Udbud af Amager Bio og BETA

Kultur- og Fritidsudvalget besluttede i 2020, at driften af spillestederne Amager Bio og BETA (herefter samlet ”Amager Bio”) skulle sendes i udbud. Dette blev på grund af corona-pandemien udsat til tidligst 1. kvartal 2022. Det er Kultur- og Fritidsforvaltningens vurdering, at processen for udbud kan igangsættes.

Kultur- og Fritidsudvalget skal tage stilling til igangsættelse af udbuddet og drøfte rammerne for udbuddet.

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Kultur- og Fritidsudvalget beslutter at igangsætte udbudsprocessen for Amager Bio, og
2. at Kultur- og Fritidsudvalget drøfter rammerne for det kommende udbud, herunder kontraktform.

Problemstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen har siden 1997 drevet først Amager Bio og siden også det mindre spillested BETA. Det er i sig selv en lovlig kommunal opgave at drive et spillested.

I forbindelse med implementering af kommunens nyeste cirkulære for indtægter, er alle Kultur- og Fritidsforvaltningens indtægter blevet gransket nærmere. I den forbindelse har det vist sig, at den nuværende konstruktion for driften af Amager Bio ikke er hensigtsmæssig.

Det skyldes bl.a. konstruktionen for samarbejdet med Musikforeningen 5-øren. Foreningen deltager i dag i afviklingen af ca. 2/3 af koncerterne i Amager Bio. Det økonomiske resultat for disse arrangementer deles med Musikforeningen 5-øren med halvdelen til hver, uanset om der er tale om over- eller underskud. Det gør det vanskeligt at overholde kommunens tilskuds- og indtægtscirkulærer. Hertil kommer, at selve driften af bar og garderobe er accessorisk virksomhed, som en kommune har pligt til at søge bortforpagtet. Bortforpagtning af disse funktioner alene vil dog ikke være hensigtsmæssig, da det er de samme medarbejdere, der varetager både spillesteds- og barfunktion.

Udbuddet betyder, at en ekstern aktør kan overtage driften. Kultur- og Fritidsudvalget besluttede den 16. juni 2020, at driften af Amager Bio og BETA skal i udbud (bilag 1). Udvalget godkendte den 22. oktober 2020, at udbuddet på grund af corona-pandemien skulle udsættes, således at overtagelse af ekstern aktør tidligst skulle ske 1. januar 2022 (bilag 2).

Løsning

Det er ikke ualmindeligt, at driften af en kommunal facilitet udbydes, hvilket fx er set i konstruktionen omkring Hafnia-Hallen.

Kultur- og Fritidsforvaltningen anbefaler, at der konkurreres på fire parametre, når den fremtidige operatør skal vælges: musikprofil, økonomi, samarbejde med frivillige og samarbejde med andre kulturelle aktører, jf. bilag 3. En lignende metode blev fx anvendt, da der skulle vælges lejer til Øksnehallen i 2015.

Amager Bios musikprofil

Amager Bios musikprofil er original og kvalitetsbetonet rytmisk musik samt en levende heavy-scene, jf. bilag 3. En kommende forpagter skal i sit tilbud beskrive, hvordan musikudbuddet vil blive.

Frivillighed

Frivillighed er et bærende element i både Amager Bio og BETA. De to spillesteder har hver deres frivillighedsorganisation, jf. bilag 3. En kommende forpagter skal beskrive, hvordan man vil tilrettelægge samarbejdet med de frivillige.

Samspil med lokale interessenter

Amager Bio har fra starten også været kendetegnet ved et tæt og stærkt samspil med lokalområdets aktører, som f.eks. andre lokale kulturaktører, både kommunale og private, ungdomsklubber, SSP og senere hen lokaludvalget, jf. bilag 3. En kommende forpagter skal beskrive, hvordan samarbejdet med lokale interessenter vil blive.

Økonomiske forhold i Amager Bio

Aktuelt beløber de kommunale netto-driftsudgifter fra Amager Bio sig samlet til 5,85 mio. kr., idet der er bruttoudgifter for 33 mio. kr. og bruttoindtægter for 27,1 mio. kr. Dette er dog for et normalt regnskabsår uden effekter af coronapandemien. For 2022 forventes der kommunale nettoudgifter på 7,35 mio. kr. Hertil kommer udgifter til lejemålet. En kommende forpagter skal betale markedsleje for lejemålet. I det omfang forpagteren planlægger lovlige kommunale aktiviteter, kan der søges om øremærkede tilskudsmidler hertil. En kommende forpagter skal således byde på lejen og et eventuelt ønsket tilskud med et aktivitetsprogram for lovlige kommunale aktiviteter.

Inddragelse af interessenter

Amager Bio er født med en meget aktiv bestyrelse, der har spillet en væsentlig rolle i både etableringen og udviklingen af Amager Bio. Ligeledes har lokaludvalget Amager Øst været meget aktiv i forhold til udviklingen af Amager Bio, hvilket ligger naturligt i forlængelse af lokaludvalgets virke.

Forvaltningen anbefaler derfor, at man ud over at inddrage medarbejderne i Amager Bio samt deres faglige organisationer også inddrager centrale lokale interessenter som Amager Kulturpunkts bestyrelse samt lokaludvalget Amager Øst i forbindelse med forberedelsen af udbuddet.

Kontraktform 

Der skal udarbejdes en juridisk model for overdragelsen af driften til en ekstern operatør, ligesom der skal udarbejdes en model for en eventuel tilskudsaftale.

Forvaltningen anbefaler, at aftalen med en fremtidig operatør udformes som en tidsbegrænset forpagtningsaftale for en periode på seks år med mulighed for en forlængelse på to år ved enighed herom. I forhold til en erhvervslejekontrakt har forpagtning den fordel, at aftalen kan gøres tidsbegrænset, og at det ikke binder kommunen i samme omfang som erhvervsudlejning.

En erhvervslejekontrakt er et muligt alternativ. Dette forudsætter, at forvaltningen opsiger sin standardlejeaftale med Københavns Ejendomme og Indkøb (KEID) for lejemålet. Herefter vil operatøren kunne indgå en lejekontrakt på markedsvilkår med KEID med mulighed for øremærket tilskud fra Kultur- og Fritidsudvalget til lovlige kommunale aktiviteter. Lejen vil skulle forhandles mellem KEID og en fremtidig lejer.

En erhvervslejekontrakt begrænser kommunens styringsmuligheder og kan i øvrigt som udgangspunkt ikke gøres tidsbegrænset. Kommunen kan fastsætte nogle overordnede rammer for driften i det lejede, men så længe de overholdes, har kommunen meget begrænsede handlemuligheder.

Uanset kontraktform vil kontraktforholdet mellem en operatør i Amager Bio og Københavns Kommune skulle håndteres af KEID.

Virksomhedsoverdragelse

Det skal afklares, hvilket personale der skal overdrages til den eksterne operatør i medfør af virksomhedsoverdragelsesloven.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

På baggrund af udvalgets drøftelser og beslutning vil der blive arbejdet videre med udbuddet, herunder inddragelse af medarbejdere og lokale interessenter. Udvalget vil få forelagt næste indstilling med en konkret plan samt udbudsmateriale i første kvartal 2023.

Søren Tegen Pedersen

                                                                                   /Mads Kamp Hansen

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 27. oktober 2022:

Kultur- og Fritidsudvalget godkendte at igangsætte udbudsprocessen for Amager Bio.

For så vidt angår indstillingens 2. at-punkt drøftede Kultur- og Fritidsudvalget rammerne for det kommende udbud.

I første kvartal af 2023 får Kultur- og Fritidsudvalget det samlede udbudsmateriale til behandling og godkendelse.

Karina Bergmann (C) forlod mødet kortvarigt under punktets behandling.

Plan- og tilskudschef, Mads Kamp Hansen, deltog under punktets behandling.