2024 lagt op til at lægge et enkelt udvalgsmøde samme dag, som Borgerrepræsentationen holder møde torsdag den 7. november. Dette møde placeres forud for mødet i Borgerrepræsentationen. Møderne i det kommende års mødeplan er herudover berammet til kl. 16-20 i det omfang, kalenderen tillader det.

Fællesmøde med Statens Kunstfonds Projektstøtteudvalg

Kultur- og Fritidsudvalget besluttede i forbindelse med vedtagelsen af tidsplan for udpegning af små storbyteatre for perioden 2025-2028 på sit møde den 27. april 2023, at der skal holdes et fælles møde med Statens Kunstfonds Projektstøtteudvalg for Scenekunst i januar 2024. Det er således nødvendigt at koordinere placeringen af udvalgsmødet i januar med Statens Kunstfond, så det sikres, at medlemmerne af Projektstøtteudvalget har mulighed for at deltage i et fælles møde, der lægges inden udvalgsmødet.

På baggrund af dialog med Statens Kunstfond er Kultur- og Fritidsudvalgets møde i januar derfor foreslået placeret den 25. januar 2024.

Forslag til mødeplan

I forvaltningens forslag til Kultur- og Fritidsudvalgets mødeplan for 2024 er der planlagt 14 ordinære udvalgsmøder med forslag til yderligere et møde, såfremt udvalget ønsker det. Til sammenligning har udvalget 13 udvalgsmøder i 2023.

Et enkelt møde afholdes i forlængelse af Kultur- og Fritidsudvalgets fælles møde med Statens Kunstfonds Projektstøtteudvalg for Scenekunst om udpegning af små storbyteatre for perioden 2025-2028, mens et enkelt møde afholdes i forlængelse af bedømmelsesmøde for bygningspræmiering. Tre møder afholdes derfor i tidsrummet kl. 17-20.

Et enkelt møde afholdes i forlængelse af kåring af Årets Idrætsforening og er derfor i tidsrummet kl. 16.30-20. Mødet i juni og december afsluttes med henholdsvis sommer- og julemiddag, og det forventede sluttidspunkt er af den grund sat til kl. 19.00.

Et enkelt møde afholdes forud for Borgerrepræsentationens møde torsdag den 7. november og er derfor placeret i tidsrummet kl. 15-17.

Kultur- og Fritidsforvaltningen foreslår således, at Kultur- og Fritidsudvalget afholder følgende ordinære udvalgsmøder i 2024:

Hvis Kultur- og Fritidsudvalget ønsker yderligere møder, foreslår Kultur- og Fritidsudvalget følgende dato:

Praktisk

Udvalgsmøderne afholdes som udgangspunkt på Rådhuset, 1. sal, værelse 86. Det bemærkes, at der ved de anførte sluttidspunkter er tale om forventede sluttidspunkter.

Møder og konferencer med relevans for Kultur- og Fritidsudvalget

Herudover kan det oplyses:

• at der afholdes bedømmelsesmøde ifm. Københavns Kommunes præmiering af smukke bygninger den 7. marts 2024, kl. 15-17,
• at Årets idrætsforening kåres den 24. oktober 2024, kl. 16-16.30,
• at KL's topmøde afholdes den 21. - 22. marts 2024,
• at ALA (American Library Association) afholder konference I San Diego den 27. juni – 2. juli 2024,
• at IFLA (The International Federation og Library Associations and Institutions) afholder konference i Dubai den 19. - 23. august 2024.

Budgetseminar og budgetmøde

Kultur- og Fritidsudvalget skal beslutte, hvornår udvalget ønsker henholdsvis budgetseminar med udvalgsmøde og budgetmøde lagt. Forvaltningen foreslår følgende tidspunkter:

• Budgetseminar den fredag-lørdag den 23.-24. februar med efterfølgende udvalgsmøde lørdag kl. 13-15
• Budgetmøde fredag den 16. august 2024 kl. 13-17 med forudgående udvalgsmøde kl. 10-12

Studietur 2024

Kultur- og Fritidsudvalget har mulighed for at tage på studietur i 2024, såfremt udvalget ønsker det. Hvis Kultur- og Fritidsudvalget beslutter en studietur i 2024, foreslår Kultur- og Fritidsforvaltningen at placere denne i efteråret 2024 henset til, at udvalgets studietur i 2023 også var placeret i efteråret. Kultur- og Fritidsforvaltningen har undersøgt rejsedatoer, og det er mulighed for en tur i følgende uger:

• Uge 39 i dagene onsdag den 25. september – søndag den 29. september. Vælges denne periode, vil det begrænse muligheden for at placere et evt. ekstra KFU-møde den 26. september.
• Uge 44 i dagene fra onsdag den 30. oktober – søndag den 3. november. 

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser. 

Videre proces

Såfremt Kultur- og Fritidsudvalget godkender forslaget til mødeplan, sendes planen til Borgerrepræsentationens sekretariat, og udvalgets medlemmer vil modtage kalenderinvitationer til udvalgsmøderne.

Søren Tegen Pedersen

                                                          /Rikke Egelund