Finansiering af Bibliotekernes centrale sorteringsanlæg og løft af lønbudget
Det fysiske bogudlån i Københavns Biblioteker er steget markant de seneste år, og tendensen ser ud til at fortsætte. Den fortsatte stigning i bogudlånet er betinget af et driftssikkert og effektivt sorteringsanlæg, der understøtter flowet af bøger og reserveringer til lokalbibliotekerne og borgerne.
Det nuværende sorteringsanlæg er nedslidt og skal udskiftes i 2025 for at sikre en hurtig og effektiv distribution af bøger.
Stigningen i bogudlånet har desuden medført et øget pres på det by dækkende boglogistikteam, som udfordrer serviceniveauet, bl.a. blandt andet i form af den hastighed hvormed borgerne kan modtage deres reserverede bøger.
Kultur- og Fritidsudvalget skal tage stilling til en anlægsbevilling til udskiftning af sorteringsanlæg på 5,375 mio. kr. i 2025 og en servicebevilling til lønløft i boglogistikken i 2025 på 1,050 mio. kr. Desuden en varig servicebevilling til lønløft i boglogistikken på 1.400 mio. kr. som foreslås henvist til budgetforhandlingerne 2026.
Indstilling
Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller
- at Kultur og Fritidsudvalget tager stilling til en henvisning af finansiering af udskiftning af sorteringsanlæg til de politiske forhandlinger om overførselssagen.
- at Kultur og Fritidsudvalget tager stilling til en henvisning af finansiering af løft af lønbudget for bibliotekslogistikken for 2025 til de politiske forhandlinger om overførselssagen.
- at Kultur og Fritidsudvalget tager stilling til en henvisning af finansiering af varigt løft lønbudgettet for bibliotekslogistikken til budgetforhandlingerne for 2026
Problemstilling
Københavns Biblioteker har det højeste bogudlån siden 2009. I 2023 udlånte Københavns biblioteker 2,3 mio. trykte bøger. Det er en stigning på 277.000 bøger i forhold til 2022. Denne tendens fortsætter ind i 2024 og er udtryk for en positiv udvikling
Den fortsatte stigning i fysisk bogudlån er betinget af et effektivt og driftssikkert sorteringsanlæg, der understøtter hurtigst muligt flow og fordeling af bøgerne til byens biblioteker. Alle bøger, der er i transit, kommer forbi dette anlæg, så derfor er det essentielt for bibliotekernes service til borgerne, at det fungerer optimalt.
Bibliotekernes centrale sorteringsanlæg skal udskiftes på grund af slitage, som medfører ustabil drift af bibliotekernes materialesortering. Anlægget blev anskaffet i 2014 og skal udskiftes i 2025.
Stigning i udlån medfører også et øget pres på det bydækkende boglogistikteam, og der er behov for et løft af lønbudgettet på bibliotekslogistikområdet, hvis serviceniveauet for borgerne skal oprettes.
Konsekvensen ved ikke at opnå finansiering er, at midlerne skal afsættes på biblioteksrammen. Dette vil også medføre en serviceforringelse i form af længere ventetid på borgernes reserveringer og/eller et mindre materialeudbud i kraft af færre indkøbte materialer.
Løsning
Udskiftning af sorteringsanlæg
Bibliotekernes sorteringsanlæg skal udskiftes i 2025. Anlægget er slidt, hvilket medfører en ustabil drift af materialesorteringen. Den tid, hvor sorteringsanlægget er ude af drift, bevirker forsinkelser i perioder på op til 60 timer i forbindelse med opsætning af reserveringer og bøger til lokalbibliotekerne.
Et nyt og mere driftssikkert sorteringsanlæg vil forhindre forsinkelser på borgernes bøger og reducere udgifterne til reparationer på sorteringsanlægget. Desuden er en udskiftning nødvendig som følge af det markant forøgede udlån af fysiske bøger, som Københavns Biblioteker har oplevet de seneste år
Løft af lønbudgettet for bibliotekslogistikken
Boglogistikteamet arbejder løbende med effektivisering og optimering af arbejdsgange, men stigningen i antal materialer, der skal håndteres af teamet, er så markant, at der er behov for tilførsel af medarbejderressourcer, hvis serviceniveauet skal fastholdes.
Analyse og Udvikling forventer en effektivisering i samlet daglig produktionstid fsva. det nye anlægs kapacitet, når det nye kommer i 2025. Det stigende bogudlån er imidlertid større end den effektivisering, anlægget alene kan bidrage til. Der er derfor behov for øget bemanding for at følge med efterspørgslen og håndtering af antallet af materialer for at opretholde niveauet.
Økonomi
Anskaffelse af nyt sorteringsanlæg vurderes at koste 4,6 mio. kr. Derudover afsættes der 0,5 mio. kr. til bortskaffelse og installation. Der afsættes 275 t. kr. til KIT i forbindelse med juridisk bistand til udarbejdelse af udbudsmateriale, test manager og udgifter til ekstern konsulent til udarbejdelse af non-funktionelle krav.
Der er behov for øget bemanding til at følge med efterspørgslen og håndtering af antallet af materialer for at opretholde niveauet. Konkret er der behov for et varigt løft af lønbudgettet med 1,4 mio. kr. svarende til ca. 3 ÅV (jf. kostpriser for årsværk 2024).
Det indstilles, at lønbudgettet i forbindelse med forhandlingerne om overførselssagen løftes med 1.050 mio. kr. i 2025, som er det resterende lønbudget for 2025 efter overførselssagens afslutning samt at der udarbejdes et budgetnotat til budgetforhandlingerne 2026 om et varigt løft af lønbudgettet på 1.400 mio. kr. årligt.
Udskiftning af sorteringsanlægget forventes at medføre en effektivisering på 100.000 kr. årligt på grund af hurtigere sortering og færre reparationer.
Videre proces
Hvis Kultur- og Fritidsudvalget henviser sagen til overførselsforhandlingerne, vil der blive udarbejdet et budgetnotat til overførselssagen.
Desuden vil der blive udarbejdet et budgetnotat til budgetforhandlingerne vedrørende et varigt løft af lønbudgettet for bibliotekslogistikken, såfremt det henvises af Udvalget.
Beslutning
Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 28. januar 2025
Indstillingen blev godkendt uden afstemning, således at 1. og 2. at-punkt blev henvist til overførselssagen, og 3. at-punkt blev henvist til budgetforhandlingerne for 2026.
Det Konservative Folkeparti fremsatte følgende protokolbemærkning:
”Vi er glade for at udlånet af fysiske bøger stiger, det vidner om at københavnerne bruger vores biblioteker, og derfor er det selvfølgelig også vigtigt at der i fremtiden kan sikres en hurtig og effektiv distribution af bøger. Vi håber af den grund, at pengene til denne del af kulturen kan findes.”