B-SAG: Godkendelse af bemærkninger til revisionsberetning for årsregnskabet 2010

Kultur- og Fritidsudvalget skal godkende de revisionsbemærkninger, der vedrører Kultur- og Fritidsudvalgets ressortområde, for årsregnskabet 2010.

Tidligere beslutninger

Kultur- og Fritidsforvaltningen har på møderne den 9. juni 2011 behandlet direktionsnotat af 8. april 2011 Løbende revision af 2010 og den 29. september 2011 behandlet direktionsnotat af 6. august 2011 Revision af regnskabet for 2010.

Indstilling og beslutning

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,
at Kultur- og Fritidsudvalget godkender bemærkningerne til revisionsberetningen for årsregnskabet 2010, som vedrører Kultur- og Fritidsudvalget.

Problemstilling

Som afslutning på sin løbende forvaltningsrevision for årsregnskabet 2010 har kommunens revisor den 15. september 2011 afgivet sin revisionsberetning forsynet med en revisionspåtegning og revisionsbemærkninger til væsentlige forhold. De endelige revisionsbemærkninger afgives til kommunens besvarelse. Inden da skal Kultur- og Fritidsudvalget godkende de bemærkninger, som handler om udvalgets ressortområde.

Revisionsberetningen 2010 består af fire dele:

Den uafhængige revisors påtegning - vedlagt som bilag 1
Vedrørende årsregnskabet 2010 Københavns Kommune - vedlagt som bilag 2
Vedrørende kommunens administration af byfornyelsesområdet (ikke relevant for KFU behandling)
Vedrørende sociale og beskæftigelsesrettede udgifter, der er omfattet af statsrefusion (ikke relevant for KFU behandling)

Den samlede revisionsberetning indeholder i alt 27 revisionsbemærkninger. De 14 bemærkninger vedrører regnskabet, mens de 13 vedrører de sociale områder. Kultur- og Fritidsforvaltningen er omtalt med 3 forvaltningsspecifikke og 2 tværgående bemærkninger vedrørende regnskabet. Tabel 1 viser, hvor i beretningen Kultur- og Fritidsforvaltningen er nævnt.

Tabel 1: Oversigt over de steder, Kultur- og Fritidsforvaltningen er nævnt i Revisionsberetning for 2010

Revisionsbemærkning nr.	Revisionsbemærkning	Tema	Forvaltningsspecifik eller tværgående
1	Risiko for fiktive og uautoriserede transaktioner –	Omkostningsdisponering og udbetaling	Tværgående
3	Vedligeholdelsesefterslæb på 2,6 mia. kr. på Københavns Kommunes ejendomme	Omkostningsdisponering og udbetaling	Forvaltningsspecifik
4	Periodiseringsfejl af lønrefusioner	Omkostningsdisponering og udbetaling	Tværgående
11	Anlægsaktiver er undervurderet med 423,2 mio. kr.	Omkostningsbaserede regnskab	Forvaltningsspecifik
Revisionsberetninger for 2009 der videreføres i 2011	§Nr. 7 Risiko for ændring af betalingsoplysninger for Læs-Ind fakturaer i KMD Web-Betaling · Nr. 8 Risiko for betaling af manuelle fakturaer uden kontrol i KMD Web-Betaling		Forvaltningsspecifik

I revisionsbemærkningerne må der kun indgå forhold/bemærkninger, revisionen allerede har påpeget i Direktionsnotater vedrørende regnskab 2010 til de enkelte forvaltninger. I direktionsnotaterne indgår endvidere en række forhold og kommentarer, som ikke har beretningsmæssig karakter, og som derfor kan behandles administrativt.

Løsning

I revisionens påtegning af Kommunens årsregnskab 2010 er revisors konklusion:

"Det er vores opfattelse, at årsregnskabet giver et retvisende billede af kommunens aktiver, passiver og finansielle stilling pr. 31. december 2010 samt af resultatet af kommunens aktiviterer og pengetrømme for rengskabsåret 1. januar - 31. december 2010 i overensstemmelse med Budget- og regnskabssystem for kommuner. Det er ligeledes vores opfattelse, at der er etableret forretningsgange og interne kontroller, der understøtter, at de dispositioner, der er omfattet af årsregnskabet, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre foreskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis."

Revisionen har også foretaget såkaldt forvaltningsrevision af en række områder i kommunen. Ved forvaltningsrevision foretager revisionen en vurdering af , hvorvidt der for udvalgte områder er taget skyldige økonomiske hensyn til forvaltningen - det vil sige; er der udvist sparsommelighed, produktivitet og effektivitet, og er bevillingerne blevet anvendt i henhold til deres bestemmelser. Her konkluderer revisionen i sin erklæring:

"Ved den udførte forvaltningsrevision er vi ikke belvet bekendt med forhold, der giver os anledning til at konkludere, at forvaltningen i regnskabsåret 1. januar - 31. december 2010 på de områder, vi har undersøgt, ikke er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde."

I Revisionsberetning for 2010 vedrørende årsregnskabet giver revisionen sine uddybende bemærkninger. Kultur- og Fritidsforvaltningen er nævnt i 3 forvaltningsspecifikke og 2 med tværgående karrakter. Tabel 2 viser de bemærkninger, hvor kultur- og Fritidsforvaltningen er nævnt.

Kultur- og Fritidsforvaltningen har i forbindelse med direktionsnotaterne af 8. april 2011 og 6. september 2011 redegjort for de konkrete initiativer og anbefalinger, som er iværksat og taget til efterretning. Forvaltningens bemærkninger fra de to notater er indsat i tabel 2. Desuden fremgår supplerende bemærkninger fra foraltningen med status oktober 2011.

Tabel 2: Uddybning af revisionsbemærkninger og forvaltningens bemærkninger

Revisionsbemærkning nr.	Revisionsbemærkning	Forvaltningens bemærkninger fra direktionsnotaterne	Forvaltningens supplerende bemærkninger oktober 2011
1	Risiko for fiktive og uautoriserede transaktioner Når den foreskrevne og udvidede budgetkontrol (stikprøver) ikke er implementeret, og der samtidig ikke sker en manuel verifikation af nye kreditorer og betalingsinformationer, vil der være en forøget risiko for, at regnskabet indeholder fiktive eller uautoriserede transaktioner. Risikoen er relateret til besvigelser, og vurderes ikke at kunne medføre væsentlige fejl i regnskabet.	Direktionen tager revisionens anbefalinger til efterretning. Kultur- og Fritidsforvaltningen vil foretage den skitserede efterkontrol for 2010 ved en repræsentativ stikprøvekontrol. Workflow implementeres i Kultur- og Fritidsforvaltningen i 2011. KFF forventer at KS udvikler en standardrapport der kan vise transaktioner der kun er godkendt af én person i Workflow	Forvaltningen har implementeret KØR Workflow, og systemet er i drift. Forvaltningen vil udføre efterkontrol i 2011. KS har udviklet en rapport, og KFF er i dialog med KS omkring brugervenligheden mhp. at kunne benytte rapporten til det krævede ledelsestilsyn.
3	Vedligeholdelsesefterslæb på 2,6 mia. kr. på Københavns Kommunes ejendomme Vi har som led i vores revision af Københavns ejendomme haft drøftelser med ledelsen omkring vedligeholdelsesstanden på Københavns Kommunes ejendomme. Vi har fået oplyst af ledelsen i Kejd, at der på nuværende tidspunkt forventes at være et vedligeholdelses efterslæb vedrørende udvendig vedligeholdelse på Københavns Kommunes ejendomme på ca. 2,6 mia. kr.. I beløbet er fratrukket bevilget vedligeholdelsesarbejde på skoleområdet på 600 mio. kr. Vi har ikke foretaget revision af det oplyste tal. På baggrund af vores drøftelse med ledelsen er det vores vurdering, at der er væsentlige skøn forbundet med denne opgørelse, men det rykker ikke ved ledelsens vurdering af, at der er et væsentligt vedligeholdelsesmæssigt efterslæb på Københavns Kommunes ejendomme. Vi har konstateret, at der i 2010 er afsat 211 mio. kr. til akut og planlagt vedligeholdelse af Københavns Kommunes ejendomme, hvoraf 66 mio. kr. er anvendt til akut vedligeholdelse. Vi har fået oplyst, at den akutte vedligeholdelse har været stigende gennem de seneste år, hvilket efter det oplyste skyldes ejendommenes vedligeholdelsesmæssige efterslæb. Vi har endvidere fået oplyst af ledelsen, at der i vedligeholdelsesbudgettet for 2010 ikke har været penge til at afdække alle Københavns ejendommes arbejder der defineres med T1-prioritet, som betyder arbejder der skal udføres, idet der er risiko for personskade eller nedbrud – eller hvis der er behov for hastende/presserende udførelse i det kommende år. Vi har endvidere fået oplyst af ledelsen, at Københavns ejendommes selvrisiko er blevet sat op på ejendomsskader med virkning fra 2011. Ledelsen har estimeret, at forøgelsen af selvrisikoen vil koste ca. 18 mio. kr. om året, der skal finansieres ud af budgettet for akut og planlagt vedligeholdelse. Såfremt der ikke kompenseres herfor i budgettet, til brug for akut og planlagt vedligeholdelse, vil det reducere de fremadrettede planlagte vedligeholdelsesarbejder på Københavns ejendomme.	Direktionen er enig i revisionens anbefalinger. Københavns Ejendomme udfører så meget vedligehold der er muligt indenfor den afsatte bevilling. Størrelsen af bevillingen er en del af den overordnede politiske prioritering. Kultur- og Fritidsudvalget er orienteret om vedligeholdelsesefterslæbet i fremsendte notat, der er forelagt udvalget 22.2.2011.	I overførselsaftalen KBH I VÆKST og i budget 2012 er afsat ca. 460 mio. kr. til genopretning, heraf ca. 231 mio. kr. vedr. folkeskoler.
4	Periodiseringsfejl af lønrefusioner Kommunen har under alle udvalg bogført lønrefusion i 2011, som rettelig skulle have været bogført i regnskab 2010 i overensstemmelse med kommunens anvendte regnskabspraksis. Vi skal henstille, at det frem over sikres, at kommunens regnskabspraksis overholdes.		Arbejdet med refusioner varetages for hele kommunen fra 1. januar 2012 i en fælles refusionsenhed i KS.
11	Anlægsaktiver er undervurderet med 423,2 mio. kr. Det er vores vurdering, at udvalgets anlægskartotek pr. 31. december 2010 i det omkostningsbaserede regnskab er undervurderet med op til 423,2 mio. kr., svarende til den manglende aktivering fra 2008 samt manglende aktivering af driftsførte anlægsaktiver i perioden 15. november til 31. december 3010 som følge af det anvendt periodiseringsprincip. Vi henstiller, at forvaltningen drøfter mulighederne med Økonomiforvaltningen og Koncernservice samt ændring af forretningsgange, således at det sikres, at tilgange på anlægsaktiver fremadrettet udgør perioden 1. januar – 31. december, herunder vurderes muligheden for at aktivere anlægsinvesteringer vedrørende tidligere år.	Kultur- og Fritidsforvaltningen er orienteret om, at Økonomiforvaltningen allerede har afholdt møde med KS og Intern Revision og drøftet en løsning på problemet. Løsningsforslaget vil blive forelagt Kommunens arbejdsgruppe vedrørende omkostningsbaseret regnskab (OBR-gruppen) på et møde ultimo august 2011. Løsningsforslaget kan ifølge Økonomiforvaltningen implementeres uden tilpasning af det nuværende system og sikrer at alle udgifter som bogføres i året også vil kunne aktiveres i samme regnskabsår. Løsningsforslaget vil blive indarbejdet i regnskabscirkulæret for 2011 som er bilag til Kasse- og Regnskabsregulativet.	Løsningsforslaget er indarbejdet i regnskabscirkulæret for 2011.
Revisionsbemærkninger for 2009, der videreføres til 2011	§ Nr. 7 Risiko for ændring af betalingsoplysninger for Læs-Ind fakturaer i KMD Web-Betaling § Nr. 8 Risiko for betaling af manuelle fakturaer uden kontrol i KMD Web-Betaling	Forvaltningen vil implementere KØR Workflow ved udgangen af 2. kvartal 2011.	Forvaltningen har implementeret KØR Workflow, og systemet er i drift.

Da Kultur- og Fritidsudvalget tidligere har behandlet revisionens bemærkninger, samtidig med at forvaltningen arbejder på at medvirke til fælles kommunale løsninger vedr. revisionsbemærkning nr. 1, 4 og 11 samt vedr. bemærkninger for 2009 videreført til 2011, vurderer forvaltningen, at kommunens Revisionsberetning for 2010 ikke giver anledning til yderligere bemærkninger.

Økonomi

Indstillingen har ikke økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Kultur- og Fritidsforvaltningen har fremsendt indstillingen med forbehold for Kultur- og Fritidsudvalgets godkendelse, idet Økonomiforvaltningen skal modtage udvalgenes bemærkninger til beretningen inden den 14. oktober 2011.
Den videre proces:

Aktivitet	Dato
BR oversender revisionsberetningen til kommentering i ØU og de stående udvalg	22. september
Forvaltningerne sender udvalgenes bemærkninger til beretningen til CFØHR	14. oktober
ØU oversender beretningen og udvalgenes bemærkninger hertil til Revisionsudvalget (Intern Revision)	8. november
ØU behandler revisionsbetænkning fra revisionsudvalget	29. november
BR behandler revisionsbetænkning, og godkender regnskab 2010	15. december

Carsten Haurum

/Per Nikolaj Schrøder

Beslutning

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 27. oktober 2011:

Kultur- og Fritidsudvalget behandlede sagen umiddelbart efter dagsordenens punkt 1 (Godkendelse af dagsordenen).

Indstillingen blev godkendt.