Opfølgning på bilagshåndtering og compliance

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at:

1. Kultur- og Fritidsudvalget tager status for forvaltningens arbejde til efterretning.

Problemstilling

Kultur- og Fritidsudvalget behandlede den 25. august 2023 en sag om Intern Revisions særlige undersøgelse vedrørende Kultur- og Fritidsforvaltningens regnskabsbilag, forretningsgange og interne kontroller. I sagen redegjorde forvaltningen for revisionens hovedkonklusioner samt det arbejde, som forvaltningen havde igangsat med henblik på at rette op på de fejl og mangler, som revisionen påpegede. Forvaltningen gav den 25. januar 2024 Kultur- og Fritidsudvalget en status på indsatsen og tilkendegav i forbindelse hermed, at den senere ville vende tilbage med en fornyet status.

Løsning

Kultur- og Fritidsforvaltningen har samlet set implementeret en række initiativer i 2024. Der er i samarbejde med et konsulentfirma udviklet en ny risikostyringsmodel. Modellen sikrer, at forvaltningen i arbejdet med risikostyring følger best practise samtidig med, at Københavns Kommune og Intern Revisions retningslinjer for risikostyring imødekommes.

I forbindelse med udarbejdelse at den nye model for risikostyring har forvaltningen også sikret kompetenceopbygning på området. Forvaltningen er derved rustet til at sikre, at den nye model for risikostyring implementeres i bund.

Forvaltningen har opdateret retningslinjerne for særlige typer af udgifter, da der i 2024 også er lavet tværgående regler i kommunen. Desuden er den interne eskalationstrappe revideret, så der er en tydelig og ensartet fremgangsmåde, hvis der i forbindelse med bilagshåndtering, stikprøver eller andet opdages fejl eller manglende regeloverholdelse.

Kultur- og Fritidsforvaltningen har udarbejdet målrettede vejledninger til konteringsmedarbejdere, med henblik på at understøtte dem i at vurdere, om dokumentation er tilstrækkelig og om indkøbet overholder retningslinjerne.

Der udarbejdes flere gange årligt rapportering til direktionen, som viser, hvordan det går med compliance. Rapporteringen gennemgår blandt andet stikprøver, som viser, at mængden af uregelmæssigheder er få og væsentligt laverer end tidligere. Figuren nedenfor viser fremgangen i bilag, der holder sig inden for retningslinjerne.

Figur 1: Resultat af stikprøver fra september 2023 til oktober 2024

Den primære årsag til fejl er afregning af moms, hvor leverandørerne fakturerer Københavns Kommune som om der var tale om fakturaer til private. Forvaltningen arbejder løbende på at få leverfakturaerne registreret som virksomhedsfakturaer, hvor det er muligt.

Forvaltningen har desuden en stigende aftalecompliance, hvilket vil sige, at forvaltningen anvender de indkøbsaftaler, som er indgået i kommunen. Fordelen ved dette er både at opnå besparelser og at overholde de krav, der stilles til leverandørerne, i forhold til arbejdsmiljø, klima mv. Forvaltningens mål er at opnå en aftalecompliance på 72 pct. i 2025, hvilket der er igangsat et projekt for at understøtte.

Kultur- og Fritidsforvaltningen vil i 2025 desuden med afsæt i forvaltningens nye risikostyringsmodel genbesøge de forskellige risikovurderinger, som indgår i forvaltningens risikobaserede ledelsestilsyn. Der er har fra starten været lavet handleplaner på syv af risikoområderne, hvoraf de tre er tilendebragt i 2024, mens de sidste forventes afsluttet i 2025.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Da der er vurderes at være en tilfredsstillende compliance, vil Kultur- og Fritidsforvaltningen fremadrettet ikke længere forelægge særskilte statussager om compliancearbejdet, men Kultur- og Fritidsudvalget vil som hidtil få forelagt revisionsberetningerne om årsregnskabet og de handleplaner, som forvaltningen laver i forbindelse hermed, samt de særlige undersøgelser, som Intern Revision laver med relevans for Kultur- og Fritidsudvalget.