B-sag: Opfølgning på handleplaner til revisionsberetningen for årsregnskabet 2023 samt rapporter fra den løbende revision i 2024

Kultur- og Fritidsforvaltningen havde primo 2024 samlet otte revisionsbemærkninger. KFF har håndteret fem af revisionsbemærkningerne, og de fremgår derfor ikke længere af materialet. De afsluttede revisionsbemærkninger vedrører bilagskontrol, udbetalinger af honorarer, tilskudsadministration, indtægter og anlægsprojekter.

Der arbejdes stadig med tre revisionsbemærkninger. Én revisionsbemærkning, som vedrører balancen, forventes afsluttet i forbindelse med revisionens gennemgang af årsregnskab 2024. Én revisionsbemærkning, som vedrører erhvervslejemål, forventes håndteret juni 2025. Den sidste revisionsbemærkning, som vedrører ledelsestilsyn med brugerautorisationer, forventes håndteret i andet kvartal 2025.

Ekstern og Intern Revisor har i forbindelse med den løbende revision for 2024 udarbejdet tre rapporter, hvor der gives revisionsbemærkninger til forvaltningerne. Rapporterne omhandler:

• Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller

• Generelle IT-kontroller

• Løn- og personaleområdet

Kultur- og Fritidsforvaltningen indgår i to af rapporterne.

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller:

at Kultur- og Fritidsudvalget godkender opfølgningen på handleplaner til årsregnskabet 2023
at Kultur- og Fritidsudvalget godkender opfølgning og handleplan til den løbende revision 2024.

Problemstilling

Kultur- og Fritidsudvalget skal i begyndelsen af hvert år forelægges en opfølgning på årsrevisionen fra året forinden samt handleplaner for de nye revisionsbemærkninger, der er givet i løbet af året.

Løsning

Kultur- og Fritidsforvaltningen har i løbet af 2024 håndteret i alt fem af otte revisionsbemærkninger, som forvaltningen havde primo 2024.

Herunder bemærkes bl.a., at forvaltningens complianceindsats har gjort, at revisionsbemærkningen vedrørende forvaltningens bilagshåndtering er blevet fjernet.

Af nedenstående tabel 1 fremgår en status for de tre revisionsbemærkninger, hvor der stadig er handleplaner. Som det fremgår, forventer forvaltningen, at revisionen vil afslutte bemærkningen vedrørende balancen i forbindelse med gennemgangen af årsregnskabet for 2024. Dermed er der to revisionsbemærkninger tilbage, som forvaltningen forventer at håndtere i løbet af 2025.

Tabel 1 revisionsbemærkning vedrørende revisionsberetningen 2023

Revisionsbemærkning vedrørende revisionsberetning 2023
Revisionsbemærkning nr. 4: Balancen	Revisionsbemærkningen vedrørte for Kultur- og Fritidsforvaltningens vedkommende en mindre uoverensstemmelse angående BookByen. Beløbet er blevet udlignet, og forvaltningen forventer derfor, at revisionen vil lukke revisionsbemærkningen.
Revisionsbemærkning nr. 8: Brugerstyring	Revisionsbemærkningen har overlap med revisionsrapport fra 2024 vedrørende brugerautorisationer. Status fremgår i tabel 2 nedenfor under punktet om ”Ledelsestilsyn med autorisationer”.
Revisionsbemærkning nr. 9: Erhvervslejemål	Revisionsbemærkningen vedrører tre erhvervslejemål, som skal overdrages til Københavns Ejendomme (KEJD). Kultur- og Fritidsforvaltningen har forhandlet den ene aftale færdig og er i gang med at forhandle den anden sag færdig, hvilket forventes afsluttet ultimo 1. kvartal 2025. Forvaltningen forventer, at den tredje sag afsluttes i foråret 2025, når Voldgiftsretten har truffet afgørelse. Sagen føres af KEJD.

Ekstern og Intern Revisor har, jf. bilag 2-4, i forbindelse med den løbende revision for 2024 udarbejdet tre nye rapporter, hvor der gives revisionsbemærkninger til forvaltningerne. Nedenfor ses i hvilket omfang Kultur- og Fritidsforvaltningen er omfattet af de tre:

Rapporten ”Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller”
- Indeholder 7 revisionsbemærkninger. Ingen knytter sig til Kultur- og Fritidsforvaltningen.
Rapporten ”Generelle it-kontroller”
- Indeholder 8 revisionsbemærkninger, heraf 2 knyttet sig til alle forvaltninger, herunder Kultur- og Fritidsforvaltningen:
  1. Ledelsestilsyn med brugerautorisationer (generelle IT-kontroller). Denne bemærkning er den samme, som blev givet til årsregnskabet for 2023 om brugerstyring.
  2. Sikkerhedsvurdering af systemer (generelle IT-kontroller). Denne bemærkning fremgik også af revisionsberetningen for årsregnskabet 2023.
Rapporten ”Løn- og personaleområdet”
- Indeholder 4 revisionsbemærkninger, hvoraf 1 er knyttet til alle forvaltninger, herunder Kultur- og Fritidsforvaltningen:
  1. Afregning til feriefonden. Revisionsbemærkningen er ny, og Kultur- og Fritidsforvaltningen har udarbejdet en handleplan for at imødekomme revisionsbemærkningen samt beskrevet, hvordan forvaltningen vil følge op på handleplanen.

I tabel 2 opsummerer de handleplaner, som forvaltningen har på de ovenfor nævnte punkter. De fulde handleplaner ses i bilag 5.

Tabel 2: Revisionsbemærkninger vedrørende den løbende revision 2024

Revisionsbemærkning vedrørende den løbende revision 2024

Generelle IT-kontroller:

Revisionsbemærkning nr. 3.2.1:

Ledelsestilsyn med bruger autorisationer

Revisionsbemærkningen består af fire elementer. Kultur- og Fritidsforvaltningen har imødekommet det første vedrørende ledelsestilsyn og det andet, om at systemer skal være korrekt mærkede ift. det fastlagte dataklassifikationssystem i kommunens register over it-systemer kaldet FISKK.

Vedrørende de to sidste, som handler om at koble systemerne op på brugerstyringssystemet IGA, følger forvaltningen handleplanen. Kultur- og Fritidsforvaltningen forventer at have lagt relevante systemer i IGA inden udgangen af 2025.

Generelle IT-kontroller:

Revisionsbemærkning nr. 3.2.2:

Sikkerhedsvurdering af systemer

Kultur- og Fritidsforvaltningen følger stadig op i regi af Økonomiforvaltningens handleplan, hvilket i praksis betyder, at forvaltningen får sikkerhedsvurderet de systemer, der fremgår af Økonomiforvaltningens tilbagemelding.

It-anskaffelsesprocessen, inkl. risikovurdering,

er under revision med KoncernIT (KIT), og forvaltningen følger dette arbejde og efterlever processer og værktøjer, efterhånden som de bliver færdige.

I relation til systemer udenfor FISKK-systemfortegnelsen har forvaltningen nu skaffet sig af med de systemer, der ikke længere skal benyttes, og får lagt de systemer, der fortsat skal benyttes, i FISKK i starten af 2025.

Løn- og personaleområdet:

Revisionsbemærkning nr. 4.4:

Afregning til Feriefonden

Revisionen har konstateret, at der er fejl i grundlaget for de 6 mio. kr., som Københavns Kommune har afregnet til Feriefonden i 2023 for optjeningsåret 2021/2022. Revisionen henstiller til, at Koncernservice i samarbejde med forvaltningerne tilrettelægger en mere effektiv proces.

Kultur- og Fritidsforvaltningen vil i 2026 følge op på, om de nye løsninger, der bliver implementeret i løbet af 2025, i tilstrækkelig grad sikrer mod fejl i håndteringen af medarbejdernes ferie.

Økonomi

Der vil være et internt ressourceforbrug forbundet med de handlinger, som gennemføres for at efterleve revisionsbemærkningerne. Det er et større arbejde at sikre, at alle de resterende relevante it-systemer kommer på brugerstyringssystemet IGA, og indsatsen forventes at medføre eksterne omkostninger på op til ca. 4 mio. kr., som skal afholdes af forvaltningen.

Videre proces

Den 25. februar 2025 forelægges Økonomiudvalget (ØU) en samlet sag med orientering om alle forvaltningers opfølgning på handleplaner.

Kultur- og Fritidsforvaltningen fortsætter med arbejdet på at imødekomme revisionsbemærkningerne.

Mikkel Boje

/ Janus Rønholt Hansen

Beslutning

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 28. januar 2025

Indstillingen blev godkendt under dagsordenspunkt 1 ”Godkendelse af dagsorden”.